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Cinco dicas para engajar a utilização do portal de Service Desk

Centralizar as operações de Service Desk é uma estratégia adequada para promover a satisfação dos usuários, ganhar produtividade e aumentar a eficiência. Com a implementação do portal, as informações sobre cada chamado são mais completas e os processos são automatizados, o que possibilita tomar melhores decisões estratégicas. Uma empresa com processos eficientes oferece o melhor atendimento para seus clientes, experiências diferenciadas, e gera mais oportunidades de vendas.
Um portal de Service Desk de maneira geral auxilia o time de atendimento a definir, acompanhar e ter o controle de todos os serviços, durante o período no qual o chamado está ativo ou já tenha sido resolvido. Desta forma, pode-se mostrar com facilidade o retorno dos investimentos realizados, o tão almejado ROI, tomando como parâmetro o que foi definido durante a criação do projeto.
Permitir o acesso responsivo em dispositivos móveis também é um aspecto fundamental para o sucesso destas operações, pois não é necessário ocupar a memória do celular dos usuários com o download de um aplicativo adicional, além de que existem atualmente 234 milhões de celulares ativos no País, contra 190 milhões de computadores, notebooks e tablets, segundo levantamento da Fundação Getúlio Vargas de São Paulo (FGV-SP) realizado este ano
Desta forma, seguem algumas dicas valiosas para engajar os colaboradores a utilizarem o portal:
1 – Aposte em um portal amigável e intuitivo para desktop e dispositivos móveis
Um portal de fácil manuseio oferece a possibilidade de o solicitante realizar buscas sobre seus problemas e encontrar com facilidade soluções rápidas para as questões simples, além de ter acesso a canais de contato eficientes quando uma questão for mais complexa e exigir a ajuda de um profissional do Service Desk.
2 – Crie uma interface simples, ágil e que não tome muito tempo, isso melhora a experiência do usuário
Quanto mais simples for o portal de atendimento de Service Desk, seja na versão mobile ou desktop, maior facilidade para os usuários, o que trará experiências satisfatórias e aumentará o engajamento, eliminando outros tipos de contato, possibilitando o acompanhamento desse serviço e como consequência, promovendo a gestão dessa área, além de eliminar a sobreposição de tarefas e gerar otimização de recursos.
3– Atendimento prioritário às questões enviadas pelo portal
Muitas solicitações são abertas por meio do portal, mas inúmeras outras ocorrem de outras formas. As pessoas estão acostumadas com um processo tradicional e por isso, podem realizar os chamados por meio de e-mail, mensagem de celular ou WhatsApp, ligação telefônica ou ainda por meio da famosa passadinha na mesa para falar do problema diretamente. Quando as solicitações do portal são priorizadas, os colaboradores vão perceber que este é o meio mais eficiente e ágil, desta forma, irão preferi-lo.
4– Campanhas de incentivo ao uso do portal
As recompensas são recursos valiosos para engajar funcionários e elas não precisam ser necessariamente financeiras. Folgas, pontos em avaliações e brindes podem incentivar e encorajar toda equipe a voltar-se para o portal ao realizar uma solicitação para o Service Desk.
5 – Integração com ferramentas de mercado
A conexão com softwares como ERP, BI, CRM, entre outros permite melhores desempenhos da área e com isso, o valor da solução fica ainda mais evidente para a gestão e outros departamentos dentro da companhia.
Com o portal de Service Desk bem implementado, o atendimento gera satisfação e engajamento de uso, o que irá refletir nos resultados financeiros, ao impedir paradas desnecessárias das operações e ainda otimizar o suporte ao colaborador, que por sua vez poderá atender melhor o cliente, gerando um ciclo virtuoso de satisfação e incremento de receita.
Por Caio Vicente, diretor Comercial da TOPdesk

BI

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diretor Comercial da TOPdesk

ERP

interface simples

Por Caio Vicente

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