Riscos e sustentabilidade no processo de compras: o que as empresas devem saber sobre seus fornecedores

Vivemos em uma época em que novas demandas são instituídas pela sociedade. Não basta foco financeiro. As empresas são exigidas a terem compromissos com causas sociais, sustentabilidade, diversidade e com a ética nos negócios. O mesmo vale para os fornecedores e para o processo de compras.
Toda organização que contrata insumos, recursos ou serviços se relaciona com algum tipo de fornecedor. Entender como estes terceiros estão alinhados a este novo cenário é fundamental. Afinal, nenhuma empresa quer o seu nome e imagem impactados por uma má gestão de seus parceiros. Mas por onde começar a verificação de riscos no processo de compra?
Um ponto de partida é listar as principais categorias de fornecimento com os riscos associados, estruturando uma matriz. Com base nisso, deve-se estabelecer um plano de auditoria, que pode ser realizado internamente ou com o suporte de consultorias especializadas. Uma maneira de otimizar esse processo é realizar algumas das etapas de forma remota, como as que envolvem as análises documentais.
As principais referências de mercado e regulações analisam a cadeia de fornecimento das empresas sob os aspectos sociais, ambientais, trabalhistas. Além destes, há uma crescente demanda em relação à segurança da informação — visto os inúmeros incidentes em termos de vazamento de dados. E, também, o combate à corrupção é um aspecto importante, impulsionado pelos muitos escândalos envolvendo as esferas pública e privada.
A fim de orientar as empresas sobre o que analisar e auditar de seus fornecedores, segue um guia rápido das principais dimensões a serem consideradas no processo de compra.
Ética
Qualquer padrão de conduta que as empesas esperam de seus colaboradores, gestores e executivos, também devem esperar da sua rede de fornecedores. Entreviste os funcionários dos fornecedores, pergunte se há casos de assédio e se existem canais seguros para relatos e denúncias. Nesta temática, questões como compliance e corrupção também devem ser abordados. Por exemplo: caso seu fornecedor tenha grande parte da sua receita atrelada à prestação de serviços ou fornecimento de produtos ao setor público é importante verificar como estão suas políticas e práticas anticorrupção. Afinal, não desejamos ter um fornecedor envolvido em escândalos de suborno, correto?
Segurança da Informação
A recorrência de notícias sobre vazamento de informações coloca este tema também na lista de verificação de seus fornecedores. Quais deles possuem informações sensíveis de seus clientes? O que aconteceria se houvesse um ciberataque e essas informações fossem utilizadas incorretamente? Como os ambientes físico e virtual de seus fornecedores estão protegidos?
Não deixe de olhar segregações de funções, acessos, gerenciamento de senhas, criptografias, existência de políticas, backups etc. E essa lista é apenas alguns dos pontos de avaliação para assegurar o sigilo, disponibilidade e integridade das informações críticas na execução das atividades.
Aspectos sociais e trabalhistas
Parece inimaginável para uma sociedade avançada, mas questões como mão de obra análoga à escrava ainda continuam aparecendo nos noticiários. Ou seja, ainda existem empresas que cometem esses abusos. Assim, por mais óbvio que pareça, verificar as relações trabalhistas deve fazer parte da avaliação do parceiro no processo de compra. Além disso, a checagem sobre condições de trabalho, segurança e modelo de contratação que respeitem a legislação devem ser consideradas. Somado a isso, as questões sociais estão ganhando várias outras camadas, como a valorização da diversidade.
Ambientais
Verificar a gestão de resíduos, uso dos recursos naturais, vigência de licenças são alguns dos exemplos da dimensão ambiental no processo de compra. É claro que o grau de profundidade e abrangência está diretamente associada à atividade de seus fornecedores. É diferente avaliar os aspectos ambientais de uma empresa química e de um prestador de telemarketing. Mas não se esqueça que até mesmo a destinação de equipamentos obsoletos, como computadores, pode ser associada a esta dimensão. A Resolução 4327 do CMN (Conselho Monetário Nacional) discorre sobre estas questões socioambientais que empresas financeiras devem observar.
Relações contratuais: prestação de conta e níveis de serviço
Você já verificou se os seus fornecedores cumprem as cláusulas contratuais? As medições dos serviços estão compatíveis com os valores faturados? Este é um ótimo momento para analisar se os contratos precisam ser aprimorados ou se é uma questão de cumprimento do que havia sido acordado. Aqui também cabe analisar se as exigências em termos de capacitações, certificações e exigências legais estão sendo atendidas. Por exemplo, o seu fornecedor de segurança patrimonial deve apresentar os certificados de capacitação da polícia federal de seus vigilantes.
Continuidade dos Negócios
O que aconteceria se o seu fornecedor apresentasse uma ruptura na prestação de seus serviços? Eles estão preparados para responder rapidamente às situações de crise e rupturas? O que poderia acontecer ao modelo de negócio da organização se qualquer componente chave da cadeia faltar? Neste ponto, vale avaliar se o fornecedor possui planos de contingência frente aos riscos ligados à gestão de crises e continuidade dos negócios. As auditorias e análises não se limitam às dimensões acima, pois dependem do segmento, categoria de compras, nível de exposição, dependência, entre outros. Temáticas como fomentação de produtores locais, concorrência, podem entrar nas análises.
Como vimos neste texto, a gestão de riscos e sustentabilidade no processo de compras envolve várias camadas. As auditorias e análises não se limitam às dimensões aqui listadas, pois dependem do segmento, categoria de compras, nível de exposição, dependência, entre outros. Temáticas como fomentação de produtores locais, concorrência, podem entrar nas análises.
O importante é gerar benefícios da visão integrada fornecedor-cliente, possibilitando relações mais transparentes, justas e sustentáveis.
Por Daniela Coelho, diretora associada de riscos e performance na ICTS Protiviti