Para empresas da América Latina, a digitalização será prioridade de negócios até 2020, e as mudanças de processos e estratégias para alcançar este patamar já estão em curso, com vistas, principalmente, ao ganho de competitividade.
Para alcançar tal ganho, está no foco dos CIOs o incremento da digitalização para melhoria dos métodos de produção e gestão, bem como da experiência do consumidor.
Os dados são da pesquisa IT Leaders, da IDC, e também mostram a digitalização como principal ponto de aproveitamento de outros pilares da transformação digital, como analytics e big data, mobilidade e inteligência artificial.
Vitus Klarmann, diretor da Rede&Imagem, empresa especializada em digitalização e gestão eletrônica de documentos, explica que tais tecnologias não serão aproveitadas em toda sua potencialidade se não houver melhoria da gestão de arquivos e informações.
“Em se tratando de segurança cibernética, um dos temas mais visados no ambiente corporativo atual, a gestão eletrônica de documentos (GED) torna-se uma ferramenta vital para permitir maior controle sobre os arquivos, ampliando a visibilidade da empresa sobre os dados e auxiliando na adequação dos mesmos a estratégias de guarda, gerenciamento e uso seguros”, comenta o executivo.
Klarmann destaca que dados em papel são mais difíceis de gerir, por exemplo, porque não podem ser integrados aos demais sistemas de gestão e de segurança de uma companhia. Desta forma, acabam por não participar da estratégia de gestão e de proteção, colocando a empresa e seus usuários/clientes em risco.
Ainda segundo o especialista, a tecnologia de GED também melhora a circulação das informações dentro da empresa. Digitalizados, os arquivos podem ser acessados de forma mais organizada, rápida e prática, evitando o desperdício de tempo e recursos humanos na procura por papéis. No formato digital, os dados fluem ao longo das áreas de negócio com mais agilidade, o que aumenta a produtividade.
“Quando falamos em áreas de negócio, podemos nos referir a todas: fiscal, contábil, gestão, comercial, RH, entre outras”, ressalta. Klarmann.
No departamento fiscal, por exemplo, a digitalização de documentos traz benefícios de ponta a ponta das rotinas, como agilidade na emissão, certificação, legitimação, conferência e envio de arquivos ao consumidor e ao fisco.
Ainda na área fiscal, a gestão documental por meio da digitalização agiliza o atendimento a rigores da legislação, como os do eSocial e do SPED – este último, um amplo indicador da importância do GED também para o setor contábil.
Na pequena e média empresa, a formalização digital dos documentos aparece como um método de organização, olhando para a formalização da documentação empresarial, auxiliando o empreendedor na gestão empresarial.
No RH, o atendimento ao eSocial, especialmente no que tange às exigências relativas à área de Saúde e Segurança do Trabalho, também passa diretamente pela digitalização de documentos, pois esta torna mais fácil e abrangente a conferência e, quando necessário, atualização das informações de cada colaborador, bem como seu envio aos órgãos competentes, minimizando riscos de penalização à empresa por irregularidades trabalhistas ou previdenciárias.
“Estes são alguns exemplos, apenas. A digitalização e gestão eletrônica de documentos elimina as dispendiosas e nada produtivas pilhas de papel em todos os departamentos corporativos, e se alia de forma coesa e harmônica a tecnologias imprescindíveis para a transformação digital, como a mobilidade, o big data e o analytics. Isto porque, digitalizados, os dados podem integrar as estratégias de negócio que utilizam tráfego online e móvel, participar das políticas de cloud computing e ficar disponíveis para análise e aplicações variadas a partir de softwares de BI e BA”, destaca o executivo.
Segundo Klarmann, investir em gestão documental, por meio da digitalização, é um passo imprescindível para a transformação digital. Por consequência, é também um investimento direto na competitividade, elevando a posição das companhias no páreo ante a concorrência, em vista de todos os diferenciais que o GED traz.
“Tudo isso se traduz em ganho, em crescimento, em lucratividade. Aspectos dos quais empresa alguma pode prescindir”, conclui.
Leia nesta edição:
CAPA | TECNOLOGIA
Centros de Dados privados ainda geram bons negócios
TENDÊNCIA
Processadores ganham centralidade com IA
TIC APLICADA
Digitalização do canteiro de obras
Esta você só vai ler na versão digital
TECNOLOGIA
A tecnologia RFID está madura, mas há espaço para crescimento
Baixe o nosso aplicativo