5 passos para a sua empresa manter as obrigações fiscais em dia

Em um país como o Brasil onde a carga tributária é pesada e a burocracia do sistema ainda é um entrave para a expansão de inúmeras empresas, estar em dia com as obrigações fiscais é praticamente um fardo para as companhias, que além de não se descuidarem de seus negócios, precisam estar atentas às mais diversas regras que regem o sistema fiscal e tributário do país.

“Apesar de o governo ter criado há 10 anos o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), no qual o maior intuito era unificar as atividades de recebimento, validação, armazenamento e autenticação de documentos fiscais e contábeis das empresas, as companhias ainda precisam prestar contas de diversas operações e fornecer tais informações para o fisco”, destaca Carlos Kazuo, gerente geral da Avalara Brasil.

Não estar em dia com essas obrigações representam riscos para as empresas que ficam passíveis de receberem multas ou outras penalidades. Para que isso não aconteça, Kazuo listou cinco passos para que as empresas mantenham suas obrigações fiscais em dia.

1. Planejamento tributário

Com a criação do SPED, milhares de empresas saíram da informalidade e outras tantas conseguiram se profissionalizar já que as regras ficaram mais claras e um pouco mais consolidadas no que tange o sistema fiscal e tributário do País. Mesmo assim, as companhias precisam fazer um bom planejamento tributário, já que as regras fiscais podem ser diferentes de acordo com a área de atuação de cada empresa. Saber exatamente quais são esses tributos, com que frequência os recolher e como apresentá-los ao governo farão total diferença para os negócios.

2. Organização dos documentos

O setor fiscal e tributário de uma empresa deve ser extremamente organizado, já que no Brasil, a lista de obrigações fiscais ainda é enorme. Estar atento às alterações de leis é fundamental. E não só às modificações, mas também aos processos internos, como a guarda de toda essa documentação, como por exemplo das notas fiscais emitidas pelas empresas e contra elas, o que muitas companhias ainda não fazem e são a base para praticamente todos os cálculos, apuração e pagamento dos impostos, bem como do envio das obrigações ao governo.

Tendo como base o próprio SPED que há 10 anos começou com a implementação da Nota fiscal Eletrônica (NF-e), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Fiscal Digital (EFD, ICMS e IPI) e ao longo dos anos outros projetos foram incorporados como Escrituração Fiscal Digital – Contribuições e Escrituração Fiscal e Contábil – (ECF), e mais recentemente a Escrituração Fiscal das Retenções – Reinf e o eSocial, acompanhar todas essas atualizações e novidades não é uma tarefa fácil.

3. Conheça a realidade tributária de onde atua

O regime fiscal e tributário do Brasil é um dos mais complexos do mundo, pois além de impostos e contribuições federais, o sistema brasileiro ainda contém uma ampla variedade de tributos estaduais e municipais. Com exceção das empresas que fazem negócios em apenas uma cidade, vale à pena investir em conhecimento das particularidades da legislação regional. Caso contrário, a conformidade que é alcançada em âmbito nacional pode ser totalmente perdida por algum deslize cometido regionalmente.

4. Parceiro para a gestão fiscal

Manter a companhia em conformidade e conseguir acompanhar todas as mudanças e atualizações das regras fiscais e tributárias em um país como o Brasil, sabemos que não é uma tarefa fácil, por isso, em muitos casos é recomendável ter uma empresa especialista nesta área para que nenhuma atualização do sistema seja perdida. Já imaginou atualizar todas essas informações manualmente? Por isso, adotar sistemas de gestão fiscal, principalmente em nuvem, são a melhor saída, já que para esses parceiros, o core business deles é exatamente este.

5. Preparado para as fiscalizações

Saber que a empresa pode ser alvo de uma fiscalização e estar preparado para isso pode fazer uma grande diferença. A conformidade não está apenas em pagar em dia os tributos e apresentar as informações corretas ao governo. Ter esses documentos arquivados é indispensável em um momento como este. Padronizar todos os processos e manter uma auditoria constante das obrigações acessórias enviadas nos últimos cinco anos é fundamental caso a empresa seja intimada a esclarecer qualquer divergência no sistema.