Como automatizar o departamento fiscal em grandes empresas

A tecnologia é necessária ao trabalho em importantes frentes, como é o caso da gestão de entregas das obrigações acessórias e o atendimento aos requisitos de governança e Compliance.

Difundida no mercado ao longo dos anos, a automatização é um conceito que deixa de fazer parte dos planos futuros das empresas, tornando-se uma realidade atual e que demanda atenção por parte dos gestores. Com isso, negócios que contam com processos automatizados saem ganhando em diferentes vertentes, como é o caso de otimização do tempo investido em tarefas repetitivas, mitigação de riscos causados por operações inteiramente pautadas na figura humana, bem como assertividade e potencialização dos resultados.

Indo além, as inovações tecnológicas emergem com o objetivo de trazer cada vez mais eficiência aos serviços disponibilizados pelas empresas, sobretudo no que diz respeito a soluções que agreguem valor ao cliente. Para se ter uma ideia, segundo dados divulgados pela International Data Corporation (IDC), é possível prever um crescimento anual de 15,5% no investimento em Transformação Digital até 2023. A pesquisa apontou, ainda, que 45% das atividades em big companies (grandes corporações) serão automatizadas já em 2022.

Diante deste contexto, a hiperautomação se destaca justamente por unir ferramentas tecnológicas diversas em prol dos negócios. A RPA (Automação Robótica de Processos) e a Inteligência Artificial mostram-se fundamentais para manter a competitividade no mercado atual, resultando em melhores decisões tomadas no negócio, além de eliminar tarefas manuais e burocráticas. Para 2023, ainda de acordo com o IDC, a estimativa é de que 70% das empresas terão acelerado o uso de tecnologias.

Sob a ótica do departamento fiscal, o cenário não é diferente. Pensando nas grandes empresas, manter a conformidade em um dos cenários tributários mais complexos do mundo, automatizar as atividades operacionais e investir tempo em atividades estratégicas, que demandam o potencial humano para serem executadas, são fatores essenciais. Eles permitem estar de acordo com a legislação brasileira e em conformidade com as alterações que acontecem diariamente.

Integração e automação
Para estabelecer um bom processo de Compliance fiscal, realizar a integração com outros sistemas que façam parte da estrutura operacional da organização é fundamental. Rotinas fiscais e contábeis estão entre as principais atividades que demandam apoio tecnológico.

Inclusive, esses assuntos se encaixam na categoria de urgência, uma vez que pequenos erros podem comprometer a empresa como um todo e resultar em erros, multas ou até mesmo danos irreversíveis à imagem corporativa. Neste sentido, contar com a automatização é necessário para que a tecnologia auxilie em importantes frentes, como é o caso da gestão de entregas das obrigações acessórias e governança.

Escrituração Fiscal Digital (EFD), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), Sped Fiscal, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) são termos que fazem parte deste universo e podem trazer muitas dores de cabeça às empresas que deixam para realizar essa rotina manualmente. Na prática, investir tempo neste pilar não é tão estratégico, tendo em vista que a tecnologia se mostra mais assertiva, resolvendo tarefas diversas em um intervalo menor.

Software especializado
Para as big companies, a automatização certamente é uma estratégia fundamental. Tendo em vista este porte empresarial, equipes sobrecarregadas, com vários empecilhos para cumprir os prazos existentes, são comuns quando não se tem o apoio tecnológico.

O primeiro passo para automatizar o departamento fiscal em grandes corporações é buscar uma solução específica para este pilar, por meio de uma tecnologia desenvolvida por especialistas em tributação, que esteja de acordo com a legislação e que possa ser integrada a outros sistemas utilizados pela empresa. Nessa etapa, é fundamental escolher o fornecedor que consiga suprir essa demanda de forma abrangente, resolvendo, de fato, aspectos da rotina fiscal e contábil.

Ao implementar a solução que mais se adeque às operações de uma grande organização, manter o Compliance em dia passa a ser uma tarefa menos morosa e mais segura, deixando que a tecnologia resolva questões rotineiras e se mantenha alinhada às alterações legislativas. Em suma, não será necessária a intervenção humana em demandas burocráticas, possibilitando que a empresa eleve sua produtividade e resultados.

Por Guilherme Pellegrini, gerente de operações da Questor.