Nescred: mais segurança, menos papel — A revolução da Assinatura Digital

Como a Nescred Cooperativa de Crédito dos Funcionários da Nestlé modernizou a gestão de contratos, protegendo Dados sensíveis e ganhando agilidade com a Assinatura Digital.

Cooperativas de crédito possuem a responsabilidade de garantir não apenas a segurança financeira de seus cooperados, mas também a confidencialidade e integridade dos Dados que trafegam em seus processos. Contratos de adesão, cédulas de crédito e outros documentos exigem formalização rigorosa e controle efetivo, sob pena de comprometer a conformidade com normas regulatórias como a lei complementar 105 de 10/01/2001, que trata do sigilo das operações das instituições financeiras.

Nesse contexto, a Nescred, cooperativa de crédito voltada aos colaboradores da Nestlé, identificou desafios significativos em seus processos de gestão documental.

Histórico
Antes da pandemia de 2020, a Nescred enfrentava um cenário desafiador na gestão de contratos. Com cerca de 524 contratos por mês, cada um com 4 páginas em duas vias, o processo exigia assinatura de dois diretores e do cooperado. Kennedy Nóbrega, coordenador Financeiro, relembra: “Era comum os diretores precisarem assinar pilhas de contratos e algumas vezes até precisar levá-los para casa em situações de limite de prazos, mas com riscos de extravio de Dados tão sensíveis.”

Esses contratos envolvem Dados bancários e pessoais dos cooperados, gerando riscos de exposição. Essa preocupação está relacionada à lei Complementar nº 105, que trata do sigilo bancário e impõe sanções administrativas e judiciais em caso de quebras de sigilo.

Crisley Reis, gerente Administrativa, destaca ainda uma situação crítica: “Havia contratos que ficavam em gavetas, com risco de perder o prazo de formalização estipulado pelo Sistema Financeiro Nacional (SFN). Isso poderia comprometer a regularidade da cooperativa.”

A procura da solução e escolha do fornecedor
A necessidade de home office acelerou a tomada de decisão. Kennedy, conta: “A Assinatura Digital já era utilizada em outro departamento da Nestlé e foi indicada para a cooperativa. Não dava para implantar de forma gradual; a situação exigia rapidez.”

Crisley complementa que naquele momento a implementação compulsória do trabalho remoto, tornou o projeto prioritário: “Precisávamos de uma solução segura e rápida para substituir o papel.”

Análise e critérios para decisão do fornecedor
Os critérios utilizados para a escolha do fornecedor foram:
 Segurança e conformidade com a lei Complementar nº 105;
 Experiência prévia positiva com o fornecedor, o que gerou confiança;
 Facilidade de uso, integração com WhatsApp e aceitação por parte dos cooperados;
 Controle centralizado dos documentos, eliminando riscos de extravio e contratos formalizados fora do prazo.

A empresa escolhida foi a QualiSign.

Processo de Implantação
A implantação aconteceu em duas etapas:
1. Contratos com duas assinaturas: inicialmente envolvendo Nescred e cooperado;
2. Cédulas de Crédito Bancário (CCB): evoluíram para contratos com assinatura apenas do cooperado.

Crisley relembra: “O tempo de formalização dos contratos caiu de uma média de 6 dias para, no máximo, 15 minutos. Isso fez toda a diferença no atendimento.”

Para facilitar, mais recentemente, foi adotado o envio de notificação por WhatsApp, iniciativa destacada por Crisley: “Nem todos os cooperados tinham facilidade com tecnologia e tempo para acessarem seus e-mails, o envio da notificação via WhatsApp foi uma alternativa recente que implementamos visando reduzir um indicador importante para a nossa área, que é a quantidade de recusas do contrato.”

Resultados Apurados
Redução de Custo:
Eliminação de 301.562 folhas de papel em 5 anos e meio.

Agilidade:
 Redução de tempo de formalização de 6 dias, para 15 minutos, um ganho de 99,83%.

Produtividade:
Houve ganho na redução de atividades de controle dos contratos em papel para o digital. Recursos especialistas puderam focar em atividades estratégicas.

Sustentabilidade (Fonte de Cálculo: WWF Brasil, ABTCP):
Aproximadamente 30,2 árvores poupadas;
 3.769,5 kWh de energia elétrica economizados;
 150.781 litros de água preservados;
 1.809,37 kg de CO2 deixaram de ser emitidos.

Benefícios Não Tangíveis
 Segurança jurídica aprimorada;
 Melhoria da percepção dos diretores e da governança interna;
 Inovação e modernização da imagem institucional;
 Conveniência para os cooperados e para a equipe interna;
 Controle centralizado de documentos e cumprimento de prazos.
 Melhoria substancial na produtividade e controle de processos da equipe

Expansão e Futuro
Com os resultados positivos, a Nescred estuda expandir o uso da Assinatura Digital para novos produtos, como o Consignado do Trabalhador, considerando seu potencial alcance no processo de formalização.

“Na Nescred, a digitalização não foi apenas uma mudança de processo, foi um salto para o futuro com segurança, agilidade e sustentabilidade”, concluiu Crisley.

Serviço
https://www.nescred.com.br
https://www.qualisign.com.br

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