10 Dicas para não errar na escolha do nobreak para sua empresa

Por Silvio Montilha*

Não são poucos os casos onde o preço inicial ainda acaba sendo o fator decisivo durante o processo de aquisição de uma UPS (fonte de alimentação ininterrupta, também conhecida como Nobreak) de 1 MW (Megawatts). A estratégia de menor preço pode até funcionar em UPSs de pequeno porte, no entanto, não levar em consideração a aplicação à qual se destinará o produto (Data Center, Indústria, Rede Corporativa, etc) pode ser um grande erro. Afinal, uma UPS desta potência se destina à proteção elétrica, bem como ao aumento de disponibilidade de aplicações – normalmente críticas – e diretamente ligadas ao core business da empresa.

Geralmente, as companhias planejam e aprovam previamente o CAPEX (despesas de capital) para este tipo de aquisição baseado no próprio custo de indisponibilidade de sua aplicação por minutos, horas ou dias. Nestes casos, não são raras as vezes em que o retorno de investimento tem um prazo extremamente curto, quando identificado o custo direto de indisponibilidade da aplicação.

Mas afinal, o que de fato é importante para a tomada de decisão? Quais fatores são diretamente relacionados ao custo de compra e operação? Quem são os possíveis fornecedores e o que está por trás de suas propostas elaboradas com preços unitários e totais, forma de pagamento, prazo de entrega, frete e etc? Confira as dicas abaixo e saiba como fazer a escolha certa:

1 – Eficiência do Produto: cada ponto percentual na curva de eficiência que um UPS de 1MW apresenta de ganho sobre o outro representa uma redução direta no custo de operação do produto, durante o seu tempo de vida útil. Quanto maior a eficiência, menor o custo de energia elétrica necessário para um equipamento de 1MW, que opera 24×7, durante os 365 dias do ano, consumindo energia por cerca de 15 a 20 anos (tempo estimado da vida útil). Neste caso, é fundamental calcular o custo do KW Mensal x Eficiência do produto multiplicado pelos anos de operação. Assim será possível identificar qual opção terá, ao longo do tempo, o menor TCO (Custo Total de Propriedade).

2 – Eficiência da Solução: é comum em aplicações desta potência que o projeto tenha redundância, aumentando a disponibilidade, em caso de eventuais falhas. Um exemplo clássico é a instalação na configuração paralelo/ redundante. Neste caso, automaticamente, a carga é dividida entre dois UPSs de mesma potência, que passarão a operar com no máximo 50% de sua capacidade individualmente. Sendo assim, não deixe de verificar a curva de eficiência x nível de carga, para garantir que tenha economia no consumo elétrico, independente da carga aplicada. Você poderá constatar que existem várias “pegadinhas”, que podem ser evitadas se forem solicitadas as informações de forma correta e direta aos proponentes.

3 – Eficiência na Infraestrutura: um comparativo detalhado sobre a infraestrutura necessária para operação do produto/ solução também é importante. Custos elétricos relacionados à refrigeração do ambiente designado à instalação têm o mesmo perfil de utilização 24×7 durante os 365 dias do ano e devem ser considerados nas análises de TCO. Outro ponto importante é a avaliação do espaço físico necessário para instalação do produto/ solução. Solicite um layout detalhado com a correta distribuição dos componentes no ambiente, considerando espaços para manutenção e ventilação recomendados pelo fornecedor. Lembre-se que este mesmo espaço físico poderia ser utilizado para o core business de sua empresa e, quanto menor o ambiente, mais espaço você terá disponível para gerar receita.

4 – Sistemas Modulares: dedicar um tempo para entender a modularidade do produto ofertado, também pode agregar muitos benefícios na definição da solução que será adquirida. Cada fabricante trabalha com famílias de produtos diferentes e identificar a melhor faixa de potência em KW poderá resultar em ganhos significativos, sem comprometimento do projeto. Sistemas modulares também permitem a instalação em fases. Desta maneira é possível, durante o período de obras (onde o ambiente ainda não está totalmente adequado para receber os equipamentos), efetuar a ativação somente dos módulos de I/O (que permitem a conexão elétrica das UPSs à infraestruruta elétrica existente) para posteriormente, quando o ambiente estiver devidamente limpo, concluir a instalação com a ativação de módulos mais críticos como potência/chave estática e etc. Não são poucos os casos que estes equipamentos de alto valor agregado ficam sujeitos a danos não cobertos pela garantia, antes mesmo de serem ativados.

5 – Tipos de Baterias: não deixe de dedicar um tempo para especificar detalhadamente as baterias a serem utilizadas em seu projeto. Atualmente, o mercado dispõe de várias opções: VRLA/Chumbo Puro/Lítio, entre outras, com diferentes capacidades e vida-útil que podem mascarar o verdadeiro custo inicial de aquisição. Questione sempre o que cada opção vai te oferecer a longo prazo, uma vez que um percentual elevado de seu investimento em uma UPS de 1MW está diretamente ligado ao banco de baterias da solução.

6 – Serviços de Startup: os valores referentes aos serviços de startup (ativação) também podem variar de fornecedor para fornecedor. É fundamental estabelecer se será necessário aceite em fábrica e em campo, se estes testes serão em horário comercial ou não e se após a ativação, serão necessários treinamentos operacionais e acompanhamento de comissionamento. Dedicar um tempo para descrever o escopo de fornecimento de serviços, adicionalmente às especificações técnicas dos produtos, permitirá que sejam comparados escopos de fornecimentos iguais, fazendo com que a “regra do jogo” seja a mesma para todos.

7 – Contrato de Manutenção: novamente, por se tratar da aquisição de um bem durável, que necessita de serviços durante o tempo de vida útil, é recomendável fazer a comparação dos custos de OPEX entre os possíveis proponentes para garantir que, ao longo do tempo, a opção escolhida tenha o menor TCO. Defina o SLA (acordo de nível de serviço, que indica tempos de resposta), número de manutenções preventivas e preditivas ao ano, com e sem paradas. Esses são pontos importantes e fundamentais para isonomia do processo.

8 – Estrutura Financeira e Jurídica: existem inúmeras empresas que possuem o direito de representação de uma marca ou produto na região de atuação. Entender detalhadamente quem é o seu fornecedor, quanto tempo de atuação ele tem e qual é sua saúde financeira é importante para definição do processo decisório. Da mesma forma, os termos e condições de fornecimento formalizados por meio de um contrato jurídico devem ser previamente acordados entre as partes. Fornecedores que aceitam 100% dos termos pré-estabelecidos pelo comprador normalmente não têm amplo entendimento sobre as responsabilidades assumidas. Um fornecedor que dedica parte do tempo, durante o período de negociação, para aprovação das condições contratuais, normalmente dispõe de uma estrutura financeira ou uma apólice de seguros, que garanta em caso de um eventual sinistro, que tudo que foi contratualmente acordado entre as partes será devidamente cumprido.

9 – Estrutura Técnica: outro ponto fundamental que deve ser avaliado durante o período de definição do proponente é a estrutura técnica. Entender se o fornecedor trabalha com equipe técnica própria ou terceirizada permite ao comprador uma correta análise sobre o valor real de serviços ao longo da vida útil do produto. Um fornecedor com mão de obra própria normalmente tem um custo maior, no entanto, o valor agregado de contar com as informações da fábrica, por meio de boletins técnicos, e upgrades de hardware e firmware, além da garantia de realização de treinamentos frequentes do corpo técnico, reduzem a maior causa de queda de cargas, que é o erro humano. Durante o processo de tomada de decisão/compra é recomendável dedicar um tempo para conhecer a estrutura técnica dos possíveis fornecedores, bem como seus laboratórios locais, número de técnicos e estrutura geral de pós-venda – o que reduz consideravelmente possíveis surpresas pós-aquisição.

10 – Base Instalada: também é importante uma pesquisa prévia junto à base de clientes, que poderão compartilhar os pontos fortes e fracos do possível fornecedor. Solicite uma relação de clientes e procure fazer contato com pelo menos três deles, para ter uma correta leitura de como será o relacionamento pós-aquisição. Vale questionar situações como qual é o comportamento do fornecedor em caso de problemas ou ainda se todos os compromissos foram mantidos, durante a vida útil do produto.

* Silvio Montilha é Gerente Comercial – Soluções para Data Center na Schneider Electric.