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SoftwareONE aumenta agilidade e produtividade em 80% com adoção da plataforma Adobe Sign

Processos de documentação são resolvidos em poucos minutos por todos os departamentos da empresa graças a Transformação Digital

SoftwareONE aumenta agilidade e produtividade em 80% com adoção da plataforma Adobe Sign

Faz parte da rotina de toda empresa ter um grande volume de transação de documentos, mas realizar esses processos da maneira tradicional, que envolve impressão, assinatura, digitalização e envio por e-mail, demanda uma enorme quantidade de tempo e esforço operacional. Quando há a necessidade de compilar balanços mensais ou trimestrais que exigem contratos assinados, a falta de agilidade no processo pode até mesmo comprometer negociações e impactar vendas.

Esse era o cenário a ser enfrentado pela SoftwareONE, somado a necessidade de seguir rígidos processos de compliance que a obriga a ter documentos e processos controlados e organizados. A companhia, empresa líder em soluções de softwares e tecnologia de nuvem, aproveitou o momento para revisar e otimizar seus processos, evoluindo o modelo de assinatura eletrônica com a plataforma Adobe Sign agora integrada à plataforma de Cloud existente, cujo foco é apoiar negócios a funcionarem de maneira mais rápida e inteligente sem abrir mão da segurança.

De acordo com Glauber Cruz, Solution Sales Specialist da SoftwareONE, o objetivo do projeto era agilizar o tempo gasto com a assinatura e organização de documentos, bem como melhorar o fluxo de trabalho de maneira geral. Sendo um dos departamentos mais impactados pelo processo atual, o comercial foi o primeiro a adotar completamente a nova ferramenta. “Com a grande otimização que a Adobe proporcionou ao nosso setor de vendas, percebemos que poderíamos levar essa evolução operacional também para as demais áreas da empresa, e o projeto foi expandindo-se gradativamente, contando com a demanda dos próprios usuários que perceberam os diversos benefícios da digitalização”, comenta o executivo.

Para assinar qualquer documento o usuário precisa apenas de um navegador e de conexão com a internet, não é necessário baixar aplicativos ou ser assinante da plataforma  

Adesão das áreas e expansão do projeto para América Latina
Após a adesão do comercial, o segundo departamento a implementar a plataforma Adobe Sign foi o RH. O setor, anteriormente, despendia dias para conseguir enviar documentos para que os quase 300 colaboradores da SoftwareONE no Brasil assinassem, além de todo o trabalho de conferência e organização. Já utilizando a ferramenta Mega Sign, o processo de envio passou a ser realizado em poucos minutos pela própria solução, que ainda compila os usuários que já concluíram a assinatura e encaminha lembretes para aqueles que não assinaram não perderem o prazo estipulado pela empresa.

Na sequência, os departamentos jurídico e de TI também adotaram a plataforma, contando com a facilidade de salvar os documentos diretamente na nuvem e com a segurança das informações, que são todas criptografadas pela solução. Hoje, até o departamento de marketing utiliza amplamente a Adobe Sign para aprovação de cases ou validação de campanhas de maneira extremamente ágil.

“Para assinar qualquer documento o usuário precisa apenas de um navegador e de conexão com a internet, não é necessário baixar aplicativos ou ser assinante da plataforma. Essa praticidade realmente transformou o dia a dia dos nossos profissionais, e por isso a ferramenta foi fortemente aderida e expandiu-se para todos os setores da companhia”, diz Glauber Cruz.

O sucesso do projeto no Brasil, que prevê a utilização de aproximadamente 10.000 transações por ano, foi tão grande, que agora a SoftwareONE também está expandindo a inciativa para toda a sua operação na América Latina. “Todos os contratos, aditivos e documentos agora são disparados pela ferramenta Adobe e ainda temos descoberto novas maneiras de ganhar ainda mais agilidade com a plataforma”, reforça Fábio Jacob, Diretor de Alianças Estratégicas para América Latina.

Produtividade e segurança de dados
Entre os benefícios já obtidos estão a capacidade da Adobe Sign de gerar relatórios de acompanhamento em tempo real e a possibilidade de administrar os usuários que podem ter acesso a cada informação, o que garante a segurança dos dados. Na área de vendas, o principal impacto foi não só o aumento de produtividade dos funcionários e a agilidade da assinatura de contratos, como também o retorno financeiro, já que agora as negociações não correm mais o risco de não serem executadas devido à demora no prazo de conclusão do processo.

Além das diversas vantagens que a Adobe Sign entregou para o negócio da SoftwareONE, outro diferencial é o tempo de implementação da plataforma, que tomou apenas uma semana e, posteriormente, mais um mês para a criação de templates, capacitação dos usuários e suporte. “Escolhemos a solução Adobe justamente por esses diferenciais competitivos e também pela sua capacidade de integração com as ferramentas de produtividade e colaboração que já utilizamos, o que facilitou a mudança do fluxo de trabalho sem impactar os projetos em desenvolvimento. Outra questão bastante importante é que a Adobe segue todas as regras e leis de proteção de dados tanto do Brasil, quanto de outros países”, completa Glauber Cruz. Junto a Adobe Sign, a companhia também utiliza o Acrobat DC, que entrega muito mais poder aos documentos, desde a criação nativa de um formulário inteligente no Word até o sigilo das informações.

Atualmente, todos os colaboradores da SoftwareONE, desde o comercial até a diretoria, utilizam a plataforma. Ao todo, são 73 usuários que disparam documentos para serem assinados e mais de 280 profissionais já assinaram algum documento por meio da solução – que pode ser realizado inclusive através de um smartphone, além dos clientes da empresa. O próximo passo agora é finalizar os estudos sobre a integração da Adobe Sign com nosso CRM, o que deve agilizar ainda mais as transações de documentos”, finaliza Fábio Jacob.

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