Como a automatização da gestão de contratos pode aumentar a eficiência das empresas

*Por Adriana Bombassaro – Diretora de Produtos

A utilização de contratos é uma prática essencial para o bom funcionamento de organizações dos mais variados portes e segmentos de atuação. O tema gestão de contratos ainda é recente no Brasil, mas as empresas já têm investido em melhorias nessa área e isso não é à toa.

Um estudo realizado pela ANGC (Associação Nacional dos Gestores de Contratos), mostrou que 30% dos respondentes afirmaram ter tido algum tipo de perda (em geral entre R$100 e R$500 mil) decorrente de falhas operacionais na gestão de contratos. Outros 30% desconhecem o montante, mas também sofreram perdas. Isso reforça a necessidade de práticas de controles de eventos de perdas, suportados por alguma ferramenta que permita o monitoramento e consequentemente planos de ação.

Para a eficácia das operações, é preciso uma gestão que garanta o controle do ciclo de vida dos documentos em todas as etapas, a fim de uma atuação com mais segurança, agilidade e confiabilidade das informações. E, devido a alta quantidade de contratos que circulam dentro das empresas diariamente, realizar essa tarefa manualmente não é nada fácil. Assim, mais uma vez, a tecnologia vem atuando e desenvolvendo soluções inovadoras que tornam a administração de todos os documentos jurídicos muito mais produtiva e permite um crescimento empresarial – fato essencial em um mundo de negócios cada vez mais competitivo.

Hoje, pode-se dizer que grande parte das irregularidades acontecem devido aos atrasos de atualizações, documentos perdidos em trocas de e-mails ou até mesmo o esquecimento de revisões, já que, na maioria dos casos, é preciso a aprovação de diversas pessoas. Assim, os softwares que conseguem gerenciar todo o fluxo de informações são essenciais para o efetivo controle e garantia de que apenas os documentos finais serão utilizados – o que impacta diretamente na produtividade da equipe.

E os benefícios não param por aí! Medir os esforços necessários do processo é uma tarefa fundamental e com a utilização dessas tecnologias, torna-se muito mais fácil mensurar. Por meio delas, todos os processos se tornam transparentes, de modo que todas as partes conseguem acompanhar o desempenho e assim tomar as medidas necessárias para a performance ideal e reduzir riscos ou atrasos.

Desse modo, ao adotar um sistema de gestão de contratos, certamente a empresa terá um relacionamento mais harmonioso com seus clientes e fornecedores, uma equipe mais informada e produtiva, e a rentabilidade do negócio, com certeza, também sofrerá impactos positivos. Podemos dizer que a automação é um dos pontos principais para garantir o sucesso dos negócios e, de fato, torná-los mais produtivos. Como acontece na maioria dos setores, a tecnologia está se desenvolvendo para facilitar todas as operações e, no caso dos contratos e demais documentos jurídicos, não poderia ser diferente.

*Adriana Bombassaro é diretora de Produtos da Teclógica – Empresa de gestão de processos de TI e Negócios, que desenvolve soluções sob medida para diversos segmentos, dentre eles o InContract – software 100% on-line com foco na gestão de contratos de demais documentações jurídicas.