Assinaturas Digitais ganham espaço e despontam como tendência pós-pandemia

Trabalho 100% remoto, videoconferência e assinatura digital foram algumas das adaptações realizadas pelas empresas para reduzir o contágio da Covid-19 nesse novo cenário. Algumas mudanças, no entanto, parecem não ter perspectiva de retorno, principalmente quando se trata de tecnologia no trabalho.
Apesar de terem surgido como alternativa de adaptação ao isolamento social, em muitas empresas as tecnologias têm sido bem aceitas e criado um efeito benéfico, seja na economia de tempo, corte de custos ou ganho de produtividade.

Ainda que muitas empresas já utilizassem essas tecnologias antes da pandemia, elas agora estão cada vez mais integradas no dia-a-dia das equipes, ganhando novos espaços nas organizações, deixando de ser encaradas como um arranjo provisório e passando a ter importância estratégica na hora de pensar no futuro e até na sobrevivência das empresas em um cenário que se torna cada dia mais desafiador.
Saber escolher e fazer bom uso das tecnologias disponíveis também é uma das mais importantes demandas das empresas atualmente. E é nesse momento que ferramentas acessíveis, já conhecidas pelo mercado e de marcas confiáveis se destacam das demais soluções tecnológicas.
Assinatura Digital
Para não parar as operações na hora de assinar documentos, muitas empresas aderiram à Assinatura Digital. Sobre isso, a Gerente de Soluções Thalita Gonçalves, conta sobre as empresas que acompanhou na transição para o modelo digital, no “antes” e “depois”.
Thalita é gestora na Buysoft, uma das 500 empresas que mais crescem nas Américas segundo ranking do Financial Times. Com anos de experiência no ramo de software, ela acompanhou vários processos de transição na gestão de documentos de diversas empresas brasileiras. Segundo ela, quando são utilizados documentos em papel, “na hora de aprovar processos através de assinaturas se perde muito tempo e dinheiro, e a assinatura documentos é um gargalo para o andamento de vários processos internos e externos”.
Quando são adotadas as Assinaturas Digitais, “vários processos administrativos e gerenciais são automatizados através de [software] ERP, Sistemas proprietários e CRM”, afirma Thalita. E completa: “assinar digitalmente reduz gargalos nos processos, aumenta a produtividade geral, reduz ‘papelada’ e facilita a busca por documentos na hora de defender algum processo assinado pela empresa”.
Um exemplo de fabricante de software que percebeu a demanda crescente foi a Adobe, marca parceira da Buysoft e criadora do software de assinatura digital Adobe Sign, que está entre os mais utilizados pelas empresas durante a pandemia.
Suas características explicam a alta aderência das empresas ao novo modelo. Por permitir a assinatura de documentos sem a necessidade da presença física dos envolvidos e garantir validade legal, a Assinatura Digital oferece bastante rapidez no fluxo de assinatura de documentos, já que eles podem ser assinados em questão de minutos e com total segurança.
Há quem ainda tenha resistência à tecnologia, preferindo assinar “à mão” por acreditar que é o modo mais seguro. Mas em muitos casos a Assinatura Digital tem mais mecanismos de segurança que a manuscrita. Ela é aceita em extensa lista de países, pois segue rigorosos padrões de segurança internacionais e possui criptografia.
Geralmente a assinatura digital é feita em formato PDF com 256bits de segurança, utilizando o mesmo padrão de segurança que uma transação bancária. Todo documento assinado leva consigo um registro de “rastreio”, ou seja, confirma a data, hora, local, IP, usuário e assinatura dos envolvidos.
Nos processos de trabalho, um dos pontos que eleva a produtividade é a integração com outros tipos de software, permitindo que a informação do contrato esteja acessível via sistema e faça parte da rotina que os colaboradores já conhecem.
Para os que pretendem usar Assinatura Digital, Thalita ressalta dos pontos importantes na hora de escolher o software: validade jurídica e usabilidade. “É importante saber se está de acordo com a legislação vigente para seu segmento de atuação e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Além disso, uma boa plataforma atende tanto uma pequena empresa como as maiores e de diferentes operações, podendo ser integrada a sistemas ERP, CRM, entre outros”.