DIRF: como evitar erros na declaração?

Obrigatório para todas as empresas que tiverem efetuado retenção de impostos, a DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – é uma das principais obrigações trabalhistas/tributárias a serem cumpridas no início do ano. Seu envio correto é extremamente importante para evitar qualquer problema com o Fisco, assim como o pagamento de multas. Por envolver um grande volume de documentos a serem notificados, é importante que as organizações tenham em mãos sistemas adequados que garantam um controle assertivo destes dados para que o negócio não entre na malha fina da Receita Federal.

Emitida pela fonte pagadora, seu propósito é informar os valores de imposto de renda e outras contribuições que foram retidas com pagamentos a terceiros, a fim de evitar sonegação fiscal. Mesmo sendo uma rotina para pessoas jurídicas e físicas com retenção de IR, diversas inconsistências ainda são registradas todo ano pelo órgão regulador.

Dentre os principais e mais comuns equívocos, a falta de dados completos sobre pagamentos, créditos, entregas, emprego ou remessas a residentes ou domiciliados no exterior foram alguns dos mais notificados – assim como informações dos pagamentos a plano de assistência à saúde médica e odontológica por dependente e por plano coletivo empresarial. Ainda, muitos deixam de informar dividendos e lucros pagos a partir de 1996, assim como valores pagos a titular ou sócio de microempresa ou empresa de pequeno porte. A exceção vale para pró-labore e aluguéis, quando o valor total anual pago for igual ou superior a R$ 28.559,70.

O lançamento da previdência privada é outro ponto importante de ser ressaltado, uma vez que apenas a modalidade PGBL é considerada como previdência e, dessa forma, obrigatória de ser declarada. No caso das férias, muitas companhias as registram por data de pagamento ao invés de competência – equívoco que deve ser analisado cuidadosamente, dependendo de como a ficha financeira foi emitida. Como resultado dessas inconsistências, cerca de 870 mil empresas tiveram imprecisões nas informações divulgadas para a RFB em 2021, segundo dados do próprio órgão.

Fora problemas com o próprio órgão, a falta de apresentação da DIRF no prazo estabelecido sujeitará a pessoa jurídica à multa de 2% ao mês-calendário, a qual incidirá sobre o montante dos tributos e das contribuições informados na DIRF limitada a 20%. Se tratando do valor total, a multa mínima será de R$ 200,00 tratando-se de pessoa física, pessoa jurídica inativa e pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional. Nos demais casos, a cobrança será de R$ 500,00.

Os confrontos dos valores declarados mensalmente na DCTF (Declaração de Créditos e Débitos Federais) ainda são muito vistos em empresas dos mais diversos portes e segmentos – decorrentes, principalmente, pela falta de gestão adequada das áreas fiscais e administrativas. Em uma necessidade de conciliação dos valores de IRRF e CSRF entre as declarações, apenas um sistema de gestão moderno e completo é capaz de permitir tal consistência e evitar riscos de multas e irregularidades com o Fisco.

Todas as empresas devem contar com o apoio de um ERP consistente que gere as informações corretas para serem importadas no sistema da RFB. Além de automatizar essa missão, esses sistemas ainda trazem uma segurança imprescindível para o controle dos dados, possibilitando o gerenciamento em uma única plataforma de modo muito mais assertivo. A digitalização organizacional é uma tendência sinalizada há anos e, cada vez mais companhias investem nestes mecanismos a fim de conquistarem tais vantagens.

Muitas organizações, inclusive, estão despontando no mercado com soluções direcionadas especificamente para a terceirização destas atividades. Seja de forma parcial ou completa, esta opção traz uma redução de custos significativa, com completa segurança dos dados sigilosos. Com tantas informações a serem notificadas na DIRF, esta terceirização pode ser a melhor estratégia para evitar erros e prejuízos financeiros.

Todas as empresas que se enquadrarem nos requisitos de envio deste documento ao Fisco, devem se atentar a gerenciar as informações necessárias até o prazo estabelecido para o dia 28 de fevereiro. Apenas com um bom controle e auxílio adequado de um ERP moderno, será possível permanecer em acordo com estas obrigações fiscais e evitar com que seu negócio seja alvo de danos econômicos e jurídicos.

Por Renata Melloni, diretora do BPO financeiro, contábil e fiscal na b2finance.