Agile Scrum – Uma avaliação do ponto de vista executivo

A nossa experiência com Scrum começou em 2007 quando a CINQ estava em mais um de seus ciclos de mudança organizacional. Naquela época, estávamos buscando uma maior presença no mercado externo, certificação CMMI-3 e iniciando nossas iniciativas de inovação apoiada em Design Thinking com foco em resultados de negócio.
Começamos com algumas iniciativas internas devido ao fato de estarmos homologados como Fábrica de Software em grandes clientes do setor financeiro. Os resultados dos projetos como Fábrica eram medianos, tendo qualidade e funcionalidade dentro das expectativas, mas os prazos e custos acima do planejado. Isto exigia grande energia de negociação com os clientes para aprovar “change requests”, o que nem sempre era bem-sucedido e ainda causava pontos de conflito.
Este cenário fomentou algumas iniciativas internas para estudarmos a metodologia Agile com o framework Scrum. Também fomos procurados por um dos diretores da Nokia, Marcio Machado, o qual estava fazendo mestrado em engenharia de software com foco em Scrum. Sabendo de nossas iniciativas, ele nos procurou para realizar um estudo de caso na CINQ para seu trabalho. Aproveitamos este momento para treinar nossos gerentes de projeto, arquitetos e analistas nesta nova metodologia.
Em 2008, fomos homologados como um dos fornecedores globais de uma grande empresa europeia com operações em vários países. O time do Canadá nos visitou, nos treinou mais uma vez e solicitou que todos os projetos passassem a usar o Scrum.
Os projetos internacionais, portanto, passaram a operar em sua totalidade com o Scrum, cuja cultura era fomentada diariamente. Por outro lado, nos projetos nacionais ainda precisaríamos convencer nossos clientes. Desta forma, operávamos parcialmente.
Patrocinado por um de nossos clientes globais, recebemos em outubro de 2011, um treinamento extensivo do Sr. Agile Coach, Allen Bennett (https://www.scrumalliance.org/community/profile/abennett6). Aproveitamos a vinda dele para treinar todos nossos líderes de projeto e principais profissionais ligados ao desenvolvimento e testes de software.
Contudo, incutir uma cultura é algo que se leva tempo e muita dedicação. Agile é um mindset e não adianta dizer que a empresa é ágil se pequenas ações e decisões são procrastinadas ou postergadas. Para reforçar ainda mais a cultura, em meados de 2015 contratamos a Adaptworks para termos um treinamento com o facilitador Alexandre Magno. Além dos líderes de projeto, participaram Analistas de Negócio e lideranças das demais áreas da empresa. Todos os participantes obtiveram certificação CSM (Certified Scrum Master).
A partir de então, a CINQ adotava o Scrum em todos os projetos, mas ainda existiam algumas barreiras com clientes mais conservadores. Mesmo assim, rodávamos a metodologia internamente e mostrávamos uma interface cascata com o cliente.
Após estas iniciativas de capacitação, continuamos investindo em treinamentos pontuais, principalmente para os novos profissionais integrantes do time. Em 2018, lançamos o programa de capacitação CINQ Tech, onde iniciativas de bootcamp estão em andamento, principalmente para os trainees que entram em cada semestre. Tudo isto para oxigenar e manter a cultura Agile Scrum na empresa.
Tivemos 3 ondas principais de Scrum na CINQ. Na primeira, usávamos post-its, e focávamos mais nas stand-up meetings e menos nas Sprint Plannings e Reviews. Na segunda, passamos a usar Jira/TFS e dar mais ênfase nas Plannings e Reviews, principalmente reforçando a necessidade da presença do Product Owner nestes eventos. Na terceira onda passamos a ter um approach mais firme de movimentar as entregas para os ambientes de homologação dos clientes, adotando a filosofia de DevOps.
Estou contando esta longa história para mostrar que Agile Scrum é uma questão de determinação e muita dedicação. O patrocínio e engajamento do nível executivo é tão fundamental quanto o acolhimento do time de profissionais na adoção das práticas.
Após 10 anos de uso contínuo do Agile Scrum, podemos dizer que temos uma cultura ágil presente em nossa empresa.
A teoria é extensa sobre o assunto e não cabe aqui repetir os princípios que regem o Agile, mas gostaria de colocar percepções que fazem a diferença do ponto de vista executivo.
São vários os pontos que me agradam no Scrum e que determinam melhores prazos, melhores entregas e melhor alinhamento de expectativas:
1- Objetivos e Visão do Projeto
Percebo que no Scrum busca-se priorizar “o quê” e não o “como”. Do ponto de vista executivo espera-se que uma iniciativa de software resolva, aprimore, otimize algum desafio de negócio. Então busca-se definir claramente qual é razão em termos de negócio que pretende-se atingir, qual valor entregar.
2- Flexibilidade do escopo
É um grande erro fechar a priori o escopo de um determinado projeto. Eu trabalho desde 1982 na área e não me lembro de algum projeto que tenha se mantido fiel ao escopo inicial. Desenvolver software é um processo iterativo e incremental. As melhorias, novas funcionalidades, problemas de integração e operação são percebidos ao longo da construção. Em um modelo de escopo fechado, as mudanças não são bem-vindas. Além disso, quando se especifica um software são consideradas muitas funcionalidades que nem sempre são úteis ou trazem valor. Nos modelos cascatas, temos o triângulo de ferro determinando o escopo, o prazo e o orçamento. Nos modelos ágeis, procuramos determinar o prazo e o orçamento com base no roadmap inicial do projeto. No entanto, as mudanças são bem-vindas e as funcionalidades que trazem real valor são priorizadas.
3- Granularidade das entregas
Que alívio falar de entregas frequentes quando lembro das longas fases de análise, especificação, codificação e testes do modelo cascata. Esta é uma das grandes vantagens do Scrum, pois muda-se o mindset para entregar funcionalidades de software que façam sentido em curto espaço de tempo, normalmente de 2 a 3 semanas. Para conseguir este feito, é importante que a cada Sprint seja feito o planejamento e priorização das funcionalidades que serão entregues. Isto exige um envolvimento maior por parte do cliente para definir o que é importante para ele.
4- Comunicação
O Scrum conta com várias cerimônias que asseguram uma comunicação objetiva e frequente entre os vários envolvidos no projeto, considerando áreas cliente e times de desenvolvimento. Eu acredito que problemas de comunicação, em geral, respondem por uma boa parte de problemas de projeto. Este framework assegura uma comunicação fluida, contínua e focada no objetivo do projeto.
5- Responsabilidade (ownership)
Muitos projetos no formato cliente/fornecedor, seja o cliente/ fornecedor áreas internas ou empresas independentes, enfrentam desafios relacionados à responsabilidade de cada área envolvida. No modelo tradicional, ocorrem muitas vezes situações da área cliente entregar uma especificação, participar de algumas reuniões intermediárias, mas verificar de fato o projeto ao seu final. Esta situação normalmente gera frustações de expectativas, desvios de custo, prazo e funcionalidades. No Scrum, a área cliente, representada normalmente pelo Product Owner, tem um papel fundamental na definição e priorização do backlog, ajustando a cada Sprint as funcionalidades de real valor a serem entregues. Isto gera senso de responsabilidade tanto da área cliente bem como do time de desenvolvimento. Na verdade, o que mais gosto no Scrum é que esta questão de área x e y deixa de ter sentido, uma vez que o time, PO e demais envolvidos estão focados no sucesso do projeto. Esta mágica ocorre por conta de um framework simples que assegura todos os pontos aqui mencionados, mas que exige mudança cultural e disciplina para adotar.
É por todas estas razões que decidimos adotar o método Agile, baseado em Scrum e outras práticas ágeis, em todos os projetos e serviços da CINQ. Esta foi uma decisão executiva baseada em percepções no ambiente de trabalho, na satisfação dos clientes e principalmente nos resultados tangíveis atingidos.

Por
Carlos Alberto Jayme
Carlos Alberto Jayme é Mestre em Ciência da Computação pela UTFPR, pós graduado em Marketing, Planejamento e Gestão de Negócios pela FAE Business School, Engenheiro Eletrônico e de Telecomunicações pela UTFPR e Sócio Fundador da CINQ Technologies (empresa global de Tecnologia da Informação atuante há 26 anos com projetos de desenvolvimento de software e outsourcing de TI nos mercados nacional e internacional e experiência de 10 anos de Cultura Agile Scrum com aproximadamente 500 projetos ágeis implementados em grandes empresas do Brasil e do mundo).