Encontrar as melhores maneiras para administrar uma companhia é fundamental para o sucesso. Cumprir prazos, planos, orçamentos, entre outras decisões é o que fará a diferença. E, dentro dessas funções há outras estruturas que deixam uma companhia ‘girando a roda’. Mas, não só isso. Algumas práticas consolidadas para auxiliar nesses processos são de suma importância, quando pensamos em expansão, como o Business Process Outsourcing (BPO) e o Knowledge Process Outsourcing (KPO), além do uso conjunto de práticas tecnológicas evolutivas, como a metodologia ágil. O BPO pode ser traduzido como “terceirização de processos de negócios”, ou seja, a contratação de atividades e funções que não fazem parte do escopo principal da empresa. Já o KPO é a “terceirização de processos de conhecimento” e envolve recursos que requerem pesquisas e análises avançadas para a tomada de decisões.
Imagine a construção de uma obra no setor elétrico. Entre os diversos processos necessários para que o projeto se torne real, um dos mais complexos é a fiscalização. Sendo assim, o empresário decide contratar uma equipe treinada e especializada no assunto. Isso é BPO, ou seja, um processo técnico foi terceirizado. Durante as obras, a equipe fornecerá a fiscalização em todas as etapas, terraplanagem, construção civil, montagem eletromecânica/elétrica, automação e telecomunicação. Para isso, existe o comissionamento, que inclui: análise de projeto e cronograma, reunião de planejamento, elaboração do programa de atuação, energização, liberação dos equipamentos para operação e emissão dos relatórios. Tudo realizado por um time específico que compreende toda a estrutura do negócio. Vale lembrar que o BPO atua em diversos seguimentos como: atendimento ao cliente, recursos humanos, suporte técnico, finanças, contabilidade, entre outros. Sendo assim, qualquer empresa pode buscar o auxílio de BPO, independente do porte. Isso pelos serviços serem adequados conforme a necessidade de cada cliente, ou seja, a demanda existente. E ela existe.
Após pronta a estrutura e início das atividades, CEO ou líderes precisam tomar decisões de alta complexidade, como onde aplicar investimentos, seguir com Pesquisa e Desenvolvimento (P&D), entre outros. Então, o empresário decide buscar um especialista para julgar as melhores decisões. Nesse caso, ele entra em contato com o KPO. Esse nível de decisão requer um conhecimento muito aprofundado, com domínio, análise, interpretação, aplicabilidade e capacidade de julgamento. Para realizar as atividades de KPO é necessário ser um profissional de longa data em áreas como pesquisa de mercado, bioinformática, análise jurídica e apoio de risco, visto que os serviços incluem: pesquisa de investimento/mercado/negócios, análise de dados, ações jurídicas, patentes, etc.
Se me pedissem para explicar a diferença entre ambos de forma resumida, diria que a variante entre BPO e KPO é o nível de especialização e de decisões. Enquanto o BPO busca excelentes formas de integrar e otimizar operações, o KPO julga as melhores decisões e passos que uma empresa deve tomar.
Visto que já contextualizamos duas técnicas de terceirização, que tal falarmos sobre como isso funciona? O passo a passo é conhecido: o cliente entra em contato com os serviços e explica suas necessidades, a equipe, no que lhe concerne, analisa a empresa e verifica os direcionamentos para aquele negócio, e com base nisso, pessoas adequadas para a função passam a trabalhar de forma terceirizada, fornecendo atividades práticas para o cliente. Entre os benefícios da contratação do outsourcing estão a redução de custos, otimização do tempo, aumento da produtividade, além do serviço especializado e tecnologia especializada. Este último sendo o coração para todas as outras estruturas. Vale ressaltar que, nesse mundo moderno, novos métodos de gestão da tecnologia aplicada às empresas, não faltam. Existem cias que fornecem todo o serviço técnico, desde aplicativos focados em finanças — que facilitam a visualização das informações e os cálculos, evitando erros —, quanto o gerenciamento e disponibilidade de equipamentos mais complexos como uma montagem eletromecânica, de estruturas, elétrica, automação, telecomunicações e muitos outros. Isso deve ser considerado ao firmar um contrato.
É importante salientar o uso da tecnologia aumentada — que permite o monitoramento à distância, simulação de tarefas e é uma forma moderna de atender os clientes — e o acompanhamento digital de obras, que fica salvo na nuvem para que os principais envolvidos tenham acesso instantâneo, possibilitando ações antecipadas, principalmente meio à pandemia. O método ágile, ou ágil, também é uma realidade fortíssima. No setor elétrico, na concessionária de energia, é usada para evitar riscos de que um projeto de anos dê errado por um problema na fase inicial. Com softwares eficazes, planejados de forma Keep It Simple (KIS) — que descarta a complexidade desnecessária e foca no simples e eficiente — o processo auxilia no aperfeiçoamento com excelência do processo. Complexo, não? Por isso existem as diferenças entre consultoria, assessoria, BPO e KPO. Na consultoria, o serviço prestado está direcionado ao aconselhamento. Por exemplo, uma consultoria ambiental que realiza estudos e aponta direcionamentos para que as empresas estejam conformes nas regulações ambientais. Já uma assessoria presta um auxílio técnico a longo prazo, ou seja, uma assessoria de imprensa desenvolve ferramentas de comunicação para criar e manter uma imagem na mídia e perante o público. Enquanto isso, o BPO, de fato, realiza funções na empresa, de forma terceirizada, fornecendo serviços e recursos técnicos. O BPO oferece profissionais com profundo conhecimento em temas específicos, capazes de focar suas habilidades e auxiliar no crescimento exponencial da empresa. Já o KPO analisa e define as melhores decisões de longo prazo para aquela companhia, para isso, requer uma pessoa qualificada em anos de experiência e apta para julgar os caminhos.
Citei diversos benefícios da terceirização dos processos de negócios, mas a maior de todas, é sem dúvidas, ter o foco no que realmente importa: o crescimento a longo prazo como organização e monitoramento constante. A ‘priori’ parece um custo a mais, porém, compreender a relevância das tendências, especialmente as tecnológicas, tende a fazer diferença para a evolução dos negócios.
Por Marisa Zampolli, CEO da MM Soluções Integradas.
Leia nesta edição:
CAPA | TECNOLOGIA
Centros de Dados privados ainda geram bons negócios
TENDÊNCIA
Processadores ganham centralidade com IA
TIC APLICADA
Digitalização do canteiro de obras
Esta você só vai ler na versão digital
TECNOLOGIA
A tecnologia RFID está madura, mas há espaço para crescimento
Baixe o nosso aplicativo