Soluções de gerenciamento de documentos agilizam rotina operacional das empresas

O armazenamento e o manuseio de documentos impactam de diferentes formas a rotina de uma empresa. Há a necessidade de destinar espaço físico para imprimir os materiais, estabelecer um fluxo para utilização da impressora, evitando o mau uso ou a sobrecarga do equipamento e, por fim, controlar os custos de impressão. Tudo isso consome tempo e contribui para “emperrar” o dia a dia dos colaboradores. Felizmente, há soluções que podem otimizar esse processo: os softwares de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

Os softwares de GED apresentam funcionalidades que podem ser úteis para empresas de diferentes segmentos. Com eles, é possível digitalizar documentos físicos e armazená-los em nuvem. A impressão pode ser feita diretamente no equipamento. A empresa pode implementar um fluxo de documentos e manuseio personalizado, conforme sua necessidade.

As soluções contam também com um sistema de digitalização que separa as informações mais relevantes de cada documento e as indexa em um sistema de busca. É possível fazer pesquisas usando não apenas o nome dos arquivos, mas também as informações contidas em um documento.

Os softwares de gerenciamento, portanto, automatizam e oferecem alternativas para agilizar os processos de todas as impressões de uma companhia. Todos os tipos de empresa podem se beneficiar do GED, sejam de pequeno, médio ou grande porte.

Um escritório de advocacia, por exemplo, instalou um software de GED, com o propósito de armazenar os processos jurídicos e facilitar sua localização por parte da equipe. A solução possibilitou coordenar todas as digitalizações, indexações e armazenamento dos processos.

A pesquisa de informações também ficou mais rápida, e não há espera por parte dos advogados e bibliotecários do escritório. A solução, ao trabalhar com armazenamento em nuvem, também ajudou a reduzir o espaço físico destinado a armários e outros móveis utilizados para guarda física.

Portanto, vale a pena para uma empresa apostar um uma solução de GED. Fazendo isso, terá todos os documentos armazenados de forma segura, a um clique de distância, reduzindo custos, otimizando o tempo e racionalizando o uso de espaço físico.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa de outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.