Sistema da UiPath ajuda a Cruz Vermelha romena a automatizar relatórios para refugiados ucranianos

A UiPath, empresa de software de automação empresarial, anunciou que apoiou a Cruz Vermelha romena (Romanian Red Cross, RRC) na digitalização e automatização dos relatórios das doações coletadas pela organização em prol dos refugiados ucranianos na Romênia. A RRC, membro do Movimento Internacional da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho, é uma organização humanitária, liderada por voluntários, que fornece assistência de emergência, auxílio em catástrofes e educação dentro da Romênia.

A guerra na Ucrânia gerou a maior crise de refugiados na Europa desde a Segunda Guerra Mundial. A intensa necessidade de relatórios da RRC pressionaram sua equipe e sua infraestrutura digital, que foi projetada para sustentar um ciclo anual e centralizado de relatórios. Assim, a sede da RRC em Bucareste lutou para obter com rapidez dados confiáveis de seus 47 centros regionais que coletam doações para dar suporte aos refugiados ucranianos na Romênia. Essa pressão prejudicou a capacidade de gerar relatórios externos da RRC, tais como compartilhar regularmente a visão geral das doações coletadas com o Departamento Romeno para Situações de Emergência (DSU), uma agência que coordena respostas de emergência e que responde ao Ministério de Assuntos Internos da Romênia.

No auge da crise humanitária, a RRC aproveitou a Plataforma de Automação Empresarial UiPath para o bem, construindo conexões mais próximas tanto com as pessoas a quem ajuda quanto com os voluntários que são essenciais para suas operações. O projeto – iniciado como uma resposta de missão crítica ao aprofundamento da crise humanitária – permitiu que a RCC aumentasse sua agilidade e eficiência. Também fortaleceu sua liderança com acesso em tempo real a dados vitais, incluindo a forma como os fundos doados estão sendo utilizados em sua resposta.

“À medida que a crise humanitária se agravou, a Cruz Vermelha romena uniu-se à primeira linha de resposta no apoio aos refugiados ucranianos na Romênia”, disse o diretor da RCC, Ioan-Silviu Lefter. “Precisávamos fornecer às autoridades romenas informações sobre as doações e a ajuda que estávamos fornecendo aos refugiados ucranianos. No início, nos deparamos com muitos relatórios manuais, o que afetou a precisão e a disponibilidade dos dados. A Plataforma de Automação Empresarial UiPath nos permitiu focar no que é mais importante: fornecer apoio primordial para milhões de refugiados”.

Uso de robôs de software
Para passar de relatórios manuais para um processo automatizado e ágil, a RRC recebeu o apoio de uma equipe de desenvolvedores cidadãos da UiPath para mapear, simplificar e preparar o processo de relatórios para automação.

O primeiro software robô implementado na RRC teve como missão gerar modelos de relatórios para cada um dos 47 centros regionais da RRC em intervalos regulares, assegurando que correspondessem às necessidades globais de relatórios da RRC. Um segundo software robô foi treinado para coletar relatórios de cada centro regional e centralizar os dados em um único relatório mestre. Os robôs reduziram significativamente a quantidade de entrada de dados manual e possibilitaram que a RRC dedicasse sua atenção a apoiar as pessoas afetadas pela crise humanitária.

A automação fornece ajuda direta mais rápida
Depois de implantar a UiPath, a equipe da RRC conseguiu obter dados confiáveis com rapidez, apoiando as necessidades internas e externas de emissão de relatórios da organização, facilitando processos de tomada de decisão e aumentando sua capacidade de arrecadação de fundos. A RRC relatou os seguintes resultados comerciais:

• Aumento da precisão e confiabilidade dos dados: A automação ajudou a eliminar erros humanos e forneceu às equipes de todos os centros regionais da RRC um modelo simplificado e padrão para relatórios.
• Reduziu significativamente o tempo gasto em relatórios: O tempo gasto pelo gerente de projeto na centralização de dados para relatórios externos ao DSU caiu de 8 a 12 horas para 30 minutos por relatório.
• Acesso rápido aos dados consolidados para apoiar a tomada de decisões: Disponibilidade de dados consolidados para dar suporte ao processo decisório da liderança da RRC e fomentar a colaboração com a Federação Internacional das Sociedades da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho (IFRC) e o Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV), atualmente em missão na Romênia.
• Maior transparência e credibilidade: O acesso a dados confiáveis e centralizados recentes, que podem ser compartilhados com doadores potenciais em tempo real, reforçou os esforços de captação de recursos do CICV, em prol dos refugiados ucranianos.
• Melhor medição e visibilidade em relação ao tempo dos voluntários: O processo de relatórios automatizados tornou-se uma estrutura para a RRC quantificar o que os voluntários gastam nas tarefas.

“Graças à nossa parceria com a UiPath, pudemos fornecer relatórios padronizados em nossos centros regionais e fornecer informações mais atualizadas às principais partes interessadas. Nossa equipe foi equipada e consegue agora dedicar mais tempo ao trabalho essencial de ajudar os refugiados, ao invés de usar caneta e papel para rastrear as doações”, continuou Lefter.

“A guerra injusta na Ucrânia impactou milhões de vidas e colocou todos nós em uma crise humanitária sem precedentes. Acreditamos piamente no poder da automação para apoiar organizações que enfrentam crises, ajudando a liberar seu pessoal e capacitando as organizações para que cumpram sua missão”, disse Daniel Dines, cofundador da UiPath e Co-CEO.