Como a gestão documental está na estratégia do seu negócio

*Por Marcelo Gomes, diretor de scanners da Fujitsu no Brasil

A palavra de ordem do momento é “transformação”. E, na mesma velocidade em que as empresas se transformam e se reinventam, os dados passam por uma mudança do analógico para o digital. Qualquer corporação está passando, ou irá passar em breve, por tudo isso. O processo, entretanto, leva tempo, mas é vital para as empresas que querem se manter vivas no mercado.

É importante entender que cada empresa tem uma curva, uma maturidade, neste processo e existem uma série de peças que devem estar alinhadas – até para que não sejam feitos investimentos em tecnologias dispensáveis ou que não complementem o objetivo do seu negócio.

A transformação digital envolve projetos dos mais diversos, como big data, mobilidade, Analytics, social, motores de inteligência artificial, entre tantas outras tendências constantemente comentadas. E todas essas tendências correm o risco de serem desperdiçadas e prejudicadas pela ausência de uma boa gestão documental.

A gestão eletrônica de documentos (GED) é fundamental para garantir a segurança dos dados nos processos internos e o gerenciamento deve ser planejado com estratégia e apoio das tecnologias. Empresas que já tem um sistema de gestão estruturado por exemplo, muitas vezes possuem um gap nos processos entre o ERP e o core business da companhia. Ao gerir a estratégia do negócio como um todo, é possível interligar todas as áreas e criar projetos para estruturar dados que antes não eram gerenciáveis e transforma-los.

De acordo com a pesquisa IT Leaders, realizada pelo IDC, as empresas da América Latina passarão pela “curva do digital” e terão a digitalização como prioridade nos processos até 2020. Os tomadores de decisão e líderes das organizações estão a par da importância dessa estratégia (de digitalização) e já começam a adotar tais mudanças para alcançar melhores resultados e se destacar diante da concorrência.

Ainda de acordo com o estudo do IDC, nas estratégias dos CIOs para 2018 está, em primeiro lugar, o investimento em eficiência operacional (60%), seguido de revisão e desenvolvimento de processos de negócios atuais (50%) e por fim, alavancar a experiência do consumidor (45%).

Tudo isso para dizer que a informação flui dentro da empresa e isso traz agilidade e produtividade. A área fiscal, por exemplo, foi uma das primeiras a adotar a digitalização dos processos, mas, apesar do tempo, é impossível não mencionar sucesso da estratégia. Apesar de muitas companhias já utilizarem a nota fiscal eletrônica, elas não conseguem organizar a informação de forma eficiente. A busca por captura de imagem e dados (taxonomia), por exemplo, ou workflow de processos, tracking do ciclo dos documentos e da operação, são processos que ficam prejudicados. E, caso estejam bem estruturados, ajudam a reduzir (e muito) o tempo de operação, além de otimizar os resultados. Na área da saúde, por exemplo, a gestão documental facilita o rastreamento de pacientes e acesso às informações pessoais dos pacientes – como última medicação e prontuários.

Outro bom exemplo, é no setor jurídico, onde os processos envolvem uma grande quantidade de dados e, principalmente, papéis. Tais informações devem ser preservadas e protegidas, de maneira que ao criar uma estratégia de gestão eficaz para a empresa, o acesso à esses processos acontece de maneira mais fácil e rápida.

Outro setor que começou a adotar o mindset de paperless e se destaca com a GED é a área de Educação. Universidades passaram a adotar a aplicação e correção de testes e avaliações de forma digital, tornando o arquivo editável e mais fácil na hora de tirar dúvidas em questões específicas (o aluno abre chamado e pode entrar em contato com o professor na mesma hora), tudo pelo documento online.

Finalmente, dentre tantos benefícios apontados, finalizo destacando a implementação da mobilidade no dia a dia dos profissionais e a prática de GED como ferramenta fundamental para o aumento da produtividade onde processos, antes realizados no período de dois meses, podem ser reduzidos para duas semanas. Além disso, vale destacar questões como a segurança na coleta e armazenamento de dados dos clientes e compliance, pois uma vez que a empresa é responsável por tudo que acontece, todos os processos digitalizados ficam transparentes e é possível ganhar tempo e tornar a informação muito mais fluida dentro da companhia.