Kpmg: tecnologia de gestão de processos aperfeiçoa Compliance

Dados da pesquisa Anticipating More Scrutiny, desenvolvida pela Kpmg com representantes das maiores empresas que operam em seis setores industriais do mundo, indicam que quase metade (45%) das empresas globais enxergam o Compliance, com suas regulamentações específicas, como a área mais crítica a ser aperfeiçoada. Além disso, 43% das empresas indicam os novos requisitos regulatórios como o principal desafio enfrentado.

“Compliance é o conjunto de medidas e práticas adotadas por uma empresa para garantir que sua atuação esteja em conformidade com regulamentos, leis e diretrizes. Essa disciplina se aplica a diversas áreas de uma organização – desde financeiro até recursos humanos, por exemplo, é importante que os riscos legais e reputacionais sejam minimizados ao máximo”, analisa Hermínio Gonçalves, CEO da SoftExpert Brasil, empresa que oferece soluções de software de gestão, inovação e conformidade.

O propósito é que a empresa, seus funcionários, clientes e fornecedores tenham um manual de processos a serem seguidos. Criar normas, identificar problemas, prevenir riscos, desenvolver cultura organizacional, adequar leis à rotina de trabalho e aumentar a credibilidade da empresa no mercado estão entre os objetivos da disciplina. Sendo assim, para auxiliar organizações a alcançarem Compliance, soluções de tecnologia apoiam os envolvidos na cadeia a automatizarem e regulamentarem processos de maneira ágil para cumprir com as respectivas normas e leis estabelecidas. Um exemplo é a SoftExpert, que desde 1995, atua no mercado ajudando empresas no atendimento das regulamentações, fundamentais para a integridade e transparência de seus negócios.

Gestão de documentos da SoftExpert possibilita Compliance
A Portonave, terminal de contêineres de Santa Catarina e segundo no ranking nacional, realizava a gestão de processos em planilhas ou e-mails. Com a contratação da plataforma da SoftExpert, as auditorias de áreas como gestão de riscos, meio ambiente e saúde e segurança são feitas de forma a ganhar tempo, evitar desperdícios e reduzir a geração de resíduos. Com a utilização do software na gestão de documentos da empresa, houve um ganho significativo na etapa de coleta de assinaturas e disponibilização de documentos: por material, o que antes era realizado em 30 minutos, passou para 5.

A solução da SoftExpert incorporou melhorias na rastreabilidade das informações, segurança e disponibilidade de dados, além de auxílio dos órgãos fiscalizadores, como Receita Federal e Anvisa. Atualmente, são mais de 11 mil documentos, 760 indicadores de desempenho, 4 mil solicitações atendidas na plataforma e a conquista de algumas certificações, como ISO 9001, 14001, 45001 e 37001.

Já o Sicredi utiliza a solução em cerca de 28 agências no Norte de Santa Catarina para receber Dados dos associados e aprovar os processos. Antes da contratação da ferramenta, os fluxos não eram bem desenhados e, desde 2019, com a implementação, a empresa observou uma maior centralização e padronização dos processos. Em 2023, foram totalizados mais de 67 mil processos automatizados. Considerando que todas as áreas da cooperativa utilizam a SoftExpert, as dores dos colaboradores de eficiência de trabalho e falta de informação interna foram resolvidas por meio de envio semanal e incorporação de página de informes no software, que se mostra de fácil adaptabilidade de acordo com as necessidades dos clientes.