Transformação Digital: é possível abandonar o papel

Tudo que aconteceu no mundo nos dois últimos anos fez algo que era muito comentado – a Transformação Digital – se transformar numa necessidade premente. Mas o quanto realmente as organizações estão preparadas e dispostas a encarar essa mudança?

De um lado, é certo apontar que na maior parte das empresas os colaboradores já fazem uso de dispositivos móveis (seus ou disponibilizados pela companhia) em seu dia a dia de trabalho, resultando num declínio do uso constante de papel. Mas a realidade é que ambientes de trabalho realmente paperless ainda são um sonho distante para a maioria. E não há Transformação Digital sustentável onde a fisicalidade ainda impera.

É interessante pensar nisso porque não se trata de não termos tecnologia para abolir o uso de papel. O fato concreto é que não queremos nos livrar do papel. Dados de uma pesquisa realizada pela empresa Quocirca, que entrevistou executivos de 200 organizações nos Estados Unidos, Reino Unido, França e Alemanha, mostram que 27% dos processos empresariais são baseados em papel. As principais razões citadas para isso foram: assinaturas físicas (55%), exigência dos clientes/fornecedores (48%) e, mais notavelmente, que os funcionários preferem papel (41%).

Ou seja, é nítido que há uma resistência real à mudança, que vem do hábito das pessoas em lidar com documentos físicos. E mesmo com dados mostrando que cópias em papel são inibidores de eficiência e crescimento, grande parte dos colaboradores das empresas continuam usando papel – simplesmente porque é assim que sempre fizeram.

O valor dos dados
As empresas estão abarrotadas de dados. Todos os dias, elas se deparam com enormes quantidades de informações que entram e saem de suas organizações de diversas fontes. Controlar de maneira efetiva esses fluxos tornou-se um verdadeiro diferencial competitivo. É preciso, portanto, de uma estratégia de gestão de informações.

E nesse contexto, a digitalização faz ainda mais sentido, porque os documentos impressos têm suas limitações: precisam ser transferidos fisicamente, exigem espaço para armazenamento, desaceleram a transformação de negócios e podem ser perdidos. Além disso, exceto quando documentos impressos são digitalizados, diferentemente de arquivos de cópia digital, os dados neles contidos não podem ser usados em fluxos de trabalho digitais ou acessados a partir de um sistema de armazenamento comum.

Isso é reconhecido por mais de dois terços (69%) dos líderes de automação de processos de negócios entrevistados pela Quocirca, os quais disseram que a digitalização de documentos é muito importante para sua estratégia de gestão de informações.

Mas, ainda que saibam da necessidade, o mesmo estudo indica que menos da metade das organizações participantes (44%) implementaram políticas para gerenciar informações digitais e impressas.

As dificuldades
62% das empresas entrevistadas pela Quocirca afirmaram que a complexidade é a principal barreira para implementar as tecnologias de captura de documentos. A integração de sistemas, com scanners e softwares, à primeira vista, pode parecer realmente muito difícil.

Entretanto, o mercado já conta com soluções que aprimoram os processos, resultando em um fluxo contínuo e simplificado de informações e trabalho e também em dados mais confiáveis. É o caso, por exemplo de tecnologias que oferecem o ajuste certo para cada empresa. O foco está em determinar o volume de digitalização e as necessidades de fluxo de trabalho. A partir disso, dá-se suporte para equipes e locais distribuídos com soluções baseadas na web, scanners móveis e aplicativos de captura.

À medida em que mais organizações implementam estratégias de Transformação Digital, levando seus fluxos desatualizados e baseados em papel para o fluxo digital, elas conseguem aumentar sua produtividade, aprimorar a experiência para o cliente e, em última análise, impulsionar o crescimento de receitas.

A Transformação Digital é a chave para aumento de produtividade, ideias de negócios mais geniais, crescimento acelerado e uma margem de concorrência sustentável.

Por Oscar Rodríguez, é diretor comercial da Kodak Alaris no Brasil.