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Spring Professional traz sete orientações para o processo de Onboarding Digital

Companhia apresenta dicas de procedimentos de integração e treinamento de funcionários nos meios digitaiss

A Spring Professional, especialista em recrutamento de nível sênior, apresenta sete orientações relevantes para empresas que têm realizado o processo de onboarding a distância com recursos digitais, devido ao isolamento ocasionado pela pandemia do coronavírus. O procedimento é uma tendência que deve seguir mesmo após esse período, pois as empresas conseguem mitigar melhor os riscos e corrigir possíveis falhas do processo de uma maneira mais ágil, além de aumentar a produtividade e a disponibilidade de todos os envolvidos.

Inclusive, segundo levantamento da Spring Professional realizado entre os dias 20 e 30 de abril com presidentes, diretores e gerentes de áreas de negócios ou Recursos Humanos de mais de 150 empresas de diferentes setores de mercado, apesar da maioria dos setores seguir com o congelamento momentâneo de contratações (51%), ou apenas com processos que já estavam em andamento (30%), há uma parcela relevante de empresas (19% do total), que segue contratando normalmente. Para as empresas que informaram que seguem contratando normalmente, ou que estão mantendo as contratações em curso, há um desafio ainda maior: todo o processo que era, em sua maioria, 100% presencial (entrega de documentos, exames, integração, local de trabalho), sofreu adaptações. A maioria das organizações (55%) teve que efetuar mudanças significativas em seus processos admissionais e de integração.

Sobre os novos processos de onboarding, 94% destas empresas alegam que os candidatos estão confortáveis e compreendem a necessidade dessas mudanças, e entendem que isso não irá atrapalhar seu processo de integração às empresas. Além disso, 80% das companhias que implementaram mudanças no processo de onboarding alegam que pretendem manter (ou adaptar) essas inovações, mesmo após o fim do isolamento.

A pesquisa aponta ainda que 81% das empresas dizem que os novos funcionários estão confortáveis com o processo de onboarding digital; 40% vão manter as mudanças ou parte delas, mesmo voltando a normalidade; e 24% fizeram mudanças significativas no processo de onboarding  

A Spring Professional também avaliou 63 empresas parceiras e as respectivas mudanças em seus processos de onboarding nos setores de Tecnologia, Indústria, Alimentos, Varejo, Farmacêutico, Bancos e Serviços, Químico, Energia, Mineração, Saúde, Cosméticos, Construção Civil, Educação, Entretenimento e Logística. Os setores que mais inovaram em seus processos de admissão foram Alimentos (50%), Tecnologia (35%), e Bancos e Serviços Financeiros (30%).

A pesquisa aponta ainda que 81% das empresas dizem que os novos funcionários estão confortáveis com o processo de onboarding digital; 40% vão manter as mudanças ou parte delas, mesmo voltando a normalidade; e 24% fizeram mudanças significativas no processo de onboarding .

“É importante que o candidato aproveite ao máximo esse momento da quarentena para fazer uma extensa pesquisa sobre a organização a que está aplicando, já que os processos estão tomando mais tempo, para facilitar a tomada de decisão. Talvez, em outro momento de mercado, as pessoas não conseguissem levantar tantas informações, como dados de mercado, resultados financeiros e até mesmo impressões de funcionários e ex-funcionários, em sites específicos como o Glassdoor”, destaca Ricardo Rocha, Diretor Executivo da Spring Professional.

A garantia de que novos empregados absorvam as orientações mais relevantes para a empresa depende da duração do onboarding. Alguns processos chegam a até três meses de adaptação e imersão cultural e, normalmente, o novo funcionário precisa preencher todo o processo de onboarding antes de iniciar completamente a sua função. Lembrando que, se todas as informações forem passadas em um único dia, dificilmente o novo funcionário conseguirá absorver.

O processo de adaptabilidade do futuro empregado começa antes do processo de seleção, já que as entrevistas devem refletir a cultura organizacional. A admissão do funcionário também deve ser realizada com entusiasmo, e transmitir informações importantes que antecedem o dia do onboarding é uma excelente maneira de garantir o êxito do novo colaborador dentro da empresa, tais como: comunicados, políticas, dress code, treinamentos, integração com antigos funcionários, conversas e apresentações para os líderes e gamificação.

A pesquisa coletou uma série de inovações que as empresas adotaram nesse período. Conheça abaixo as sete principais dicas da Spring Professional para fazer um processo de onboarding digital:

1. Métodos
• O processo seletivo é uma prévia do onboarding, e deve estar claro: o porquê de a posição estar aberta, o que é esperado daquele profissional. Os valores e cultura organizacional devem ser passados e aplicados durante o processo, além de serem apresentados dados relevantes sobre a empresa durante a contratação (benefícios externos e internos, parcerias, política de trabalho, etc.).

• Definição de uma data específica para receber os novos funcionários e um e-mail animado de boas-vindas com as instruções e a agenda do plano de onboarding .

• Engajamento dos gestores e líderes do negócio para apresentação das respectivas áreas e suas políticas.

• Gamificação, projetos e desafios para que se obtenha uma melhor integração entre os novos funcionários e colaboradores mais antigos.

• Disponibilizar todo o material necessário para o novo colaborador antes do seu início, como: notebook, kit de boas-vindas, material de escritório, manual/orientação do funcionário, etc.

• Acompanhamento do colaborador ou de um pequeno grupo de funcionários para amenizar a ansiedade do primeiro dia, e melhor direcionamento da dinâmica organizacional, sendo o funcionário de Recursos Humanos responsável por toda a orientação e explicações básicas da empresa.

• O primeiro dia deve ser livre de trabalho, e 100% focado na integração do funcionário. Não faça cobranças.

• É muito importante solicitar um feedback de todo o processo de onboarding para os novos funcionários. Desta forma, a empresa consegue adaptar e melhorar suas práticas.

2. Treinamento para os responsáveis pelo onboarding em ambiente digital
Os profissionais de Recursos Humanos que já eram adaptados ao ambiente parcialmente digital tiveram que adaptar os processos e práticas antes presenciais para o modo 100% remoto.

O maior desafio neste cenário de pandemia foi “condensar” o processo de onboarding, para ser aplicado em menor tempo visto que, neste momento, as empresas que seguem contratando estão buscando profissionais para resolver gargalos emergenciais e já “entrarem jogando”, e com isso, precisa ser mais objetivo. Por outro lado, como o onboarding está sendo feito de forma individualizada em muitos casos, o conteúdo é absorvido com maior facilidade.

Outro ponto que necessitou treinamento e adaptação foi que, muitas vezes, o onboarding e treinamentos são realizados por pessoas com expertises nas áreas de Legal, Finanças, Compliance, etc., e em muitos casos, a própria área de Recursos Humanos teve que absorver e replicar estes conceitos.

3. Ferramentas, engajamento e canais para ouvir possíveis dúvidas dos novos empregados
O processo admissional em si foi alterado, já que as empresas continuam, mesmo remotamente, disponibilizando acesso aos sistemas necessários. As ferramentas que mais demandam para o processo 100% digital são plataformas de vídeo conferência, certificados digitais para assinaturas de documentos, ferramentas de e-learning e gamificação.

Normalmente, as empresas não dedicam um canal para sanar questões dos funcionários após o onboarding. Na maioria dos casos são enviadas pesquisas de satisfação durante as etapas ou após o término do onboarding, sendo uma ferramenta de melhoria e adaptação para receber futuros colaboradores. A área de Recursos Humanos sempre é o ponto focal para esse tipo de questionamento.

É necessário disponibilizar reuniões virtuais por vídeo para ajudar a gerar engajamento e integração por parte dos novos profissionais contratados. Muitas empresas têm utilizado o modelo de “profissional sombra” para que o novo funcionário possa se inteirar das rotinas e se sentir mais à vontade com o contato remoto.

4. Principais desafios e como contorná-los
• Distrações: comunicar a importância do processo para o novo colaborador, assim como a agenda de todo o processo.

• Ansiedade: começar o processo anterior ao onboarding com muita empatia e entusiasmo em todo o processo de admissão.

• Sentimento de acolhimento: envio de kits, cartões, presentes, para fazer com que o novo empregado se sinta parte do time.

• Timming: é preciso passar o mesmo conteúdo que se apresentaria presencialmente, em um prazo mais curto.

5. Exemplos de mudanças positivas
• Produtividade:
com o trabalho remoto, os profissionais acabam ficando mais focados em suas tarefas, sem distrações que podem acontecer no ambiente presencial. O relacionamento virtual exige mais autonomia e responsabilidade por parte de cada um.

• Disponibilidade: o fato do contato por vídeo facilitou muito a disponibilidade dos profissionais para se reunirem e tomarem decisões.

• Espaço físico: demanda por reservas de salas e estrutura necessária comparado ao onboarding presencial, por exemplo solicitação de café, projetos, computador, equipamentos etc.

• Tempo: maior foco e objetividade, tornando-se um processo menos moroso e cansativo, aumentando a absorção de informações do novo colaborador.

• Socialização dos novos colaboradores: diferente de um ambiente físico, o novo colaborador não precisa decorar imediatamente onde fica cada área, nomes dos colegas e ramais ou números de telefone.

6. Humanização
Algumas iniciativas são bem comuns, como envio de materiais de trabalho, tais como notebook, kits de integração, etc., por delivery, para que os novos contratados não tenham contatos desnecessários com outras pessoas, além de integração ou treinamentos 100% online nas primeiras semanas. Há também iniciativas ainda mais criativas e diferentes, como:

– Sala virtual no Hangouts, permanentemente online, como se fosse um local como a copa ou a “área do cafezinho” para os profissionais conversarem;

– Disponibilizar kits antiestresse com quebra-cabeça, bolinhas e material de meditação;

– Jogos e campeonatos on-line entre colaboradores, áreas, com ou sem participação de cônjuges, para estimular a integração dos novos colaboradores. Mímicas, jogos de futebol, jogos de baralho e tabuleiro on-line estão entre as preferências;

– Para manter o bem estar físico e mental dos funcionários, empresas designam semanalmente e/ou diariamente sessões online com psicólogos e atividades de ginastica laboral;

– Encaminhar pizzas, champagnes, entre outros itens, para parabenizar os novos colaboradores ou promover happy hours para integração. Dependendo do setor de atuação da empresa, até os cônjuges podem ser presenteados.

– Disponibilizar vale-compras de materiais de escritório e customização do ambiente de trabalho;

– Designação de um buddy (funcionário que irá acompanhar e dar suporte durante o período de integração).

7. Dica bônus
• Animação, simpatia e acolhimento devem estar integrados durante todo o processo, principalmente os que antecedem o primeiro dia do funcionário. Isso faz com que ele se sinta em casa (literalmente).

• Empresas com estrutura de comunicação interna disponibilizam aos novos integrantes e-mails ou jornais corporativos, em alguns casos o próprio Presidente da empresa recebe e apresenta os novos funcionários por videoconferência.

• Apresentação do local de trabalho em formato de tour virtual para novos funcionários.

Empresa mundial em Recursos Humanos, a Adecco possui 5,5 mil escritórios em 60 países, proporcionando empregos a 700 mil pessoas e oferecendo serviços a mais de 100 mil empresas. Na América Latina, a empresa opera com 3 mil colaboradores em suas filiais presentes 8 países e conta com 7 milhões de cadastros em sua base de dados. O Grupo faz parte da lista 500 da Fortune Global e está cotado na bolsa de Zurique. O Grupo Adecco apresenta uma estrutura mundial orientada para a prestação de um serviço integrado na área dos Recursos Humanos, com o compromisso de um desenvolvimento contínuo de soluções eficazes e competitivas para os seus clientes.

 

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