Transformação Digital e a era do “paperless office”

Cerca de 450 bilhões de páginas a menos foram impressas a partir de dispositivos domésticos e de escritório em 2020. A pandemia impactou muito a utilização de papel, claro. No entanto as pessoas já imprimiam menos antes mesmo da Ccovid-19 e este declínio foi mais acentuado no ano passado, pois os volumes despencaram 14% nos níveis de 2019, para um total de 2,8 trilhões de páginas, de acordo com o IDC.

De acordo com a pesquisa de usuário final de 2021 da IDC com 4.700 pessoas, cerca de 50% das páginas impressas em casa eram documentos relacionados ao trabalho. Na América Latina este número é de cerca de 55%. A consultoria prevê uma recuperação de 2% no volume de páginas em 2021 e um retorno à tendência de declínio no próximo ano. Estima-se ainda que as pessoas em todo o mundo imprimirão 2,3 trilhões de páginas em 2025, cerca de 4,4 milhões de páginas impressas globalmente a cada minuto, cobrindo a área de 39 campos de futebol a cada minuto.

Já um estudo da Deloitte realizado no segundo semestre de 2021 com 122 empresas que operam no Brasil revela que, à medida que as arquiteturas de cibersegurança se solidificam, mais da metade (57%) dos participantes acredita que possam aumentar investimentos em tecnologias paperless. Um exemplo disso é a assinatura digital de documentos que também continua a se expandir e se tornar a norma em muitos setores de negócios. E, à medida que a força de trabalho se muda para suas casas, o acesso seguro aos documentos em formato digital é fundamental. Então, o escritório sem papel vai finalmente se materializar?

A digitalização permite a manutenção dos dados armazenados em softwares de gerenciamento de documentos de maneira sistemática tornando-os acessíveis sempre que necessário. Além disso, é possível rastrear quem acessou os dados se manter em conformidade com todas as normas e regulamentos governamentais. Uma pesquisa conduzida este ano pelo IDC mostra que 92% das 300 empresas americanas participantes querem “fazer com que os clientes mudem de serviços impressos para serviços online dentro de 12 meses.

E embora um escritório totalmente sem papel pareça improvável, os argumentos para, no mínimo uma diminuição na dependência do papel são substanciais. Tornar-se digital não significa simplesmente deixar de usar o papel – é sobre a experiência do cliente de ponta-a-ponta e reduzir impactos ambientais. É uma oportunidade excelente de reposicionamento de mercado com foco na utilização de ferramentas digitais que tornarão mais fácil fazer negócios, de forma mais acessível aos clientes e, consequentemente, melhorando a qualidade do trabalho e da vida de todos.

Por Alexandre Cardoso, business developer Manager/Image Products Group da Fujitsu do Brasil Ltda.