Gestão de impressão simplificada e em qualquer lugar do mundo

A quarentena acelerou a consolidação do home office como uma forma de trabalho que deverá prevalecer, em menor escala, depois da pandemia do novo coronavírus. Em consequência, está havendo em todo o mundo uma corrida por parte das empresas para a aquisição de impressoras voltadas ao uso de quem trabalha em casa.

É preciso, porém, avaliar que por trás de um valor de aquisição mais acessível, em relação a uma máquina de uso corporativo, o custo para impressão, no entanto, pode chegar a ser até dez vezes superior ao desse equipamento profissional alugado pela empresa. Sem esquecer que o movimento de compra pode resultar em um número muito maior de máquinas ao instalado na empresa.

Diante dessa perspectiva, é o caso de se perguntar: quem vai pagar por esse custo maior com impressões? Como saber se tudo o que foi impresso no trabalho remoto era mesmo destinado a tarefas profissionais?

Já existe solução capaz de não só contornar esse problema como também manter a gestão eficiente do setor de impressão. Hoje é possível a empresa contratar um software de impressão na Nuvem, que imprime diretamente do celular, tablet, notebook de qualquer lugar do mundo. Isso pode ser feito pela empresa de outsourcing responsável pelo gerenciamento dos equipamentos e insumos relacionados à produção de documentos nas dependências de uma organização.

A vantagem de um software como esse reside no fato de não ser necessário o colaborador entrar na rede de impressão. Ele só precisa buscar o documento impresso quando for à empresa, ou pedir para alguém buscar. Esse tipo de solução permite o gerenciamento de impressão do mesmo jeito que é feito corporativamente. Ou seja, é possível saber quem imprimiu, a quantidade de páginas impressas, a que se destinavam e a qual centro de custo se relaciona.

Além desse tipo de solução um custo de impressão bem mais em conta, também evita a possibilidade de documentos sigilosos serem impressos fora da companhia. Antes um grande entrave para esse tipo de serviço estava na necessidade de haver um servidor na empresa para esse fim. Isso acarretaria alto custo para a organização. Agora, porém, esse obstáculo foi removido, pois existem soluções que dispensam essa necessidade.

Trata-se de uma forma capaz de atender às necessidades do trabalho em home office, sem resultar em aumento de custo para a empresa. Ao mesmo tempo, se encaixa no objetivo do outsourcing: proporcionar otimização do fluxo de processos para reduzir o custo das operações.

Por Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office