7 mitos desvendados dos sistemas ERPs

Quando o assunto é sistema ERP, normalmente existem dois tipos básicos de reação: uns pensam ser a solução para todos os seus problemas e outros fazem cara feia, desdenhando de qualquer benefício que essa ferramenta se propõe a trazer. “Essa divergência está diretamente relacionada às experiências que cada pessoa teve (ou deixou de ter) com um ERP e, mais do que nunca, aos mitos propagados por aí sobre esse sistema”, comenta José Claudio, diretor executivo da ADV Tecnologia.

De fato, para venderem mais, alguns fornecedores têm o costume de supervalorizar suas soluções, o que gera expectativas muitas vezes não atendidas. E para piorar um pouco mais a situação, os poucos que tiveram uma má experiência acabam divulgando ainda mais inverdades, o que compromete o entendimento das pessoas sobre a real utilização dos sistemas ERP nas organizações. Para acabar de vez com esses ruídos, a ADV Tecnologia listou alguns desses mitos, explicando por que eles devem ser abandonados de vez.

Sistemas ERP são exclusivos da TI

Um mito comum é de acreditar que por ser um sistema de informação, o ERP tem ligação apenas com a área de TI, de modo que o restante da empresa não tenha conhecimento sobre o software. Portanto, o papel desse setor é o de dar suporte aos demais usuários, ensinando a usar corretamente o sistema ou resolvendo qualquer tipo de eventualidade. “A verdade é que o ERP é uma ferramenta de toda a organização, devendo ser conhecido e operado por quem quer que lide com essas informações diariamente.”, afirma Claudio.

Sistema ERP é muito caro

Existem, sim, ERPs muito caros, mas não é necessário optar por eles! É preciso investir naquele que atenda às necessidades da organização de uma forma funcional. Por isso, estabelecer os requisitos e fazer uma boa pesquisa entre os fornecedores facilita a identificação de um software confiável e que caiba no orçamento da empresa. Outra questão a ser levada em conta é que o ERP é um investimento para a vida toda, que acompanha o crescimento do negócio e gera resultados a longo prazo, contribuindo inclusive para reduzir custos. “O gestor deve pensar nos benefícios de não precisar trabalhar com uma planilha eletrônica com anos e anos de informações financeiras armazenadas manualmente ou na redução dos desperdícios causados pelo retrabalho da sua equipe. O investimento certamente valerá a pena.”, diz ele.

ERP demora a ser implementado

Se a empresa tiver todos os processos de negócio alinhados e souber com certeza quais funcionalidades um sistema ERP precisa ter para atender a suas necessidades, o tempo de implementação da ferramenta não durará mais que algumas semanas, incluindo a instalação e a parametrização do sistema. Vale lembrar que os colaboradores devem estar envolvidos desde o primeiro momento, sabendo da implementação, como a ferramenta funciona e o que será preciso adequar na rotina dos trabalhos para inserir o ERP no dia a dia.

 ERP é garantia de padronização

Este é um dos mitos sobre sistemas ERP mais propagados pela indústria: se a companhia tiver um software, todos os processos entrarão nos eixos. O que normalmente não contam é que a padronização de processos começa com a equipe. Assim, se ela não estiver engajada, nada acontece. Não é difícil encontrar empresas que têm sistemas ERP e que ainda mantêm controles paralelos em planilhas. Claudio Brito afirma que isso se deve à falta de treinamento, à resistência dos funcionários em utilizar o novo sistema ou até mesmo à adoção de uma ferramenta tão complexa que não ajuda em nada a tornar a organização mais eficiente. “Na prática, o sistema ERP tem como objetivo eliminar retrabalho, otimizar o tempo da equipe e reduzir falhas, consequentemente aumentando a eficiência da empresa. Ele não é, portanto, destinado a amarrar o modo como as pessoas trabalham, mas sim fornecer subsídios para que as pessoas trabalhem mais e melhor”.

Sistemas ERP são para os grandes

Pequenas organizações sempre dão essa desculpa: ERPs são pensados para grandes empresas. Mal sabem elas que o sistema é um grande aliado no crescimento de qualquer negócio, especialmente porque fornecem relatórios analíticos e permitem visualizar a empresa sob diversas óticas. Já pensou que um pequeno empreendedor que vive de controles em planilhas corre sérios riscos de perder todo o seu histórico de vendas, ver seu financeiro arruinado por uma má decisão ou ainda perder clientes pela falta de um controle adequado? “Uma pequena empresa que pretende se destacar no mercado precisa contar com um suporte adequado para dar agilidade ao negócio, tornando-se eficiente e produtiva para conseguir competir com os concorrentes. E o ERP fornece exatamente esse apoio.”, afirma o diretor executivo.

ERP traz benefícios imediatos

Outro equívoco que as pessoas divulgam bastante por aí é o mito dos benefícios imediatos. Dizem que, no momento em que a organização adquirir um sistema de ERP, tudo vai mudar. Não é bem assim. Sistemas ERP implementam melhorias contínuas, que simplificam processos e integram atividades para aprimorar o desempenho geral. Logo no início, as mudanças provocadas pela implementação de um ERP são notadas, mas é o resultado a médio e longo prazo que realmente faz a diferença. Há ainda a questão do comprometimento da equipe com a manutenção do ERP, já que, se as pessoas desistem de usá-lo, todo e qualquer benefício percebido deixa de existir.

ERP é a solução para todos os problemas

De fato, não é. Sistemas ERP servem para dinamizar o trabalho da empresa em diversos pontos, mas sozinhos não fazem milagre algum. “Para levar o empreendimento adiante, o gestor precisa garantir que os processos organizacionais estejam bem definidos, que os recursos implantados estejam sendo utilizados, assim como certificar-se que as informações geradas pelo software estão sendo utilizadas nas tomadas de decisão”, finaliza Claudio.