DocuSign e Sebrae apontam estudos sobre digitalização nas micro e pequenas empresas

A DocuSign, empresa global em assinaturas eletrônicas e documentos inteligentes, apresenta os resultados de uma pesquisa encomendada ao Serviço de Apoio à Pequena Empresa, Sebrae-SP, sobre o estado do gerenciamento de documentos dentro das micro e pequenas empresas (MPEs). O estudo revela a percepção dos empreendedores brasileiros frente a Transformação Digital, além de analisar o grau de maturidade dos processos contratuais. Realizado entre o primeiro e segundo semestres de 2023, o estudo entrevistou 1.061 participantes, incluindo microempreendedores individuais (MEIs), microempresas (MEs) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), de todas as regiões do País.

O estudo revela que 96% das MPEs entrevistadas consideram a Transformação Digital importante para seu segmento e porte. No entanto, isso não significa que a digitalização esteja acelerada. Entre os entrevistados, 53% ainda precisam incorporar a digitalização no seu planejamento ou não sabem por onde começar esse trabalho. Apenas 4 em cada 10 empreendedores sentem que estão atrás de empresas similares em termos de capacidade tecnológica.

“Após o período pandêmico, a digitalização se tornou um caminho sem volta. Hoje, ainda que de forma não consistente e integrada, as MPEs usam recursos digitais para facilitar seus processos e alavancar seus negócios. Como fomentadores da Transformação Digital no Brasil e no mundo, temos uma função muito importante neste cenário, não só em desenvolver soluções mais simples, acessíveis e eficientes que dêem suporte ao setor, como também em apoiar as empresas a assimilar esse avanço digital”, ressalta Richard Hudson, vice-presidente de vendas, DocuSign.

No Brasil, 29,5% do PIB resulta das atividades de MPEs. Atualmente, 8,1 milhões de MPEs geram 52% dos empregos no país, sem contar 12,7 milhões de MEIs. É uma faixa de empresas cuja atividade produtiva é muito importante para a economia, gerando emprego e renda. Porém, muitos desafios continuam presentes nas jornadas dessas empresas. A tendência de digitalização é um destes desafios que as MPEs enfrentam – e em especial a gestão de seus contratos.

A migração para contratos digitais é uma tendência importante e benéfica para muitas empresas. Um dos principais achados interessantes é que a maioria das empresas pesquisadas (76%) reduziu o uso de contratos em papel nos últimos 3 anos, o que evidencia uma clara tendência em direção à digitalização na gestão de contratos. ” Isso sugere que a maioria das empresas está migrando para contratos digitais, pois isso oferece benefícios significativos, como maior rapidez, geração simplificada, menos trabalho manual e maior segurança. Essa tendência é impulsionada pela crescente importância da tecnologia e das soluções digitais para simplificar processos e aumentar a eficiência”, afirma Felipe Barros, consultor do Sebrae-SP.

Avanço da digitalização nas MPEs brasileiras
Apenas 10% das micro e pequenas empresas nasceram digitais, com foco em tecnologia. Esse já é um reflexo da pandemia, quando produtos e serviços precisaram ser adaptados para atender necessidades de consumo remotas. Esse marco também impulsionou o crescimento do trabalho remoto: 49% das empresas dizem que já operam de forma híbrida, enquanto 17% exclusivamente online.

Embora a digitalização avance entre as MPEs, o estudo revela que não há um plano consistente na adoção das tecnologias. Ainda vê-se desafios no planejamento, implementação, alocação de verba e monitoramento de mercado e tendências para garantir que esses segmentos também consigam usufruir dos benefícios da digitalização.

Mesmo entre as pequenas é possível observar o uso de ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), sistemas de planejamento (ERP), automação de marketing e assinatura eletrônica.

Gestão de contratos: uma ponte para maior eficiência dos processos
Ainda de acordo com o estudo, a gestão de documentos é uma das áreas potenciais para impulsionar a eficiência dos processos no empreendedorismo brasileiro. Cerca de 75% dos empreendedores lidam com algum tipo de contrato. E 55% afirmam que ainda mantêm documentos físicos, o que frequentemente gera ineficiências, entre elas: atrasos (26%), problemas com renovações (20%), riscos de não- conformidade (17%) e oportunidades perdidas (17%).

Atualmente, 33% dos empreendedores já implementaram os contratos digitais no ambiente de trabalho. No entanto, os processos não são integrados. A maioria dos entrevistados (65%) utiliza editores de texto locais (instalados em uma máquina) para criar contratos, enquanto 12% optam por ferramentas colaborativas em Nuvem. 40% indicam que geralmente são criadas entre 2 e 4 versões do mesmo documento.

Formatos mais utilizados e adesão a processos sustentáveis
Numa segunda etapa de gestão dos contratos, as MPEs utilizam diversos meios para negociar ou enviar seus documentos, por exemplo, WhatsApp, SMS ou aplicativos semelhantes para negociar contratos; no entanto, 49% ainda preferem o e-mail. Cerca de 50% dos empreendedores levam menos de 5 horas para negociar contratos, enquanto 19% gastam mais de 10 horas.

Já no que diz respeito ao tempo necessário para obtenção de todas as assinaturas para finalização de contrato (após o envio), a maioria (82%) já consegue concluir o processo em até uma semana. Porém, muitas ainda imprimem esses contratos para finalizar as assinaturas. Entre as empresas que adotam papel, 38% possuem menos de 10% de documentos físicos, 23% têm entre 30% e 90% e ainda recorrem aos formatos impressos e 17% utilizam exclusivamente o papel.

Jornada da digitalização nas MPEs: automatização dos processos contratuais
O estudo ainda aponta que a assinatura eletrônica é um primeiro passo para que os microempreendedores avancem em sua jornada de digitalização. As empresas revelaram que seu foco em reduzir custos operacionais e otimizar tempo para competir de forma eficiente encontra resolução neste tipo de tecnologia porque é mais rápido concluir contratos (64%) ao simplificar a criação dos documentos (53%) e reduzir a carga de trabalho manual (40%). Outros benefícios apontados são a segurança (37%) e a precisão das informações (24%). Entre as empresas que ainda não utilizam plataforma de assinatura eletrônica, mais da metade (61%) planeja adotá-la no futuro.

“Embora a jornada de digitalização deva ser iniciada com cuidado e planejamento, os empreendedores precisam revisitar sua cultura e recursos para entender como começar. Por isso, investigar os benefícios da adesão aos sistemas digitais e consultar seus pares e parceiros de confiança é um bom primeiro passo. Ficar inerte não pode ser uma opção”, finaliza Richard Hudson, vice-presidente de vendas para pequenas e médias empresas da DocuSign.