Ferramentas de CRM aproximam os clientes e aumentam oportunidades de vendas

Abrir um negócio é uma decisão que, somente no primeiro quadrimestre de 2024, mais de 1 milhão e 400 mil pessoas tomaram, segundo dados do Governo Federal. São empreendedores que acreditaram em suas ideias e decidiram compartilhá-las com o público. Diante disso, é necessário pensar em estratégias e formas de aumentar o lucro e a rotatividade do produto ou serviço, seja economizando tempo, otimizando processos ou alcançando um maior número de pessoas.

Uma forma de atingir esses objetivos é por meio de ferramentas já existentes, como a automação. Ela garante que algumas tarefas repetitivas, feitas por pessoas, sejam automatizadas e realizadas de forma prática. Além disso, um simples lead, que é quando o cliente demonstra interesse no produto ou serviço, pode ser listado e transformado em resultados, facilitando até mesmo a conversão do potencial comprador.

Para alcançar esses resultados, uma ferramenta de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente, Customer Relationship Management em inglês) tende a ser contratada. No mercado, existem diversos softwares que facilitam a interação e o contato com o consumidor, diminuindo a espera nas respostas; aumentam o conforto para os funcionários, que poderão ser alocados em outras tarefas; e oferecem de forma simplificada resultados e insights que, ao serem analisados, podem ajudar a traçar metas e objetivos e auxiliar na tomada de decisões.

Cada CRM possui suas particularidades, e fazer a escolha pode ser desafiador, pois em alguns planos, toda a empresa será integrada a um sistema, enquanto em outros, as ferramentas escolhidas podem ajudar em pequenas tarefas. O mais importante é considerar cada função que o sistema oferece e aproveitar ao máximo a tecnologia disponível. Confira alguns serviços disponibilizados nos softwares:

Leads: os leads são todos os movimentos que um usuário teve a partir do momento em que demonstrou interesse no produto ou serviço. Isso pode incluir o preenchimento de um formulário, interações em sites ou redes sociais, ou até mesmo o contato direto. Muitas vezes, um simples clique no site é feito por um potencial comprador, mas que necessita de mais algumas fases para se tornar cliente e a venda ser convertida. Para criar estratégias e finalizar essas vendas ou contratação de serviço, analisar os leads é extremamente importante. É por meio deles que se torna possível entender o fluxo de navegação do comprador dentro do site, verificar quais itens estão sendo mais procurados ou chamam mais atenção e até mesmo entender o porquê de alguns movimentos estarem sendo feitos, mas que acabam não sendo convertidos.

Chatbot: um dos principais serviços oferecidos são os chatbots. Eles permitem que comandos sejam criados de acordo com as necessidades da empresa e para fluxos específicos. A Kommo, Sistema de Gerenciamento, possui o SalesBot, que permite criar os chamados bots de forma prática e sem códigos. Ele permite que mensagens sejam criadas e enviadas após um determinado comando do usuário, mantendo um fluxo de conversa. Algumas das capacidades do chatbot é de responder perguntas, oferecer informações, respostas padrão, menu de opção, resolver problemas comuns, gerar documentos e até gerenciar tarefas. Implantar esse sistema em qualquer negócio torna o tempo hábil de resposta muito menor, fazendo com que o cliente se sinta valorizado, pois será respondido no horário em que mandar mensagem, quase que de forma instantânea.

Agendamento: apesar de ser uma função que pode ser ativada com o chatbot, o agendamento de mensagens é um tópico de suma importância ao utilizar CRM. Um exemplo dessa tarefa pode ser visto em um estúdio de tatuagem. O pré-atendimento possui importância, que é quando o agendamento é realizado e algumas orientações podem ser mandadas, mas o pós também tem destaque. Após a realização da tatuagem, o coordenador da plataforma pode agendar que uma mensagem seja enviada ao cliente, perguntando se está tudo bem com a cicatrização e até mesmo oferecendo dicas. Novamente, o cliente volta a se sentir valorizado e parte do processo. O agendamento de mensagens também possibilita que a pessoa dê o seu feedback sobre o produto ou serviço, além de ser uma forma de estar sempre sendo lembrado. O recebimento desses feedbacks é também uma forma de melhorar alguns gaps que ainda possam existir no negócio e tornar a experiência ainda melhor.

Integração de canais: essa facilidade permite que todas as mensagens que cheguem no WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, Google Negócios, entre outros canais de comunicação, sejam unificadas em um só lugar. Com essa possibilidade, o fluxo de informações, respostas e tarefas consegue caminhar de forma linear, além de transmitir controle sob todo o processo. Um dos benefícios da integração é a de, ao ver que o cliente enviou mensagem em mais de um canal, toda a conversa seja vista de forma panorâmica e facilite a interação, pois um perfil de cada pessoa é criado, fazendo com que não haja a necessidade de ficar trocando de aplicativo para responder e correr o risco de perder a mensagem, pois tudo fica em apenas um canal. Ter o perfil de cada cliente também permite que, ao respondê-lo, o responsável consiga entender o que foi dito em outras redes sociais.

Funil de Vendas: muitas vezes, o sonho de qualquer empreendedor é conseguir visualizar todo o seu negócio de uma vez. Essa missão pode parecer impossível, mas com o funil de vendas ela se torna mais fácil. O uso da ferramenta possibilita ver todos os clientes e tarefas e ainda organizá-las por meio dos gráficos que o painel cria. O recurso disponível na Kommo também disponibiliza a opção de destacar o perfil de cada pessoa, criado pela integração dos canais de comunicação. Além de vendas e consumidores, é possível visualizar resultados no painel. Os leads podem ser mostrados e organizados de acordo com a fase que estão. O andamento dos processos internos escolhidos também podem ser visualizados como um panorama geral, independente se for de um serviço ou venda. Essa facilidade torna o andamento do negócio mais fácil e diminui o tempo do empreendedor, que antes, ficaria horas analisando etapa por etapa e de forma individual.

Sistemas também são para pequenas e médias empresas

Apesar de todas as facilidades que o uso de CRM traz, ainda pode ser comum pensarmos nessas tecnologias apenas para grandes empresas, que possuem diversas sedes, milhares de funcionários e grandes lucros. Esse é um pensamento equivocado, pois as pequenas e médias empresas podem se beneficiar muito mais do que pensam. Esses negócios, ao aumentarem suas vendas ou serviços, podem se perder nos processos e limitar suas oportunidades de crescimento.

O Sistema de Gerenciamento Kommo possui diversas ferramentas e facilidades pensadas e direcionadas a esses empreendedores, como, por exemplo, a interface intuitiva e chatbots sem a necessidade de códigos. “Um grande desafio para pequenas empresas é integrar ferramentas e estratégias de vendas e marketing no mesmo lugar, além das dezenas de canais de comunicação. A Kommo permite tudo isso, te dando muito controle”, destaca Gabriel Motta, Kommo Speaker Latam.

Uma forma de identificar em qual etapa do processo ou venda o CRM seria mais útil é mapear todo o funcionamento da empresa. Ouvir reclamações e sugestões dos clientes é uma boa estratégia, pois muitas vezes o produto ou serviço pode ser excelente, mas o tempo de resposta, entrega ou atualização podem desapontar o comprador.