Os benefícios com o Gerenciamento de Documentos educacionais

Quando pensamos em educação, as coisas que vêm à nossa mente são as escolas, faculdades e a vida estudantil ocupada em aproveitar todo o conhecimento disponível. No entanto, a realidade é muito menos poética. Os montes de papelada envolvidos nesse setor exigem muita atenção das equipes.

Esses documentos podem tratar de inscrições, ajuda financeira, transações, serviços de habitação, serviços de alimentação, contas de matrícula, segurança, contratos e outras questões. Com a ampla gama de documentos que precisam ser tratados, é aqui que entram os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos educacionais.

Em primeiro lugar, a transição para a eliminação do papel não só beneficiará a sala de aula, também evitará muito estresse e criará uma administração eficiente. Resta explorar como escolas, faculdades e universidades podem usar o sistema de gerenciamento de documentos para manter processos em andamento.

Atendimento aos alunos
Permitir que as universidades atendam melhor os alunos é um dos benefícios mais importantes de um sistema de gerenciamento de documentos educacionais. Se os alunos estão se inscrevendo para as aulas, estão procurando informações passadas, mudar para uma instituição diferente ou acessar seus registros de um determinado momento, eles podem acessar todas as informações de forma rápida e fácil. Isso ajuda a melhorar a experiência geral na escola.

Controle financeiro
Menos estresse com contas é outro aspecto importante de um sistema de gerenciamento de documentos. Quando os processos financeiros como contas a receber, a pagar e subsídios são automatizados, a saúde financeira geral de uma organização é beneficiada. Isso é fácil de implementar, econômico e à prova de futuro também.

Automação de fluxos
O gerenciamento de documentos e a automação do fluxo de trabalho capacitam uma organização a digitalizar a documentação e salvá-la com segurança em um repositório organizado. Isso inclui a recuperação rápida quando necessário. Você pode facilmente capturar, gerenciar, armazenar, processar e rastrear documentos. O sistema de gerenciamento de documentos vem com recursos como acesso controlado, listas de tarefas e notificações por e-mail. Isso permite que a equipe lide com as responsabilidades diárias de uma maneira muito mais eficaz. O processo de aprovação e tomada de decisão também é facilitado.

Produtividade e colaboração
Produtividade e colaboração são outros aspectos importantes do uso de um sistema de gerenciamento de documentos educacionais. Você pode criar formulários eletrônicos para capturar e processar inscrições de alunos, transcrições, relatórios de ajuda financeira e mais. A melhor coisa é a capacidade de integrar documentos com os sistemas de informação e software dos alunos para aumentar o valor da tecnologia existente.

Economia de tempo e dinheiro
O sistema de gerenciamento de documentos educacionais está pronto para o futuro. Você pode implementar uma solução amigável que atenda às necessidades de vários departamentos sem precisar adicionar mais tarefas para a equipe de TI. Você pode economizar custos do orçamento em TI e hardware. Além disso, existem opções de backup e planos de recuperação de desastres à prova de falhas para ameaças de segurança cibernética e desastres naturais.

Acesso a históricos
Com um sistema de gestão de documentos educacionais, fica mais fácil para as universidades utilizar recursos e atender ex-alunos. Para as instituições de ensino, o atendimento aos alunos continua acontecendo mesmo quando seus alunos se formam.

Ao buscar financiamento futuro, as faculdades podem depender do acesso aos registros usando software de gerenciamento de documentos. Quando você tiver acesso adequado aos documentos, será possível, por exemplo, desenvolver uma lista de futuros doadores e atender ex-alunos de forma mais simples.

Estamos em um mundo de armazenamento limitado. O software de gerenciamento de documentos educacionais ajuda equipes a cumprir os cronogramas de retenção apropriados, dependendo dos vários tipos de classificação de documentos, e enviar arquivos prontamente para armazenamento externo ou para exclusão.

Com um sistema de gerenciamento de documentos, qualquer instituição de ensino pode se manter organizada. O uso do software adequado permite que uma instituição funcione de forma eficaz e cria uma grande diferença na forma como os documentos são armazenados e na facilidade de acesso.

Por Marcelo Carreira, vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access.