O que as empresas podem fazer para tornar o home office seguro e eficiente

No momento, todos os funcionários que podem trabalhar com flexibilidade em casa se consideram sortudos. Infelizmente, nem todas as empresas já possuem diretrizes claras sobre como fazer isso, mas precisam urgentemente pensar nelas agora.
Então, o que as empresas podem fazer para tornar o trabalho em casa mais seguro e eficiente?
“Na situação atual, é mais importante do que nunca poder trabalhar em casa”, diz Jens Bothe, especialista em segurança e diretor de consultoria global da Otrs AG. “Algumas medidas de segurança de TI também são necessárias, mas podem ser implementadas de maneira relativamente rápida e fácil por funcionários e empresas”.
Visão geral do equipamento de TI
No que diz respeito à segurança de TI, é mais importante do que nunca para os funcionários em home office ter o equipamento certo suportado pela empresa. Não é incomum as empresas e seus funcionários ainda trabalharem com software antigo que não reflete mais as atualizações mais recentes. Isso significa que as empresas correm o risco de violar a atual regulamentação básica de proteção de dados e possivelmente ter que pagar multas altas. Portanto, é sempre recomendável atualizar para a versão mais recente do software.
Trabalhar na nuvem facilita o acesso, mas a segurança deve ser uma prioridade
Se os sistemas que precisam ser acessados ​​forem operados na nuvem, todos os funcionários poderão acessá-los de maneira conveniente – estejam eles trabalhando no escritório, em casa ou em trânsito. Isso parece conveniente. Mas vale a pena examinar de perto o provedor de soluções baseado em nuvem para garantir que todos os dados sejam processados ​​de acordo com a LGPD. Entre outras coisas, as empresas devem garantir que as certificações de conformidade estejam disponíveis. Eles também devem examinar como os dados são criptografados durante a troca, quais procedimentos de backup estão em vigor e onde os datacenters estão localizados.
Traga seu próprio aparelho
Trazer seu próprio dispositivo ainda é uma questão importante que deve ser regulamentada ao trabalhar em casa. Se os funcionários não tiverem um telefone celular da empresa, eles poderão usar seus dispositivos particulares no escritório doméstico para chamadas ou comunicações comerciais? Isso é uma decisão que depende de cada empresa. No entanto, a proteção de dados sempre deve ser garantida; portanto, a criptografia, a proteção de senha e os antivírus também devem ser instalados em dispositivos privados, se estiverem sendo permitidos. A conexão WLAN também deve estar sempre protegida em sua casa. É claro que os dados confidenciais não são armazenados localmente. Assim como nos escritórios, o computador sempre deve estar bloqueado em casa assim que o usuário se afasta dele. Se vários usuários tiverem acesso a um dispositivo, os acessos deverão ser protegidos com senhas diferentes.
As ferramentas de colaboração digital ajudam a manter a comunicação
Ao trabalhar em casa nem sempre é fácil para os funcionários trocarem informações pessoais. Portanto, é importante manter a comunicação fluindo. As ferramentas de colaboração digital ajudam os funcionários a trabalhar juntos virtualmente em equipe e a manter-se sempre atualizados. Mas a escolha do canal de comunicação também tem um papel: os colegas agora se comunicam por e-mail, telefone, What’s App, SMS, Skype e outros meios de comunicação. Mas mesmo isso deve ser bem pensado, para não perder a noção do fluxo de mensagens.
Uma enxurrada de e-mails também pode se tornar rapidamente confusa: de acordo com um estudo recente do Grupo Otrs com 500 funcionários da Alemanha, EUA e Brasil, 32% precisam em média de uma hora por dia para classificar seus e-mails. E 28% dizem que, com o fluxo de e-mails, outras tarefas são adiadas ou esquecidas repetidamente.
É aqui que a implementação de um balcão de soluções que inclui emissão de bilhetes como Otrs pode ajudar. Isso adiciona estrutura e rastreabilidade à comunicação. Dessa forma, nenhum detalhe é perdido, enquanto o número de e-mails é reduzido e uma visão completa é criada para todas as partes envolvidas.
Com os regulamentos do escritório em casa, cada funcionário pode ter experiências diferentes; portanto, vale a pena criar diretrizes gerais para trabalhar em casa.