Como as empresas podem se preparar financeiramente para a volta dos eventos corporativos

Os eventos corporativos, assim como as viagens a trabalho, foram muito prejudicados desde o início da pandemia do coronavírus. O setor de eventos, que segundo a União Brasileira de Feiras e Eventos de Negócios (Ubrafe) movimentou mais de 2 mil eventos em 52 áreas da economia no Brasil, teve redução drástica. Já o setor de turismo, segundo o Ministério do Turismo, calcula que foi o segundo mais afetado pela pandemia. Dados apresentados mostram que o volume de viagens a negócios despencou mais de 90% no segundo trimestre de 2020, no início da crise.

Com o avanço da vacinação e a volta das atividades, os eventos sociais, museus e feiras corporativas foram liberados para o público em São Paulo, seguindo todos os protocolos sanitários, no mês de Agosto. O Secretário Nacional de Desenvolvimento e Competitividade do Turismo do Ministério do Turismo, William França, disse que “O “olho no olho” é muito mais positivo. O comportamento da realização de um negócio não vai deixar de existir”, mas explicou que o processo de retomada total se estenderá, pelo menos, nos próximos dois anos, e que, mesmo depois disso, os eventos devem se preparar para uma nova realidade.

Acredito então, que por mais que o cenário online tenha surgido com uma alternativa para a realização de eventos, o presencial não perderá forças e ainda ocorrerá de maneira mais intensa. Isso porque no ambiente virtual, o networking fica comprometido e a grande vantagem dos eventos corporativos é justamente essa. Mas para que essa volta aconteça de forma eficaz e não prejudique financeiramente as empresas, já que esses gastos ficaram fora do orçamento durante dois anos e o dinheiro destinado a isso foi utilizado para outros fins, é necessário que haja muita organização. Afinal, é preciso ter um controle minucioso sobre os custos e uma verba para esse tipo de atividade. Como é um cenário de incerteza, a transparência e uma boa gestão são os principais aliados do departamento financeiro das companhias.

Para aqueles que irão realizar o evento, os principais gastos ficam a cargo do aluguel do espaço, com infraestrutura – principalmente de segurança (como termômetros e testes de covid-19), contratação de fornecedores e uma reserva de emergência, destinada a qualquer imprevisto. Este último é o que tem ganhado destaque nesse momento. Já os três primeiros irão servir para determinar a precificação do ingresso.

O controle desses gastos acontece sempre no momento de cotação e negociação. Hoje, o número de participantes é muito importante para a definição do orçamento do evento, afinal isso pode mudar a qualquer instante. Com esses dados em mãos, é essencial ter um local de prestação de contas, que seja transparente, intuitivo e acessível a todos os envolvidos na realização para manter tudo bem gerenciado.

O uso de sistemas e tecnologias de ponta ajudam a descentralizar as informações. Isso porque eles permitem que mais de uma pessoa consiga adquirir os itens necessários para o evento e prestar contas de forma mais segura, seja por reembolso ou pelo custeio direto da conta da empresa com os cartões corporativos. A segurança se dá pelas alçadas de aprovação e conferência de políticas, já a transparência fica a cargo da alocação de despesas por centro de custos e a visão em tempo real de todos os gastos da companhia.

Além disso, contar com patrocinadores também é uma das melhores formas de diminuir o orçamento do evento e lidar com possíveis prejuízos. Para quem vai patrocinar, o controle é mais fácil, já que se trata de cotas fixas. Assim ele deve olhar o valor da cota versus o potencial de retorno desse evento, e então, a partir dessa projeção, decidir pelo patrocínio ou não.

Por fim, vale ressaltar que a retomada das atividades na economia como um todo, está a pleno vapor. Mesmo assim, a tecnologia se manterá essencial para o funcionamento das companhias, servindo como aliada em ambientes híbridos ou totalmente físicos. Com ela, é possível proporcionar uma boa experiência aos colaboradores e para aqueles que visitarão o evento, trazendo um ambiente moderno e diferente. Então é cada vez mais importante estar preparado para o que está por vir no setor de turismo e ambiente corporativo.

Por Thiago Campaz, CEO e co-fundador do VExpenses.