Contratos, pagamentos, RH: 7 formas de facilitar o dia a dia das empresas na pandemia

O que muitas delas ainda estão percebendo é que existem dezenas de ferramentas digitais capazes de facilitar a execução de atividades corporativas cotidianas mesmo quando cada um está na sua própria casa. Elas abrangem desde a comunicação entre os colaboradores até a assinatura de contratos a distância, o pagamento de fornecedores, a contratação de novos funcionários, os treinamentos, entre outros.
Confira sete soluções ideais para manter a normalidade nas empresas no período atual:
Para interagir em um “escritório online”
A RD (Resultados Digitais), startup que desenvolve soluções para automação de marketing digital, disponibilizou gratuitamente o #matrix, uma ferramenta criada pelo time de engenheiros da empresa e até agora utilizada apenas internamente para interação das equipes em home office. É um escritório online que permite que as pessoas visualizem os seus colegas de trabalho e interajam por meio de salas virtuais.
Para trocar mensagens com segurança entre equipes remotas
Para proteger informações confidenciais de uma conversa no período de trabalho remoto, serviços populares de mensageria podem ser pouco eficientes. Aplicativos com níveis de segurança mais elevados são recomendados. A Dígitro Tecnologia, por exemplo, possui o UNA, tecnologia que agiliza a comunicação compartilhada entre colaboradores com mensagens criptografadas. Pode ser usado em smartphones Android, iOS e browsers. Pelo aplicativo, é possível enviar mensagens de voz, vídeo, texto e documentos, além de localização, sendo ideal para trabalho remoto. O administrador possui controle sobre o acesso às informações corporativas.
Para assinar contratos a distância
A BRy Tecnologia tem o BRy Cloud, um serviço para assinaturas digitais que pode ser usado para diferentes fins. É perfeito, por exemplo, para quem está trabalhando em home office e precisa que um cliente assine um contrato. Ele também armazena certificados digitais (espécie de CPF ou CNPJ eletrônico) em nuvem e permite que as assinaturas possam ser feitas por celular, tablet e smartphone, de qualquer lugar. As vantagens: segurança (os dados são criptografados), evita deslocamentos, reduz custos e tem validade jurídica (assinaturas com e sem certificado digital, de acordo com a legislação). A solução tem uma versão de teste gratuita com direito a dez créditos.
Para não perder tempo com os pagamentos
Em momentos de crise, todo ganho de tempo conta muito. As rotinas de pagamentos a fornecedores podem tomar ainda mais tempo quando a equipe está trabalhando separadamente – por isso, automatizar os processos internos pode ser uma boa alternativa. A Transfeera, startup open banking, oferece uma solução que automatiza toda a sequência de pagamentos das empresas a fornecedores, gerando economia a cada transferência realizada entre diferentes bancos e reduzindo os riscos e o esforço operacional envolvidos na atividade. Além disso, a fintech ainda possui uma solução de validação de contas bancárias, a plataforma recebe e verifica os dados bancários de fornecedores, assegurando que a transferência do pagamento quando for efetuada, seja feita com sucesso.
Para seguir com os processos seletivos
Algumas empresas não podem interromper processos seletivos porque buscam profissionais com qualificação específica, raros no mercado, ou porque usualmente já costumam ter rotatividade alta nos quadros. A plataforma da Recrutei permite mantê-los mesmo com o RH operando remoto. O software faz a gestão do recrutamento de ponta a ponta – desde a divulgação de vagas ao recebimento de currículos, marcação de entrevistas e triagem de candidatos. Por conta do isolamento das equipes, a Recrutei está disponibilizando acesso gratuito ao Recrutest (teste de perfil comportamental) e ao Recruvídeo (ferramenta de videoconferência para fazer entrevistas de emprego à distância) para 70 recrutadores.
Para acompanhar o clima organizacional
A Pulses é uma ferramenta voltada ao monitoramento do clima organizacional com medições contínuas, para apoiar líderes na gestão de pessoas. Como a plataforma é 100% online, é possível acompanhar o engajamento dos colaboradores mesmo com todos fora do escritório. Os módulos de performance da Pulses permitem realizar alinhamentos entre gestores e colaboradores a distância, para que planejem e priorizem as entregas da semana. O módulo de comunicados da ferramenta também ajuda a manter todos atualizados sobre informações importantes, que podem ser segmentadas por área ou disponibilizadas para a empresa inteira.
Para fazer treinamentos e orientar os colaboradores sobre o coronavírus
Para não deixar de realizar treinamentos com os colaboradores, ferramentas de educação corporativa a distância – como as do DOT digital group – são as melhores alternativas. Uma delas é o Pronto (aplicativo para microlearning, ideal para conteúdos curtos). Outra, o Question (sistema de perguntas e respostas múltiplas, para treinamentos rápidos e dinâmicos). Essas soluções também têm sido usadas pelas empresas para manter os colaboradores informados sobre o Covid-19. A Tivit, por exemplo, empresa de tecnologia e soluções digitais com atuação no Brasil e América Latina, com mais de 7 mil colaboradores, cancelou todos os cursos e atividades presenciais, focando 100% na capacitação online com as ferramentas do DOT.