Tecnologias que vão facilitar o envio de informações de saúde e segurança do trabalho ao e-Social

Em 2019, empresas de todos os portes devem começar a registrar no ambiente do e-Social as informações sobre saúde e segurança do trabalho, cujos eventos compõem cerca de 20% do total de dados que devem ser prestados no sistema.

Mesmo já tendo tido início para empresas de todos os portes, a tendência é que o registro dessas informações traga novos desafios ao RH, que vai precisar, cada vez mais, do auxílio de tecnologias voltadas para a gestão documental.

Uma das principais dificuldades relacionadas aos dados de saúde e segurança do trabalho, área também conhecida como SST, é o fato de, muitas vezes, estarem distribuídos por diversos setores da empresa.

Diante deste cenário, qualquer inconsistência pode gerar atrasos no envio, e até resultar em multas e punições. É importante que as empresas, muito além da manipulação dos dados, invistam em tecnologias de validação capazes de automatizar esse processo, desonerando o RH da checagem manual.

Tarefas como a atualização de programas e laudos, controle de exames médicos e atividades relacionadas a Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional vão ser fundamentais para garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação e, especialmente na administração de documentos e registros relacionados aos Equipamentos de Proteção Coletiva -EPCs  e Equipamentos de Proteção Individual – EPIs, devem exigir controle diário.

RPA pode agilizar processos de checagem
Diante disso, a digitalização da coleta e do armazenamento de informações deve se tornar ainda mais importante, assim como o investimento em tecnologias de automação. A Automação Robótica de Processos ou RPA – Robotic Process Automation, também chamada de robotização, tem muito a contribuir para o RH nesse e em outros eventos do e-Social.

Por ser ideal para processos que envolvam informações estruturadas, atividades repetitivas e que duram muito tempo, essa tecnologia é também ideal para analisar os dados que devem ser encaminhados ao e-Social para identificar possíveis divergências. Especialmente nas atividades de controle diário e com grande possibilidade de erros, o RPA pode dar agilidade ao RH e liberar a equipe do trabalho manual para que se dedique a atividades mais estratégicas.

Estima-se que, no setor financeiro, por exemplo, um robô seja capaz de analisar mais de 10 mil contratos em meia hora. No caso do RH, especialmente se houver a digitalização de cadastros e a criação de documentos digitalmente, a análise das informações relativas a saúde e segurança do trabalho pode ganhar agilidade e reduzir os erros, evitando penalidades.

Sistema de gestão de documentos oferece mais transparência ao RH
Especialmente no caso das grandes empresas, que precisam movimentar e armazenar um grande volume de documentos, a presença de um sistema de gestão documental pode fazer a diferença, permitindo que as empresas criem prontuários eletrônicos para cada funcionário, armazenando suas informações desde o início, no processo de seleção, incluindo informações de saúde e segurança do trabalho.
Por meio da tecnologia OCR de digitalização, os documentos que forem criados em papel podem ser convertidos facilmente em documentos digitais legíveis que podem ser pesquisados de maneira manual ou eletrônica.

Além do controle de status dos registros médicos de cada funcionário, dando mais transparência ao RH, um sistema de gestão de documentos garante aos gestores que os dados vão ser armazenados em ambiente seguro, com controle restrito de acessos, e estejam à disposição em minutos tanto para o envio ao e-Social quanto qualquer outro trâmite empresarial.

Por Inon Neves, vice-presidente da Access para a América Latina