Informatização das prefeituras do País poderia economizar R$ 227 mi por mês

A informatização das prefeituras do País poderia gerar uma economia mensal de mais de R$ 227 milhões às gestões municipais. Foi o que mostrou uma estimativa realizada pela 1Doc, plataforma que informatiza processos e aumenta a eficiência na comunicação interna e externa de diversas prefeituras do País. De acordo com o levantamento, os mais de 5500 municípios do País poderiam gerar uma economia anual de ao menos R$ 2,7 bilhões com a total eliminação do uso de papel na rotina diária de trabalho.

Para realizar a estimativa, a 1Doc conseguiu criar critérios de cálculos de economia a partir dos indicadores obtidos na base da sua plataforma com as prefeituras que utilizam a solução. Com isso foi possível replicar o mesmo modelo e prever a economia para todos os munícipios do País, cruzando com informações oficiais do IBGE.

O estudo analisou os custos diretos, que envolvem as impressões e cópias dos processos, como memorandos e ofícios, e os custos indiretos, como gasto de combustível e deslocamento para entrega dos documentos.

De acordo com Jaison Niehues, sócio-fundador da 1Doc, a principal missão do estudo é abrir os olhos, não só da população, mas dos próprios gestores municipais com o alerta de que boa parte do custo originado com a impressão de trâmites poderia ser evitado com o uso da digitalização.

“A questão fundamental é que se o órgão público não se modernizar, buscando ferramentas que auxiliem nesse processo, não é só o dinheiro público que será cada vez mais desperdiçado, mas também a responsabilidade com o próprio meio ambiente que é colocada em risco”, diz.

A intenção com a iniciativa, de acordo com Niehues, é também alertar e conscientizar o cidadão da importância de se ter processos mais eficientes na gestão pública, de modo que ele também possa exercer essa reivindicação para mudanças junto ao seu governante local. “A iniciativa de cobrar o poder público para que esse possa ser mais ágil no atendimento de demandas, reduzindo assim a burocracia, precisa vir também da população”, afirma.

Aproximar a gestão do cidadão

Quando Jéferson de Castilhos e Jaison Niehues assumiram cargos comissionados na área de tecnologia da prefeitura de São José, na grande Florianópolis, se depararam como uma realidade obsoleta e morosa. “A minha primeira dificuldade foi conseguir uma caneta para escrever. Para obter esse simples objeto eu precisei enviar um memorando físico, assinado e carimbado para a diretoria de compras providenciar a aquisição”, relembra Jaison.

A mesma dificuldade com os empecilhos burocráticos e consequente falta de agilidade na resolução das demandas era compartilhada por Jéferson. De acordo com ele, muitas repartições públicas -principalmente na esfera municipal- ainda dependem totalmente do papel para se comunicar. “Elas [prefeituras] praticamente obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma.

Foi com esse cenário que os dois decidiram criar uma solução que agilizasse esse processo por meio de uma plataforma digital. Assim ambos criaram, em 2014, a 1Doc. A ideia foi desenvolver uma solução que oferecesse transparência para a população nas demandas municipais, além de reduzir custo com a papelada gerada pelas prefeituras. A plataforma permite que o cidadão tenha comunicação direta via internet com a prefeitura do seu município para a resolução de problemas da cidade.

A ideia dos fundadores era desenvolver uma tecnologia em nuvem capaz de acabar com a tradicional morosidade dos processos, repletos de empecilhos burocráticos, e diminuir a dependência do papel nos atendimentos. “As repartições são lotadas de softwares projetados no fim dos anos 90 e a metamorfose para os dias atuais é lenta. Essas condições obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma Jaison. De acordo com os fundadores, poucas startups no País se propõem a criar soluções voltadas exclusivamente para o setor público.