Atlantica Hotels reduz em 40% os custos da área tributária com automação fiscal da Avalara

Dez mil notas fiscais recebidas em malotes e depois armazenadas ou devolvidas todos os meses para 100 hotéis espalhados pelo Brasil. Toda essa logística era realizada pela área tributária da Atlantica Hotels, maior administradora de rede hoteleira da América Latina, para garantir o compliance fiscal de todos os estabelecimentos. Ao automatizar este processo com a ajuda da Avalara, multinacional de automação fiscal em nuvem, a empresa passou a economizar mais de R$ 300 mil ao ano, uma redução equivalente a 40% dos custos da empresa com logística e armazenamento de transporte de documentos fiscais.
O departamento fiscal da administradora realiza a apuração de impostos e obrigações acessórias dos estabelecimentos de diversas bandeiras, entre elas, Radisson, Confort, Quality, eSuites, Go Inn. Antes de adotar a solução de automação fiscal da Avalara, todo o volume de documentos físicos e eletrônicos, XML e notas fiscais de serviço eram analisados, registrados manualmente em planilhas de Excel e armazenados fisicamente ou devolvidos, mão de obra que demandava um funcionário e quatro horas de trabalho diário.

“Obviamente, nossa equipe acabava fazendo uma análise superficial, já que não era possível verificar as oportunidades e lacunas existentes dentro da obrigação acessória”, explica o gerente fiscal da empresa, Richard Masson. “Além de trazer os resultados esperados em redução de custos financeiros e de mão de obra, a solução da Avalara garante o compliance fiscal com recolhimento do valor exato nas guias de pagamento para cada hotel nas datas estipuladas pela legislação”, diz.
A complexidade tributária brasileira traz enorme demanda para a área contábil das empresas, especialmente para a Atlantica, que se enquadra como uma Sociedade em Conta de Participações, em que cada hotel fica vinculado ao seu CNPJ. São inúmeras guias de pagamento DANFE e memórias de cálculo de todos os impostos, como PIS, COFINS, ICMS, ISS, entre outros, e qualquer desatenção humana pode trazer inconsistências que geram multas e juros. Diante deste cenário, Masson explica que a automação mudou a postura dos profissionais da equipe.
“Quando alguma inconsistência era detectada, precisávamos localizar o arquivo XML e utilizávamos o site da Secretaria da Fazenda para efetuar a validação”, explica o gerente. “Nós tínhamos uma postura reativa e passamos a ser proativos, uma vez que podemos fazer um checklist de todos os itens de forma intuitiva antes de enviarmos a obrigação acessória para o fisco, excluindo qualquer risco de extravios”, afirma Masson.
Alessandra Almeida, diretora geral da Avalara, completa: “Nossa plataforma na nuvem possibilita uma melhora significativa na governança e redução do risco fiscal, especialmente para uma empresa com a complexidade da Atlantica Hotels”, explica. “Auxiliar a maior rede administradora da América Latina nas operações de compliance fiscal é uma satisfação para a Avalara, que também trabalha para garantir sua liderança em automação fiscal no mercado nacional”, finaliza Almeida.
Serviço
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