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Empresas estão buscando soluções eficazes para a realização de assembleias digitais

Dificuldade está na gestão de pessoas dentro da plataforma e no registro de reuniões e assembleias remotas perante às Juntas Comerciais

Empresas estão buscando soluções eficazes para a realização de assembleias digitais

A assembleia digital se tornou uma realidade nos últimos meses. Após a atualização de leis que autorizaram a realização por meios eletrônicos em caráter definitivo, o modelo teve grande adesão, especialmente por conta do momento que vivemos de cuidados e de distanciamento social. Entretanto, muitos usaram serviços de videoconferência que não oferecem as ferramentas adequadas e necessárias para que a realização deste tipo de evento seja feita de forma transparente, segura e organizada.

O reflexo disso está na dificuldade de contabilizar de forma transparente e ágil os participantes e das sociedades em efetuarem o registro das atas assembleares digitais diante das Juntas Comerciais. Isso normalmente acontece por conta da falta de uma gestão e monitoramento adequado dos presentes na assembleia digital realizada e de um padrão sobre os tipos de assinatura eletrônica que possuam validade para o registro de atos societários, que acabam afetando o nível de segurança e confiabilidade neste processo.

Após a atualização de leis que autorizaram a realização por meios eletrônicos em caráter definitivo, o modelo teve grande adesão, especialmente por conta do momento que vivemos de cuidados e de distanciamento social  

“A mesma situação apresentada pela questão da validade das assinaturas eletrônicas feitas em assembleias junto ao meio digital, se opera junto aos processos judiciais digitais, visto que não temos um sistema uniformizado. Para ocorrer essa uniformização, é preciso que se estabeleça uma padronização do sistema, o que também é proposto pelo open banking”, comenta a advogada Cristine Schneider Lersch, da Schneider & Lersch Advocacia. De acordo com ela, com a pandemia, esse processo que já vinha ocorrendo, acelerou e ganhou corpo, tendo certeza que é somente uma questão de tempo para que o procedimento seja uniformizado, trazendo uma melhor clareza e autenticidade para todas as assembleias realizadas junto aos meios digitais. “Assim, a Lei nº 14.010/20, que hoje opera em caráter temporal, espera-se que seja definitiva para todos, pois o meio digital será cada vez mais intensificado”, completa a advogada.

De acordo com Guia de Boas Práticas em Assembleias Digitais do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IGBC), material elaborado por um grupo de trabalho composto de representantes de diversas instituições de mercado e escritório de advocacia especializado em direito societário, para a realização de assembleias digitais é importante se atentar para algumas questões, como o uso da tecnologia de forma simples, prática e intuitiva para facilitar e democratizar a participação de todos e oferecer uma experiência similar à presencial; deve promover um maior engajamento entre investidores e emissores; segurança na identificação, interações e decisões; transparência em todas as etapas do processo, desde a convocação até a divulgação da data; equidade no tratamento de todos os participantes; e boa-fé na condução do encontro online, tanto pelas companhias quanto pelos acionistas e demais participantes.

A Hallo, startup especializada em soluções digitais para instituições financeiras, está há alguns meses focada no segmento de assembleias digitais, uma oportunidade que abraçou já no ano passado quando percebeu a alta demanda neste nicho. Desde então, se especializou e se dedicou para criar uma ferramenta personalizada tanto nas funções quanto na identidade visual. “A assembleia digital da Hallo está no mercado há sete meses e já temos 19 clientes, contabilizamos mais de 600 assembleias realizadas e mais de 50 mil participantes. Tivemos uma ótima aceitação de cooperativas e estamos com negociações avançadas para atender empresas S.A., que numa medida emergencial, adotaram plataformas de gestão de reuniões com videoconferência. Elas são excelentes para esse propósito, mas não agregam todas as necessidades que uma assembleia exige em seus processos”, comenta Paulo Bardini, Product Owner da Hallo.

De acordo com Paulo, as Juntas Comerciais requerem segurança na realização das assembleias digitais. “Na nossa ferramenta, para participar é necessário informar o CPF para receber um token que permitirá ter acesso, que é pessoal e intransferível. Essa é uma alternativa que muitas Juntas Comerciais estão aceitando, enquanto não há uma padronização estabelecida”.

A principal necessidade apontada por empresas S.A. para a adoção de uma plataforma especializada em assembleias digitais, segundo Paulo, é gerir as pessoas que estão participando em tempo real, bem como obter relatórios detalhados, práticos e eficientes após cada encontro realizado. “Oferecemos diversos diferenciais e isso está atraindo muito acionistas que querem algo organizado, efetivo e com a vantagem de ter alta representatividade, pois acompanhamos que a abstenção reduziu muito com este modelo digital”, completa o Product Owner da Hallo.

A ferramenta desenvolvida pela Hallo possui um layout responsivo, integração para controle de acesso, está hospedada em servidores Amazon AWS (computação de nuvem mais adotada e mais abrangente do mundo), capacidade de até 10 mil acessos simultâneos, possui plataformas de conferência, streaming de gravação, suporte online de gestão de tickets e chats, respeita a LGPD e não armazena dados sensíveis do associado, e disponibiliza acompanhamento por equipe técnica especializada.

A Hallo leva um mês para personalizar e aprovar com o cliente o projeto final da plataforma de assembleia digital, com funções e identidade visual personalizadas. A solução atende cooperativas, sociedades anônimas, consórcios, fundos de investimento, condomínios, sindicatos, fundações e associações e clubes esportivos.

 

assembleias digitais

Cristine Schneider Lersch

Guia de Boas Práticas em Assembleias Digitais do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IGBC)

Hallo

Juntas Comerciais

Paulo Bardini

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