Transformando a gestão de projetos: por que contar com um PMO?

Atualmente, a alta competitividade e dinâmica das relações comerciais pautam o mundo corporativo. Processos ágeis e bem-organizados são exigências básicas para o sucesso das operações. Para atender a essa necessidade, as empresas procuram maneiras efetivas de formalizar e melhorar a gestão de projetos. Nesse cenário, o PMO (Project Management Office) tem se popularizado como uma estrutura fundamental para garantir o sucesso dos projetos, auxiliando desde o planejamento até a execução deles.

O PMO, por definição, consiste em um departamento ou uma equipe responsável por garantir a implementação eficaz de projetos em uma organização. Ele pode ser responsável por planejar, executar, monitorar e controlar projetos, bem como fornecer suporte, orientação e recursos para gerentes de projetos. Hoje, como resultado dos recentes avanços tecnológicos, a gestão estratégica de projetos pode ser mediada pelos softwares de gestão, ERPs, que apoiam os gestores em diferentes aspectos e estágios da gestão de projetos.

Modernizando a gestão de projetos
As empresas enfrentam diversos desafios em sua busca por crescimento e sucesso, e a gestão de projetos é uma das áreas críticas para alcançar esses objetivos dependendo do ramo de atividade da empresa. A contratação de um PMO pode ajudar a garantir que os projetos sejam gerenciados de maneira eficaz e eficiente. Padronizar e centralizar a gestão de projetos é essencial para garantir a agilidade necessária aos processos, e esses são dos pilares que compõe os ERPs.

Outro aspecto importante da gestão de projetos que pode ser melhorado com a introdução de um PMO é a comunicação. Essas ferramentas de gestão possibilitam a criação e padronização de canais de comunicação, facilitando a realização de reuniões regulares e o compartilhamento de relatórios entre os envolvidos no projeto, por exemplo. Além disso, o PMO pode estabelecer protocolos de comunicação claros e consistentes para garantir que todos os envolvidos no projeto estejam cientes dos procedimentos e expectativas de comunicação.

PMO e cultura da empresa: alinhamento é fundamental
A cultura da empresa é o reflexo dos valores, crenças e princípios que orientam suas decisões e ações. Ao respeitar a cultura da empresa contratante, o PMO garante que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Se o PMO não respeitar a cultura da empresa contratante, todo o processo de gestão pode ser comprometido. Para que um projeto obtenha alta aderência e o total comprometimento dos envolvidos, é preciso que o PMO seja versátil, podendo ser personalizado para se adequar à cultura de diferentes organizações.

Por fim, ressalto a importância das ferramentas de gestão de projetos para o sucesso dos negócios. Com uma solução completa e integrada de PMO, as empresas podem gerenciar múltiplos projetos em uma única interface, obtendo ganhos em tempo, eficiência, e ainda reduzindo custos nesse processo. Para otimizar o controle de custos, a utilização de recursos e garantir a pontualidade no cumprimento dos prazos, é preciso instituir as melhores práticas de gestão de projetos e, neste ponto, contar com um PMO adequado à cultura da empresa pode fazer toda a diferença.

Por Ricardo Freires, líder de Operações na Actionsys.