Como as tecnologias podem otimizar o dia a dia da comunicação das empresas

Dificuldade em propagar informações aos colaboradores simultaneamente, elevado custo com deslocamento para a realização de reuniões e a falta de tempo para a resolução das pendências que ocupam o dia a dia dos trabalhadores, são só alguns dos obstáculos que as organizações enfrentam. No entanto, essas preocupações podem ser evitadas com a implementação de soluções de Comunicação Unificada, também conhecidas como Unified Communications (UC) – conjunto de ferramentas que integram diversos sistemas de comunicação em tempo real, resultando em uma única interface para o usuário final.

As soluções já são utilizadas por algumas organizações e a tendência é que conquistem cada vez mais espaço no mundo empresarial. Segundo pesquisa realizada pela Global Market Insights, essas tecnologias poderão movimentar cerca de US$ 96 bilhões em 2023. Esse resultado é altamente relacionado com a série de benefícios que a implementação das UC pode proporcionar, como o aumento de produtividade, otimização de tempo e custos, facilidade no compartilhamento de informações, simplificação do gerenciamento dos canais de comunicação e o mais importante, a segurança dos dados.

A fim de auxiliar as empresas a escolherem as soluções mais adequadas para as suas operações, aliadas à melhoria na gestão dos colaboradores, Cristiano Felicissimo, diretor de Pré-vendas da Seal Telecom – multinacional brasileira de engenharia de projetos que agrega tecnologias inovadoras para o desenvolvimento de projetos eficientes e economicamente competitivos – lista a seguir algumas dicas.

Videoconferência – Sua empresa possui filiais em diversos estados do Brasil e, ao menos uma vez ao mês, precisa reunir diversos representantes para alinhar as estratégias do negócio e validar ações? Certamente essa reunião precisará do tempo de uma pessoa para organizar passagens aéreas e acomodação, além de um alto investimento. Com a adoção da videoconferência, é possível realizá-las com a mesma eficiência de um encontro presencial, já que oferece aos usuários a possibilidade de compartilhar dados e de realizar conversas simultaneamente, independentemente do número de pessoas.

A fim de auxiliar os colaboradores a diminuírem seus custos de transporte e também a não perderem tanto tempo enfrentando o trânsito das grandes cidades, cada vez mais as empresas estão estabelecendo políticas de home office. E essa adoção só é possível devido às tecnologias que, como a videoconferência, permitem que o colaborador só precise de seu computador ou de um smartphone para se comunicar. “Colaboradores motivados, com uma boa qualidade de vida, têm nível de produtividade elevado. Assim, a tendência é que as companhias continuem investindo fortemente em soluções que possibilitem o trabalho remoto “, destaca o executivo.

Audioconferência – Para aqueles que precisam implementar soluções com um investimento relativamente baixo, a audioconferência é uma ótima alternativa, visto que funciona apenas com um aparelho conectado à rede de telefonia analógica ou digital. Com a solução, é possível que líderes conduzam suas reuniões e tenham interações constantes com todas as pessoas de uma equipe – incluindo os que não atuam alocados dentro da empresa – garantindo a boa comunicação e aumentando o desempenho entre todos os membros. O executivo ainda ressalta sobre a importância das gravações de determinadas conversas. “Ao realizar umbrainstorm, por exemplo, muitas ideias são discutidas e algum ponto importante pode ser esquecido. Com a opção de salvar a conversa, essas falhas não serão mais uma preocupação”.

Telefonia Digital – Para o bom funcionamento de qualquer tipo de empresa, uma boa comunicação é fundamental. A Telefonia Digital é uma forma alternativa que aproveita a sinergia da rede para o transporte de voz e dados. Diferentemente dos sistemas tradicionais, a telefonia digital apresenta baixas tarifas e diversos recursos que facilitam a comunicação entre os colaboradores, como adicionar outros usuários na linha, por exemplo. O sistema possibilita a realização de chamadas, de diferentes localidades, com custos reduzidos em chamadas DDD e DDI, resultando em economia e produtividade.

“As Comunicações Unificadas são excelentes meios de aumentar a produtividade de uma empresa incluindo a otimização de custos desnecessários. Antes de decidir a implementação dessas soluções, é fundamental uma avaliação técnica para que os objetivos esperados sejam cumpridos e a organização desfrute, de fato, de todos os benefícios proporcionados”, finaliza Felicissimo.