Qual é a importância da assinatura digital para as empresas?

O tempo é fundamental para os negócios. Infelizmente, empresas que ainda não adotaram práticas como assinar documentos digitalmente perdem muito tempo manipulando, armazenando e assinando documentos. Há também processos como gerenciar documentos ou contratos assinados de forma manual, que ocupam espaço e demandas.

A ineficiência envolvida na assinatura tradicional de documentos em papel pode ser facilmente nociva para o sucesso das empresas. As assinaturas digitais, por outro lado, são grandes aliadas da otimização do tempo. Isso porque todo o processo será conduzido com etapas automatizadas e ágeis.

Dessa forma, há excelentes motivos para que organizações evitem o papel, adotando a assinatura digital como meio oficial.

Para começar, os documentos comerciais são confidenciais e devem ser mantidos em segurança o tempo todo. Infelizmente, hackers e estelionatários estão sempre de olho em brechas que podem ser usadas para aplicarem seus golpes.

Ajudando a minimizar esses riscos, a assinatura digital permite que os documentos sejam assinados de forma segura e descomplicada. O uso de trilhas de auditoria e criptografia digital reduz os riscos de seus documentos serem alterados. Também assegura que eles acabem interceptados, perdidos, extraviados, ou, mesmo, destruídos em atos de má-fé.

Além disso, assinar documentos digitalmente é algo conveniente. Isso porque permite que o atendimento ao cliente e o relacionamento com outras partes ocorram de maneira mais eficiente.

E mais: essa alternativa evita a papelada problemática para a organização e os fluxos de trabalho, sendo facilmente gerenciável. Assim, é muito simples e ágil, por exemplo, visualizar todos os documentos enviados.

A assinatura digital fornece muito mais segurança. Isso porque ela garante a origem, identidade e integridade do documento. Assinar documento digitalmente tem o benefício de segurança, protegendo que os dados emanaram do signatário sem adulteração em trânsito.

Além de ajudar na proteção, as assinaturas digitais não impedem a eficácia dos fluxos de trabalho de documentos online. Na verdade, quando comparados aos processos em papel, contribuem para melhorar a gestão de documentos e informações.

Outras vantagens de assinar documento digitalmente incluem:
Melhor gestão do tempo
Não é mais preciso aguardar um gestor ausente para obter sua assinatura. As assinaturas digitais garantem que as empresas economizem em custos e tempo com documentos e contratos assinados com o clique de um botão. Isso é especialmente benéfico quando uma das partes está em uma localização distante.

Há soluções que vão mais além. O iGree, por exemplo, permite também a configuração de assinaturas automáticas. Tal funcionalidade pode otimizar muito o tempo, especialmente quando uma pessoa específica da empresa é sempre necessária para determinado processo — como, por exemplo, um diretor da sua organização que já está de acordo com o contrato em questão.

Redução de custos
Muitas empresas também observam redução de custos significativa, com pouca ou nenhuma despesa com tinta, papel, impressão, reconhecimento de firma, digitalização, frete/entrega do documento, entre outras.

Eficiência do fluxo de trabalho
Com menos morosidade e atrasos, as assinaturas digitais garantem melhor eficiência no fluxo de trabalho.

Muitos recursos de assinaturas digitais ajudam a acelerar os fluxos de trabalho. Por exemplo, as notificações por e-mail contribuem para lembrar a outra parte de assinar documento digitalmente, enquanto o rastreamento do status ajuda a saber em que estágio o documento se encontra.

Melhor experiência do cliente
As assinaturas digitais oferecem a conveniência de assinar documentos importantes onde quer que um cliente ou pessoa interessada esteja. Os vendedores não precisam esperar que o cliente vá ao banco ou escritório, por exemplo. Nem o cliente precisa perder tempo com esse tipo de deslocamento.

Assim, o cliente ganha a liberdade de estar em qualquer lugar e fazer negócios com a empresa de forma mais simplificada.

Segurança aprimorada
Quando se trata de assinaturas, autenticidade e segurança são prioridades. E as assinaturas digitais, entre outras coisas, reduzem o risco de duplicação ou alteração do próprio documento, e garantem que as assinaturas sejam verificadas, autênticas e legítimas.

Mais sustentabilidade
Assinar documentos digitalmente pode ser uma iniciativa do programa ambiental das empresas. À medida que as organizações se tornam mais conscientes de seu papel na sustentabilidade, as assinaturas digitais se mostram como verdadeiras aliadas para reduzir o impacto em termos de consumo de papel, tinta, emissão de gás carbônico com o trânsito dos documentos, entre outros ganhos.

Eficiência empresarial
Os custos envolvidos na integração de assinaturas digitais nos processos de trabalho são relativamente pequenos, em comparação com seus benefícios potenciais. Com um tempo de resposta de contrato mais rápido e tempo de fluxo de trabalho reduzido, as assinaturas digitais oferecem contribuição para maior eficiência empresarial.

Mas você deve estar se perguntando, afinal, o que difere a assinatura digital da eletrônica?
As assinaturas eletrônicas são um conjunto de soluções que usam um processo eletrônico para aprovar um documento ou transação que requer uma assinatura. No entanto, há uma variedade de assinaturas eletrônicas disponíveis. E uma dessas tecnologias de assinatura eletrônica é, justamente, a assinatura digital, que é o tipo mais seguro disponível atualmente.

Ao criptografar a ligação da assinatura ao documento, as assinaturas digitais usam certificados de uma instituição confiável para garantir a autenticidade da identidade e a integridade do documento.

Outros tipos de assinatura eletrônica menos seguros podem contar com métodos de autenticação eletrônica comuns — tais como um endereço de e-mail, um nome de usuário/ID corporativo ou um número de telefone/PIN para verificar a identidade do signatário.

Dessa maneira, a assinatura digital cria uma espécie de impressão digital única para um indivíduo ou entidade. Além disso, ela é utilizada para identificar usuários e proteger as informações em mensagens ou documentos digitais e garantem que não ocorra distorção durante o trânsito entre o assinante e o receptor do documento.

Em resumo: as assinaturas digitais são significativamente mais confiáveis e seguras do que outras formas de assinaturas eletrônicas.

Por Fabiano Falvo, head de Produto da Neo.