Desafios das empresas em relação à gestão de viagens corporativas em 2024

Com as viagens corporativas voltando a crescer ao longo de 2023, empresas e gestores se deparam com uma série de desafios que, mais do que nunca, exigem atenção estratégica. O aumento nos preços de passagens aéreas, hospedagens e transporte terrestre, associado à redução da oferta de mão de obra no setor turístico, continua a ser uma preocupação para boa parte das companhias. Além disso, a redefinição das prioridades dos trabalhadores, impulsionada pelas mudanças no ambiente de trabalho vivenciadas nos últimos anos, fez com que as organizações passassem a avaliar com mais atenção a necessidade e o propósito de cada viagem.

Para 2024, as empresas enfrentam a complexa missão de equilibrar custos, experiência do usuário e responsabilidade ambiental, buscando uma gestão mais eficiente e sustentável. Quais serão os principais desafios dos gestores de viagens corporativas ao longo do próximo ano?

Preços elevados
Um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas em 2023 no que diz respeito à gestão das viagens deve se manter em 2024: a alta nos preços de passagens aéreas, hospedagens em hotéis e até mesmo do transporte terrestre, como combustível e aluguel de carros. “Alguns impactos da pandemia ainda podem ser sentidos no setor do turismo, como o fato de que a oferta de mão de obra diminuiu ao longo de 2020 e do começo de 2021 – afinal, muita gente que trabalhava no setor precisou passar a se dedicar a outros setores da economia quando a demanda despencou”, explica Guilherme Rizzi, diretor de TMC da Paytrack, empresa de tecnologia especializada em despesas e viagens corporativas. “A própria inflação tem feito os preços aumentarem em diversos países, impactando tanto viagens nacionais quanto internacionais.”

Não à toa, 48% das companhias que participaram da pesquisa GBTA Business Travel Index Outlook, divulgada pela Global Business Travel Association em julho deste ano, afirmaram que a redução de custos das viagens estava sendo sua prioridade ao longo de 2023. Mas há motivos para otimismo: o Corporate Travel Study divulgado recentemente pela Deloitte indica que, até o final de 2024 ou início de 2025, o mercado de viagens corporativas deve estar plenamente recuperado globalmente, ajudando os preços a retornarem a um nível mais parecido com o pré-pandemia.

“Um dos principais fatores que aquecem o setor são os eventos presenciais, de que as pessoas sentiram muita falta ao longo da pandemia”, afirma Guilherme. A pesquisa da Deloitte aponta que, em 2022, a participação em eventos presenciais ficava em quinto lugar na lista de investimentos relacionados a viagens corporativas, mas saltou para a primeira posição em 2023.

Redefinição de prioridades
Como os colaboradores atuam impacta diretamente em como as pessoas e empresas enxergam as viagens corporativas – e a necessidade delas. Desde o início da pandemia, trabalhadores no mundo todo se acostumaram a ter mais flexibilidade no dia a dia, a realizar reuniões e encontros virtualmente, a valorizar o bem-estar e a saúde mental no ambiente corporativo; e tudo isso precisa ser levado em conta na hora de planejar a gestão de viagens.

“As companhias precisam entender por que cada viagem é necessária, e deixar isso claro para o colaborador”, diz Cibeli de Oliveira, gerente de Produto da Paytrack. “Como essa viagem beneficia a relação com o cliente? Como ela afeta os resultados da empresa?” Uma pesquisa recente da Accor indicou, por exemplo, que 25% dos entrevistados acham que há mais chances de conseguir fechar um negócio em um encontro presencial. “Mas é preciso até mesmo ir além disso, se perguntando como a viagem vai impactar o meio ambiente, por exemplo, ou o bem-estar do viajante em questão”, prossegue Cibeli. “O mercado vem falando muito sobre viagens com propósito, e nunca se deve perder esse propósito de vista ao planejar as viagens corporativas.”

Com a maior valorização do bem-estar do viajante corporativo, a Sabre Insights identificou duas tendências que cresceram ao longo de 2023: a priorização de viagens mais longas, durando cerca de três dias (o que otimiza o valor investido no deslocamento, mas também permite ao viajante mais tempo para cumprir todos os seus compromissos e às vezes até mesmo conhecer um novo lugar); e a antecipação do planejamento e das reservas de viagens (que, ao ser feitas com maior antecedência, permitem garantir voos em horários mais convenientes e até mesmo hospedagens mais confortáveis sem um aumento significativo nos custos).

Falta de Dados para análises e insights
Das empresas que participaram do GBTA Business Travel Index Outlook, 37% disseram ter dificuldades em gerar dados sobre as viagens corporativas, que sirvam para futuras análises e melhorias na gestão. E, como em qualquer outro processo interno, a coleta e avaliação de Dados a respeito da gestão de viagens é essencial. “Ao monitorar e analisar informações relativas a esse processo, as empresas podem identificar gargalos, ineficiências e áreas de melhoria. Por exemplo: é possível identificar a utilização de hotéis em regiões com menor estrutura de alimentação, o que acaba aumentando o volume de reembolsos de jantar; ou o uso de hotéis com menor custo mas não o melhor valor em relação à localização, aumentando o uso dos serviços de mobilidade”, exemplifica Guilherme Rizzi, da Paytrack. “Isso permite a implementação de melhorias contínuas e a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.”

A análise de Dados permite também a detecção precoce de potenciais problemas, possibilitando às empresas adotar medidas antes que os problemas se tornem crises. Uma forma de reunir essas informações é contar com a ajuda da tecnologia, adotando um sistema de gestão de viagens que inclua a coleta de Dados entre suas funcionalidades. Mas, claro, tão importante quanto obter os Dados é analisá-los com frequência, comparando os números com a realidade da empresa e avaliando como eles podem dar importantes indicações sobre melhorias a serem implementadas.

Experiência do usuário
Falando em sistemas de gestão de viagens, 49% das organizações que participaram do GBTA Business Travel Index Outlook indicaram ainda identificar problemas de experiência do usuário nas plataformas especializadas utilizadas. 47% reclamam que a gestão de alterações e cancelamentos, por exemplo, apresenta problemas; e 27% dizem que as ferramentas não têm uma experiência consistente entre dispositivos.

“Não adianta adotar um sistema que os colaboradores achem confuso ou pouco intuitivo”, comenta Cibeli de Oliveira, da Paytrack. “A interface deve ser acessível e prática tanto para acesso via computador ou em aplicativo para celular. As novas ferramentas de viagem precisam acompanhar a jornada de um viajante corporativo. Os recursos fundamentais para a organização de uma viagem devem estar disponíveis. É necessário ser tão simples organizar uma viagem a negócio como é fácil planejar uma viagem a lazer. E, claro, sistemas de gestão de viagens corporativas devem evoluir regularmente. Uma ferramenta complicada ou com poucas informações não será efetivamente utilizada pelo time, gerando ainda mais demandas de suporte e apoio para áreas específicas da companhia. Isto pode frustrar os colaboradores, que deveriam estar preocupados com o propósito da viagem e não com sua organização.”

Sustentabilidade
Empresas no mundo todo estão estabelecendo metas ESG e se comprometendo a reduzir suas pegadas de carbono. Nesse contexto, as viagens corporativas chamam atenção, pois ainda é difícil neutralizar as emissões geradas por uma viagem. Não à toa, fornecedores como companhias aéreas, grandes redes de hotéis e mesmo locadoras de carros têm tomado medidas que visam tornar suas próprias atividades mais sustentáveis – e que vão de adotar energia solar a se comprometer com a transparência de suas emissões de carbono, passando por medidas de economia de água e programas de reciclagem ou reutilização de resíduos.

Contratar fornecedores e parceiros alinhados com a cultura ESG é uma medida essencial para uma gestão mais sustentável das viagens corporativas, mas há outras práticas que podem e devem ser adotadas. “Priorizar voos diretos, sem escalas, por exemplo; e também hotéis próximos aos locais de destino: quanto mais próxima a hospedagem for do destino final, menor a pegada de carbono. Da mesma forma, nos deslocamentos terrestres, sempre que possível, é recomendável escolher aqueles menos poluentes, como transporte público e veículos híbridos”, lista Guilherme Rizzi, da Paytrack.

“Outras práticas importantes são apoiar restaurantes e vendedores locais; adotar aplicativos de viagens, que eliminam a geração de vouchers impressos; e implementar processos de neutralização da pegada de carbono gerada pelas viagens dos colaboradores”, completa Guilherme. “É bem importante gerar uma mudança de cultura dentro da empresa a respeito da importância da agenda ESG. Hoje, as viagens sustentáveis ainda podem ter um custo imediato maior; e, sem uma percepção clara da relevância das práticas ESG, pode ser difícil convencer os decisores a respeito dos ganhos a longo prazo.”

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