SoftExpert detalha Cinco níveis de Transformação Digital nas empresas

De acordo com o Empresômetro – empresa especializada em inteligência de mercado, o setor de tecnologia teve um crescimento de 118% nos últimos 10 anos no Brasil, sendo serviços a área que mais cresceu no País. Pensando na crescente demanda das empresas, a SoftExpert, detentora de soluções de inovação e conformidade a nível global, detalhou cinco níveis para a digitalização corporativa:

Digitalizar documentos
Para começar, é essencial criar um arquivo eletrônico convertendo os documentos de papel para o digital. Assim, sua organização estará na primeira fase do modelo de Transformação Digital.

Sem gerenciar de maneira eficiente documentos que suportam processos, as empresas não poderão agregar valor ao negócio. Há até mesmo risco de perda de Dados devido a danos em documentos físicos, sem contar as informações duplicadas, redundantes e não seguras.

A digitalização melhora drasticamente a velocidade e a confiabilidade das demandas de distribuição de registros, economizando tempo e dinheiro no envio e armazenamento de documentos. O armazenamento eletrônico, por sua vez, torna muito mais fácil a busca das informações para as necessidades do dia a dia.

Transformar documentos
“Assim como o papel pode se acumular e ficar desorganizado, o mesmo acontece com os arquivos digitais e eletrônicos. Com tantas informações valiosas armazenadas em tantos lugares diferentes, é preciso identificar como encontrar os dados para realizar tarefas específicas e como protegê-los”, analisa Ricardo Lepper, Fundador da SoftExpert.

Nesse nível, utiliza-se a Enterprise Content Management (ECM), combinação de estratégias, métodos e ferramentas que são utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer informações de apoio aos processos organizacionais durante seu ciclo de vida. São cinco os principais elementos: captura de elementos digitalmente, armazenamento destes em um repositório digital; recuperação de documentos, independentemente do dispositivo ou localização; automatização de processos e proteção de documentos.

Dentre os benefícios de transformar documentos estão informações disponíveis com maior facilidade de navegação e proteção; simplificação do trabalho e da colaboração e definição de processos e procedimentos.

Automatizar processos
Nesta fase, o objetivo é automatizar processos e tarefas manuais para aumentar a eficiência, padronizar processos e reduzir o risco de não conformidade regulatória. Dentre as dificuldades encontradas estão processos ainda não padronizados; rastreamento de tarefas em e-mails e planilhas, levando à falta de transparência e líderes ainda não capacitados para gerir.

Para a etapa, o gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma disciplina que utiliza vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios. Um processo de negócios coordena vários atores, dentre eles pessoas, sistemas e informações para produzir resultados de negócios e servir de suporte a uma estratégia de negócios.

Dentre os benefícios, estão a redução de tempo e recursos devido à mentalidade digital; a definição de processos aumentando a precisão e facilitando o treinamento para novos funcionários e a transparência e responsabilização de processos pela forma como são tratados.

Simplificar processos
Com a etapa, é possível adquirir mais visibilidade das operações e aumentar a eficiência dos processos multifuncionais. Os principais processos de negócios, mesmo quando automatizados, podem consumir muito tempo e recursos, dificultando a capacidade de expansão da organização. Assim, a Fase 4 se concentra na simplificação – examinando seus processos automatizados e fazendo-os funcionar melhor, com mais inteligência e velocidade.

Nesse sentido, o BPI- Business Process Improvement é o exercício de implementar mudanças incrementais nas empresas com o intuito de melhorar a eficiência e a qualidade. Isto é possível por meio do mapeamento de negócios e processos, identificando eventuais ineficiências e posteriormente redesenhando o processo para depois medi-lo com base no projeto inicial.

Maior adesão aos processos, dados completos e consistentes, ferramentas de relatórios configuráveis e fáceis de medir sucesso e capacidade de incluir usuários – como clientes e fornecedores – de fora da organização nos processos estão entre os benefícios.

Transformar processos
No último nível, o ponto- chave é impulsionar a inovação aproveitando análises preditivas e insights para transformar processos. A disponibilidade de grandes quantidades de informação digital facilita que as organizações identifiquem tendências, evitem problemas e obtenham ideias de melhoria para as operações.

Para isso, é necessário alinhar os processos às necessidades do negócio, planejar o futuro, organizar a companhia de forma reativa e analisar dados de fluxos de trabalho automatizados, o que é chamado de análise descritiva. Esse tipo de levantamento descreve o que ocorreu no passado, revelando atividades desnecessárias e facilitando o descobrimento de gargalos para ajudar os gerentes a identificar atividades dominantes que exigem mais tempo e esforço em um processo, assim como a tomada de decisões.