A rede de joalheria Vivara deu um passo importante na jornada de Transformação Digital ao automatizar a gestão de serviços por meio da solução SoftExpert Suite. A implementação faz parte de uma série de automações e integrações em desenvolvimento que visam otimizar a experiência dos mais de 3 mil colaboradores da rede, permitindo o acesso às principais demandas internas em uma única plataforma.
Com mais de 280 pontos de vendas em operação nas principais cidades do País, além da fábrica em Manaus e do escritório corporativo em São Paulo, a Vivara, que já utilizava a suíte para gestão de documentos, confiou na SoftExpert para avançar em seu processo de Transformação Digital. “Identificamos que a solução reunia diversas funções em uma única ferramenta e que ela se adequa bem às estratégias do nosso negócio e às necessidades do dia a dia, além do seu custo ser mais atrativo, se comparado aos demais players de mercado”, ressalta Tabata Kijotoki, coordenadora de eficiência da Vivara.
Um dos desafios que a companhia buscava solucionar com a implementação do sistema era reduzir a quantidade de e-mails que circulam entre as áreas corporativas e as lojas, além de melhorar a rastreabilidade dos processos. “Nosso principal objetivo com as automações é facilitar o dia a dia do colaborador no acesso às informações e também a liderança, permitindo que boa parte do tempo antes despendido com atividades operacionais seja dedicado para atividades estratégicas”, pontua.
Segundo Tabata, com os processos de negócio e a gestão dos serviços automatizados foi possível melhorar a rastreabilidade das informações, aumentar a produtividade e o controle dos indicadores. “Os ganhos são muitos! Com a implementação da ferramenta conseguimos reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, indicadores disponíveis em tempo real, dashboards customizados de acordo com a necessidade e padronização dos processos”, afirma.
A coordenadora da Vivara destaca a preocupação da SoftExpert em poder proporcionar uma melhor usabilidade da ferramenta, sentimento compartilhado pela companhia, que tem realizado ações para que os colaboradores conheçam mais a ferramenta e se familiarizem com os processos, para tornar a jornada do usuário mais interessante e fácil dentro da solução. “Em 2021, tivemos um aumento de aproximadamente 80% de solicitações e processos transacionados na ferramenta, se comparado a 2020, este é um indicador muito importante e que nos traz a certeza de que estamos no caminho certo”, afirma Tabata.
Próximos passos
Como parte da jornada de evolução digital, em novembro de 2021, a Vivara, em parceria com Take Blip, lançou a Vicky, um chatbot destinado aos colaboradores. A assistente virtual que hoje atende às demandas do departamento pessoal, oferecerá outros serviços, como o service desk, a partir da integração com o SoftExpert Suite, que já está em fase de implementação.
“A suíte da SoftExpert faz parte da Transformação Digital da Vivara, e como próximos passos queremos integrá-la com outras soluções, como nosso ERP, e desenvolver mais projetos de automação de processos com as soluções de RPA (Robotic Process Automation) e chatbot”, finaliza.
Serviço
www.softexpert.com
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