Gestão

Com modelo inédito de adoção, Tribunal de Justiça de São Paulo migra para Office 365

TJSP contou com a atuação da Brasoftware para levar mais de 50 mil contas de funcionários para a plataforma em nuvem da Microsoft seguindo todas as etapas de adoção

Com intuito de modernizar seu parque tecnológico e otimizar processos internos, o Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP), considerado como o maior tribunal do mundo, com 2,6 mil magistrados com 360 desembargadores e 56 mil funcionários, – entre eles juízes, juízes auxiliares e juízes substitutos – em 319 comarcas do Estado, contou com a atuação da provedora de tecnologia e parceira da Microsoft, Brasoftware, para migrar as contas de mais de 50 mil colaboradores para a plataforma em nuvem da Microsoft, o Office 365.

Idealizado inicialmente para suprir demandas e otimizar processos, o projeto provou-se de suma importância devido às restrições que caixas de e-mails continham, além de limitar a produtividade de seus servidores e magistrados. Dessa forma, iniciado no final de 2018, e concluído em outubro de 2019, o projeto se dividiu em três frentes, sendo a primeira destinada à migração de dados e as demais ao processo de adoção das ferramentas da plataforma Office 365.

Idealizado inicialmente para suprir demandas e otimizar processos, o projeto provou-se de suma importância devido às restrições que caixas de e-mails continham, além de limitar a produtividade de seus servidores e magistrados 

Rodrigo Rick Vieira, Gerente de Serviços da Brasoftware, destaca que um dos pontos mais altos durante o projeto foi a agilidade na migração de dados. “Um dos nossos maiores desafios foi o prazo de apenas um mês e meio para transferirmos todas as contas para a plataforma Office 365, embora bastante desafiador, conseguimos cumpri-lo dentro da programação, assegurando também respaldar a equipe responsável pelos atendimentos de nível 1, isto é, via Helpdesk, até que a onda migratória fosse concluída”.

Já na segunda frente, a equipe da Brasoftware se focou em entender necessidades das áreas de negócio do TJSP, avaliando os perfis e disponibilizando para cada uma delas as funcionalidades que melhor atenderiam as suas necessidades no dia a dia, planejando qual seria o plano de governança adotado durante o processo. “Um dos pontos cruciais para o sucesso da adoção do Office 365, foi personalizar o discurso de forma direcionada por área de negócio do TJSP – garantindo que todos os profissionais teriam o mesmo nível de produtividade, integração e colaboração, independentemente do conhecimento que tinham sobre tecnologia”, diz Fernando Ornellas, Gerente de Adoção da Brasoftware.

Neste processo de adoção a empresa também realizou cerca de 69 workshops para que todos os colaboradores do tribunal pudessem ter um primeiro contato e usufruir de maneira mais precisa de cada uma das ferramentas implementadas.

Para a juíza assessora da presidência do TJSP, Dra. Paula Lopes Gomes, responsável por encabeçar o projeto, enquanto na fase de implantação a quantidade de usuários que seriam migrados era o fator de maior preocupação, o maior desafio na etapa de adoção era o de levar os workshops às suas regiões administrativas. “Nossa meta era o de também oferecermos os encontros à todas as suas 10 regiões administrativas de forma presencial. Como o TJSP é muito grande e está espalhado pelo Estado, nós contamos com o auxílio da Brasoftware, da Microsoft, da agência F1 e com nossas áreas de comunicação e tecnologia para nos auxiliar nesse processo e também para nos ajudar na elaboração dos conteúdos que seriam apresentados nesses workshops “, contou a juíza.

“Ao todo tivemos a participação de 7326 mil pessoas nos treinamentos que duravam cerca de 2 horas. Os workshops ocorreram presencialmente em todo o Estado de São Paulo e virtualmente via Microsoft Teams, com a finalidade de propagar conhecimento entre os funcionários do TJSP capacitando tanto aqueles que tinham licenças N1 quanto aqueles que possuíam licenças N3”, comenta o Coordenador de Sistemas Administrativos do TJSP, Amaro Kanashiro Andrade, que também destacou que dentre as modalidades, os funcionários, em sua maioria (83%), optaram por participar virtualmente. “Esse dado apenas aponta que os usuários hoje têm uma adesão maior aos novos meios de trabalho, àqueles que oferecem maior mobilidade e agilidade para conectar as pessoas à informação”, declarou.

A evolução tecnológica também avançou em segurança. “A plataforma Office 365 oferece ao TJSP ferramentas de proteção, controle e governança de dados, algo que é fundamental para as novas normativas LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)”, diz Fernanda Esteves, Gerente de Contas da Brasoftware.

Na terceira frente, a gestão de identidade dos usuários da plataforma Office 365 possibilitou realizar uma integração com as aplicações do TJSP e possibilitar a criação de usuários unificados, sem que seja preciso criar uma nova conta para cada aplicação utilizada.

A produtividade e colaboração alcançaram diversas áreas de negócio do TJSP. “O uso de serviços facilmente customizáveis, como o Microsoft PowerApps, Microsoft Flow, Sharepoint e Teams, contribuem continuamente para o avanço tecnológico e eficiência de trabalhos específicos, mesmo para usuários não adeptos a tecnologia”, diz Guilherme Taliba, Gerente de Tecnologia da Brasoftware.

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