Automação de processos: customização ou modelos pré-configurados?

Atualmente, organizações de todos os setores e portes enfrentam processos e tarefas burocráticas que, se realizados manualmente, podem ser demorados e propensos a erros. Esse cenário impõe inúmeros desafios, fazendo da automação uma tendência crescente e essencial. O ganho de produtividade que o BPM (Business Process Management) ou Gestão dos processos de Negócio, proporciona é indiscutível. Isso porque essa disciplina, técnica ou método estruturado agiliza as operações e aumenta a eficiência de uma empresa, partindo de um princípio básico e elementar: processos são a base de uma organização.

No entanto, existem barreiras que parecem contraditórias quando se trata de avançar com essa estratégia nas organizações. Alguns veem a automação como um processo demorado e custoso, tanto em termos de tempo quanto de investimento financeiro, ou então como uma necessidade e privilégio exclusivo de grandes empresas. Apesar de não ser verdade, essas percepções acabam inibindo muitos projetos potencialmente bem-sucedidos.

Além disso, algumas empresas desistem no meio do caminho ao perceber que os resultados não são imediatos. O pensamento comum de “se levará meses para automatizar, por que não continuar fazendo manualmente?” mostra uma mentalidade que precisa ser transformada.

A incorporação da automação no dia a dia exige um processo de entendimento, adaptação e configuração de soluções conforme as necessidades e fluxos organizacionais. Mesmo as ferramentas mais intuitivas demandam dedicação para serem configuradas e implementadas. Consultoria e curadoria de processos são essenciais para garantir que a automação seja implementada de forma eficaz e segura.

Embora o processo de automação exija dedicação inicial, os benefícios a longo prazo superam os desafios temporários. Em um cenário de equipes enxutas e muitas responsabilidades, a automação deve ser vista como um facilitador, não como um obstáculo. Não é uma questão de complexidade, mas sim do valioso tempo das pessoas envolvidas.

Os desenvolvedores de tecnologia têm um papel fundamental em simplificar e democratizar a automação. É vital que continuem buscando maneiras de torná-la mais acessível a todos, garantindo segurança e governança no processo.

Uma das principais estratégias para facilitar isso é o uso de soluções pré- configuradas, que incorporam o conhecimento e know-how de especialistas de outras implementações customizadas, mitigando desafios e tornando a transição mais suave e acessível. Tais soluções são especialmente úteis para empresas menores ou departamentos específicos que não têm uma equipe dedicada exclusivamente à automação e cobrem processos comuns a todas as organizações, como aprovações de despesas de viagem, reembolsos, gestão de férias e aprovação de contratos.

Essas ferramentas pré- configuradas, endossadas por especialistas, ajudam a evitar erros e garantem uma implementação mais suave e eficiente, incluindo em processos que seriam muito mais complexos manualmente, como a gestão de um canal de denúncia em empresas menores.

Embora não resolvam todos os problemas, elas abrem portas para a automação, permitindo que as empresas percebam os benefícios iniciais e liberem tempo para dedicar-se a processos que necessitam de maior refinamento. Isso cumpre o papel da tecnologia de simplificar e, como bônus, as empresas que adotam essa mentalidade colhem os frutos de maior produtividade e eficiência operacional, graças ao conhecimento adquirido em experiências anteriores. Ou seja, isso tudo demonstra que, ao contrário do que se costuma generalizar, nem sempre o customizado é a melhor opção.

Ao refletir sobre a escolha entre a customização e os modelos pré- configurados, cabe uma provocação: será que a insistência em soluções sob medida não estaria atrasando a inovação em vez de promovê-la?

Talvez a estratégia mais inteligente seja iniciar com processos pré- configurados para acelerar a Transformação Digital e colher os frutos imediatos da automação. À medida que a organização amadurece e compreende melhor suas necessidades específicas, pode então avançar para uma customização mais refinada, garantindo que o modelo ideal esteja fundamentado em experiência prática e sólida. Estamos prontos para essa abordagem híbrida que alia o melhor dos dois mundos e potencializa a eficiência organizacional? A resposta pode definir o ritmo da transformação na sua organização.

Por Rodrigo Resegue, sócio e diretor de tecnologia da Blue Service.