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Digitalização do acervo acadêmico impõe desafios às instituições de ensino

Até 2020 todas as IES (Instituições de Ensino Superior) deverão ter implantado os seus programas de digitalização do acervo acadêmico, atendendo a Portaria 315 do MEC, de abril de 2018. O que inicialmente pode parecer uma “dor de cabeça”, pode se transformar em um conjunto de vantagens que vão agilizar todos os processos acadêmicos.

A Portaria 315 determina que todos os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, deverão ser convertidos para o meio digital.

Em linhas gerais, a digitalização do acervo acadêmico oferece à administração da instituição de ensino a capacidade de:

• Integrar dados, informações e documentos que estão distribuídos em diversos sistemas acadêmicos e no portal de alunos
• Realizar múltiplos acessos e compartilhamentos de documentos em tempo real, obedecendo a políticas de segurança e de conformidade
• Eliminar o risco de extravio de documentos
• Implantar a gestão do ciclo de vida de documentos físicos e digitais – tabela de temporalidade documental e destruição segura
• Implantar com mais facilidade a modalidade EAD
• Oferecer aplicativos móveis
• Entregar relatórios gerenciais que monitoram o fluxo de documentos

A otimização de processos
Com a digitalização do acervo acadêmico diversos processos podem ser automatizados, gerando mais eficiência e agilidade. Podemos destacar algumas áreas que serão muito beneficiadas.

A primeira é a área de administração escolar, que precisa lidar com uma grande quantidade de documentos que, se continuarem a serem gerados e mantidos em papel, continuarão se multiplicando – cópias – e exigindo grandes espaços de arquivamento. Isso sem falar no risco de extravio. Com a digitalização, os processos administrativos passam a ser digitais, acabando com esses e outros problemas.

Em segundo lugar, temos o processo de admissão de novos alunos, que requer uma infinidade de documentos – certidão de nascimento, histórico escolar, comprovante de pagamento de matrícula, entre outros. Com a digitalização e implantação de um sistema de gestão documental, todas as informações estarão armazenadas e indexadas em repositórios gerenciados, com total escalabilidade, integrando novas informações sobre o aluno durante seu tempo de permanência na instituição.

Por Carlos Alberto Ferraiuolo, diretor de Tecnologia e Inovação da Access

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