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Para melhorar a gestão jurídica é preciso aposentar o e-mail

Adriana Bombassaro, diretora de produtos da Teclógica

Segundo dados do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Brasil é o país com o maior número de advogados no mundo inteiro, superando a marca de 1 milhão de profissionais e com 100 milhões de processos em tramitação no Judiciário.

Por mais que a Lei n. 11.419, de dezembro de 2006, tenha estabelecido a informatização do processo judicial, ainda é comum nos depararmos com pilhas e pilhas de papéis no meio jurídico.

Essa cena nos faz refletir que não dá mais para pensar na gestão da área jurídica de uma empresa de forma manual, sem considerar o uso de ferramentas tecnológicas. A tecnologia, é uma importante facilitadora de processos: agiliza, reduz custos e dita até mudanças de comportamentos.

E essa realidade precisa se acentuar na área jurídica das empresas, principalmente ao falarmos da gestão de contratos. Segundo dados da Agência Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 90% das empresas ainda utilizam apenas o e-mail para gerir seus documentos e, em 75% delas, nenhuma metodologia é utilizada – fato que pode ser uma grande fonte de problemas em organizações que possuem alto volume de contratos.

Sabemos que para não ocorrer falhas na gestão de contratos é preciso que toda a equipe envolvida conheça o ciclo de vida dos contratos (Contract Lifecycle Management – CLM). É por meio dessa técnica de gestão de contratos que serão definidas questões como o draft do contrato (estrutura preliminar e informações básicas), a negociação (em que se definem as obrigações e atribuições de cada parte), o armazenamento (especialmente em meio eletrônico) e os ajustes ou renegociações (relacionados à legislação ou alteração da contratação). Manualmente, pelo uso do e-mail corporativo, todo este processo acaba se tornando moroso e, muitas vezes, os prazos definidos ou planejados para cada fase não são cumpridos e muitas informações ficam perdidas.

Hoje em dia, já existe no mercado softwares que são 100% focados na gestão de contratos para facilitar a área jurídica a gerir também minutas e demais documentos. Nesse caso, a tecnologia entra como uma ferramenta essencial, deixando de lado os processos antes definidos apenas em papel. Quando o armazenamento das informações é feito em nuvem, a área passa a ter outra vantagem importante aplicada ao CLM.

E reforço, cuidar de tudo isso manualmente ou contando apenas com o uso do e-mail para organizar as informações é aumentar a chance de causar problemas graves para a área.

Portanto, reveja como a tecnologia pode transformar o seu departamento jurídico. Algumas mudanças vão gerar, inclusive, valor agregado ao seu cliente final.

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