Com Adobe Sign, Brasoftware adquire mais governança, produtividade e redução de custos

A Brasoftware, um dos provedores de tecnologia do mercado, adotou, desde o ano passado, o Adobe Sign, serviço de assinatura eletrônica baseado em Nuvem da Adobe Document Cloud, que agilizou seus processos internos e, consequentemente, de mais de 9 mil clientes que também se beneficiaram. A ferramenta, adotada inicialmente pela área de Operações para processos envolvendo contratações de serviços e Cloud, logo foi ampliada para utilização em outras e, atualmente, é usada pelos mais de 240 colaboradores da companhia.

Os ganhos para a Brasoftware, que usava até então a assinatura física, foram imediatos. A empresa relata que o projeto reduziu em mais de 95% o tempo de processamento de um pedido, trazendo um salto em produtividade, além de outros benefícios: “Por mês operacionamos mais de 3 mil contratos e o uso da plataforma nos permitiu reduzir o retrabalho que tínhamos, mitigando erros humanos, além de reduzir significativamente os custos com parceiros de transporte e postagens. Mas a grande vantagem foi a ampliação da governança, pois todos os documentos são 100% arquivados e organizados na ferramenta. Também ganhamos em segurança de dados, pois todos os materiais são armazenados na infraestrutura da Adobe, o que nos dá tranquilidade, especialmente com a vigência da LGPD”, comenta Erica Dal Bello Stringhini, líder do Projeto na Brasoftware e especialista em Soluções Adobe, que implementou o projeto em poucos dias e também tem sido responsável por replicar as melhores práticas e experiência em diversos clientes.

Com a tecnologia, os benefícios se estenderam não só para a própria Brasoftware, como também para os seus parceiros. “Com o Adobe Sign estamos trabalhando não só a experiência dos nossos colaboradores, mas de todo nosso ecossistema. Antes, tínhamos que gastar grande energia e recursos para imprimir, escanear e postar um documento ou contrato. Hoje, de qualquer lugar, de qualquer dispositivo, nossos clientes e parceiros podem assinar o documento, de forma segura, totalmente digital e sustentável. Nosso consumo de papel diminuiu mais de 90% e nossa governança foi amplamente aumentada”, detalha Amanda Almeida, diretora de Marketing e Parcerias da Brasoftware.

Com um dos maiores volumes de propostas e contratos de serviços online do mercado – uma vez que a Brasoftware atende clientes de diversos portes, com a ferramenta Adobe, o processo foi totalmente digitalizado e integrado ao seu sistema ERP e CRM Dynamics. O RH da companhia também já usa o Adobe Sign em seus processos. Com um aumento de 70% no número de contratações em plena pandemia, a companhia consegue fazer um processo de admissão 100% online, reduzindo custos de locomoção e serviços terceirizados.

De acordo com a empresa, a ferramenta permite que os documentos sejam padronizados com templates previamente formatados, onde é possível integrá-los com o sistema de ERP da companhia: “A Adobe tem parcerias com diversos fabricantes e, por isso, as integrações são nativas. É possível, por exemplo, ativar o Adobe Sign dentro do Dynamics 365, ou ainda, no Teams com fluxos de trabalho 100% digitais. O serviço de assinatura eletrônica trouxe uma nova realidade em termos de agilidade e governança para nós e para diversos clientes onde temos ajudado na ampliação de seus processos de transformação digital”, pontua Amanda.

Clientes dos mais diversos perfis, incluindo instituições de ensino, órgãos públicos, varejistas, entre outros, também adotaram a ferramenta e já estão colhendo benefícios. “O modelo de trabalho remoto, acelerado pela pandemia, fez com que a necessidade de digitalização de processos fosse uma verdade, e nós da Adobe vimos o Sign sendo um catalisador para acelerar e ajudar empresas e instituições em atividades do dia a dia e grandes processos. Os projetos com Adobe Sign na Brasoftware cresceram mais de 300% e temos a certeza de que a nossa solução poderá ajudar muitas outras novas empresas”, afirma o senior channel manager da Adobe Document Cloud no Brasil, Eduardo Jordão.

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