Aprenda como fazer a gestão de vale-transporte na empresa

As empresas devem ter atenção ao cumprimento da legislação trabalhista para garantir um ambiente adequado aos colaboradores e evitar ações judiciais. Entre os cuidados que precisam ser adotados está a aplicação de boas práticas de gestão de vale-transporte. E, como todo início de ano, é importante ficar atento nos reajustes de valores das passagens para gerenciar melhor os benefícios de todos os funcionários.
Esse é um direito garantido aos trabalhadores que usam serviços de transporte público para ir ao trabalho e retornar para a sua casa. Porém, ao implementar o benefício, muitos gestores ficam com dúvida sobre as regras que devem ser observadas e como manter um bom controle dos vales concedidos.
Confira abaixo as principais dicas sobre esse direito e como fazer uma gestão sem erros.
Calculando o número de vales por funcionário:
Ao solicitar o benefício, o trabalhador deve passar as informações sobre o seu endereço residencial e os meios de transporte usados no trajeto, para que empresa saiba quantos vales são necessários em cada trecho.
Depois, a empresa deve fazer o cálculo mensal, considerando os dias em que há expediente. Por exemplo, se o trabalhador utiliza 4 vales por dia no trajeto de ida e volta e o mês terá 25 dias úteis, ele receberá 100 vales.
No entanto, os dias em que o empregado não comparecer ao trabalho podem ser descontados, mesmo quando isso decorrer de motivo justificado, como férias, licenças ou doenças.
Calcule corretamente o desconto salarial
Parte dos erros na gestão de vale-transporte acontece no momento de calcular os descontos. De acordo com a lei, é possível descontar até 6% do salário do trabalhador para quitar o benefício, cabendo à empresa pagar o valor remanescente.
Contudo, é preciso lembrar que o desconto é feito apenas sobre o salário fixo, sem a incidência de bônus, comissões e outros adicionais. Caso o valor total seja superior a 6% da remuneração do trabalhador, a retenção deve se limitar ao que foi efetivamente gasto com o benefício.
O vale-transporte não é uma verba salarial, portanto, não é considerado para calcular a contribuição do INSS ou o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Ele também não configura um rendimento tributário, então não incide no cálculo do Imposto de Renda.
Oriente os trabalhadores sobre a legislação
Muitas vezes, os trabalhadores não conhecem as regras sobre o vale-transporte. Por isso, é importante que a empresa tome medidas de conscientização para que eles compreendam quais são os seus direitos e os limites impostos pela lei.
Quem tem direito
O primeiro ponto é que todo colaborador tem o direito a solicitar o benefício, entretanto caso ele não use o benefício de forma integral, a empresa não tem a obrigação de dar uma carga cheia no próximo mês. Somente completar no mês posterior e caso ele não use o benefício a empresa não é obrigada dar o vale, visto que o colaborador ainda possui seu saldo.
Forma de pagamento
O pagamento é feito com a entrega dos vales ou recarga do cartão de transporte, pois a legislação veda a quitação em dinheiro. Isso só pode acontecer mediante previsão em cláusula de acordo coletivo ou no caso dos trabalhadores domésticos.
Além disso, essa prática pode ser adotada em caso de força maior, diante da falta de estoque dos vales com os fornecedores.
Possibilidade de venda
Alguns trabalhadores solicitam o recebimento de vale-transporte mesmo que não vão utilizá-los, com o objetivo de revendê-los. No entanto, essa prática é ilegal e considerada uma falta grave por ato de improbidade, permitindo que a empresa encerre o contrato por justa causa.
Assim, é fundamental conscientizar os funcionários sobre essas normas para que eles não cometam irregularidades.
Conte com processos bem definidos
O próximo passo é organizar os processos relacionados à aquisição e entrega de vale-transporte aos funcionários, incluindo a coleta de informações dos empregados que precisam do benefício ou das declarações que não utilizam os serviços públicos e não têm direito aos vales.
Com base nisso, é possível criar cadastros individuais com os dados que serão considerados a cada mês no cálculo de vales.
Entenda os benefícios de uma boa gestão de vale-transporte
Compreender as vantagens que a gestão de vale-transporte proporciona é fundamental para traçar as melhores estratégias e conscientizar toda a equipe sobre a necessidade de seguir os processos determinados. Confira quais são elas:
Garantia de atendimento à legislação
Sem dúvidas, a principal vantagem é a garantia do cumprimento das leis trabalhistas. Os erros nos pagamentos das verbas salariais são prejudiciais ao empregado e podem gerar problemas para a empresa, como multas em caso de fiscalização dos órgãos responsáveis ou condenações em processos trabalhistas.
Redução de riscos e de custos
Ao garantir o cumprimento da lei, a empresa reduz os riscos de ações trabalhistas e, consequentemente, os custos do negócio. Afinal, os processos judiciais geram despesas com pagamentos processuais e honorários, além das verbas devidas ao trabalhador.
A otimização da rotina de gestão de vale-transporte também evita os erros no RH, que resultam em retrabalhos e trazem impactos negativos para a produtividade dos colaboradores do setor.
Facilidade no controle de vales
Com a definição dos processos, fica mais fácil implementar ferramentas de controle para fazer o cálculo do benefício, acompanhar a entrega de vales e os descontos salariais realizados, agilizando toda a rotina do RH.
Somente assim a empresa terá condições de acompanhar a não utilização dos vales pelos trabalhadores para exigir a sua devolução, deduzir o valor no benefício do mês seguinte ou proceder o desconto salarial da verba sem erros.
Conte com um software para a gestão de benefícios
A rotina de gestão de vale-transporte exige o cumprimento de várias tarefas e a observância de diversos pontos da legislação. Portanto, é fundamental que a empresa conte com ferramentas para facilitar esse controle.
Aqui, uma ótima dica é contar com um software para a gestão de benefícios, que tenha funcionalidades para consultar o saldo, verificar os valores necessários e simplificar o processo de aquisição de novos vales. Com a automatização do processo, a empresa reduz os erros no cálculo e no controle do benefício, proporciona mais agilidade aos processos e aumenta a produtividade do RH.
Por Marcelo Furtado, fundador e CEO da Convenia