5 razões para adotar serviços de gestão de impressão em nuvem

5 razões para adotar serviços de gestão de impressão em nuvem

*Por Tak Naito

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O fluxo de dados de impressão nas empresas está embarcado em uma rede de múltiplos servidores, sistemas de software e dispositivos. Assim, muitas organizações frequentemente se perguntam sobre a necessidade e os benefícios de migrar os serviços de gestão de impressão para a nuvem.

É fato que esse modelo traz muitas vantagens, como escalabilidade, aumento da capacidade de serviço, redução da necessidade de manutenção e segurança. Mas é preciso que os responsáveis pela tomada de decisões em TI avaliem se a gestão de impressão em nuvem é a mais indicada para a empresa.

Nesse sentido, há cinco perguntas que você pode fazer para avaliar se está na hora de implantar a gestão de impressão em nuvem na empresa:

1. A infraestrutura de impressão é escalável?

O que acontece com o ambiente de impressão da empresa depois de uma expansão, aquisição ou reestruturação? Com um sistema tradicional baseado em servidor, a companhia pode adquirir uma variedade de softwares e hardwares de sistema de impressão. Porém, ao longo do tempo, as organizações descobrem que esses sistemas consomem muito tempo e geram dificuldade para construir ou escalar.

Por outro lado, o ambiente de gestão de impressão centralizado em nuvem reduz os custos com a compra de software e hardware; aumenta a agilidade da companhia, pois não é necessário configurar um novo servidor e conectá-lo a todos os dispositivos; e proporciona suporte padronizado para uma rápida resolução, quando necessário.

2. O departamento de TI está sobrecarregado?

Ter vários sistemas de administração de impressão é um desafio para a maioria dos departamentos de TI. Isso porque eles respondem chamadas de serviço ao mesmo tempo em que instalam atualizações e patches, obrigando as companhias a desviar a atenção das iniciativas estratégicas.

Um exemplo: uma empresa pode ter planos de atualizar o software empresarial ou dispositivos habilitados para IoT, mas o departamento de TI pode estar muito sobrecarregado para projetos como esse.

O modelo baseado em nuvem, em conjunto com equipes especializadas, ajuda a liberar os departamentos de TI das atividades de administração de impressão para que possam se dedicar a projetos de inovação. Também contribui para que as empresas reduzam os orçamentos de TI com requisitos de impressão.

3. A manutenção é reativa?

A indisponibilidade de toner, os atolamentos de papel e outros problemas de impressão como esses são comuns, mas prejudicam a produtividade. Isso porque a maioria das organizações assume uma postura reativa em relação aos equipamentos de impressão, somente dando atenção a eles quando precisam ser reparados.

Neste caso, os sistemas de gestão de impressão em nuvem levam vantagem, pois permitem o monitoramento e a geração de alertas contínuos para os dispositivos associados.

As organizações também recebem relatórios mensais com relação ao serviço que proporcionam, com métricas sobre o uso do equipamento e a infraestrutura de nuvem.

Ter esses dados à mão significa prevenir-se quanto a problemas, reduzindo de forma bastante significativa paradas por brechas de segurança, por exemplo.

4. Investimentos em infraestrutura são frequentes?

Ao migrar para a nuvem, as empresas não precisam fazer investimentos em infraestrutura, software ou atualizações. Também não é necessário administrar vários servidores de impressão, prática comum nos ambientes tradicionais de impressão.

Por isso, é importante observar se o sistema de gestão de impressão em nuvem permite que se crie um modelo operativo de custos, com avaliações de sistema, desenho padronizado, resposta a incidentes, além de configuração, implementação e administração. Esses recursos vão garantir a redução de custos, permitindo que investimentos sejam feitos em áreas estratégicas.

5. A rede de impressão é vulnerável?

Esse é outro problema que a gestão de impressão em nuvem elimina, assim como os outros quatro desafios acima.

As organizações se empenham em melhorar a segurança em TI, mas as violações de dados se tornam cada vez mais comuns. E os dispositivos de impressão tradicionais também estão sujeitos a ataques cibernéticos.

Isso não ocorre para os serviços de gestão de administração em nuvem, pois eles incluem capacidades e funções de segurança padronizadas, como acesso seguro para administração e usuários finais, criptografia de equipamentos, segurança de sobregravação de disco (DOSS), firmware, interface segura de painel de dispositivos, rastreio de atividades e prova anual de segurança para avaliação de vulnerabilidades.

É com base em perguntas como essas – e principalmente nas respostas dadas a elas – que as empresas estão percebendo que o modelo atual de ambiente de impressão não é sustentável. Está na hora de enxergar e maximizar os benefícios da migração para a nuvem.

*Tak Naito é gerente Sênior de Produto e de Inteligência de Marketing na Ricoh para América Latina