Vantagens do uso de soluções digitais na otimização de processos e validação de documentos

Em um mundo conectado onde a tecnologia avança rapidamente em todos os segmentos da sociedade, a relação entre empresas e seus stakeholders tem passado por uma constante transformação. A pandemia trouxe a necessidade das organizações se adaptarem a um modelo híbrido de trabalho (remoto e presencial) com investimentos em soluções digitais para uma interação eficiente e a otimização de processos internos e externos. Por isso, a utilização de ferramentas digitais no momento da contratação é o ponto de partida para derrubar a resistência à digitalização e contribuir para a evolução das corporações, em tempos de uma incessante busca por agilidade e segurança em toda a operação.

De acordo com Michael Bernstein, co-fundador e Chief Technology Officer (CTO) da Clicksign, referência em tecnologia de assinaturas eletrônicas e digitais, a Transformação Digital dentro das empresas com o uso de soluções que otimizam processos, passa primeiro por uma mudança na cultura organizacional. “A maior parte das empresas não estavam preparadas para interagir com os seus colaboradores de maneira remota, assim como a maioria dos fluxos e processos ainda seguiam um modelo muito burocrático. Por isso, antes mesmo da implantação de soluções na Nuvem para a otimização de processos que validam documentos feitos digitalmente, por exemplo, é necessário uma mudança na cultura interna que começa no momento da contratação. Só assim, a adaptação para um modelo híbrido com o apoio da tecnologia será eficiente”, explica.

Segundo o relatório Deep Digital Journey publicado pela LLYC no ano passado, que ouviu mais de 200 executivos de grandes organizações em 12 países, cerca de 56,2% das companhias ainda se encontram em estágios iniciais de transformação digital e só 10,8% atingiram um nível mais alto. Já um estudo da Flipping The Odds of Digital Transformation, do Boston Consulting Group (BCG), apontou que somente 23% das empresas brasileiras conseguiram atingir os seus objetivos de digitalização em 2021.

Em março deste ano, por exemplo, o Poder Judiciário passou a receber somente processos eletrônicos e aqueles físicos já existentes, irão ser digitalizados, como parte do disposto na Resolução n. 420 de 29 de setembro de 2021, publicada pelo Conselho Nacional de Justiça (“Resolução n. 420/21”).

Mesmo com toda essa transição digital e mudanças na cultura organizacional, ainda há muitas dúvidas sobre quais são os benefícios dessas soluções digitais para realmente impactar e otimizar os negócios como um todo. Dessa forma, Bernstein elenca em quatro tópicos, o porquê as empresas devem apostar nestas tecnologias já no momento da contratação dos seus funcionários.

São eles:

Agilidade e economia
Na contratação de colaboradores, onde temos um formato híbrido de trabalho e pouco tempo hábil para assinatura de contratos de admissão, fazê-los e assiná-los de forma digital é mais prático e rápido. Além disso, você tem nas assinaturas digitais e eletrônicas um processo bem menos oneroso, sem gastos de impressão, papel, transporte e logística, tanto para o funcionário quanto para a empresa.

Armazenamento seguro
Por estar na Nuvem, o documento pode ser acessado a qualquer momento e não há riscos de avarias ou perdas, como no físico e, ainda, ao apresentar contratos com algum tipo de dano, você fica passível a multas por má preservação. Outro ponto importante, é o espaço para esse armazenamento, papéis e mais papéis empilhados em armários nos escritórios?

Segurança de dados
Para ter a segurança e sigilo dos dados gerados nos documentos, são adotados procedimentos para criptografar as informações armazenadas no S3 da Amazon (sistema da Amazon que fornece armazenamento de objetos por meio de uma interface de serviço da web) e as bases de dados são criptografadas, a criptografia é programada no S3, antes mesmo das informações serem salvas.

Agilidade para geração de negócios
O tempo gasto com o trâmite de assinaturas, validações de contratos e documentos não existe mais, assim, a empresa pode focar em novos acordos e negócios, gerando mais receita e menos estresses com toda a dinâmica que envolve essa gestão de documentos físicos.