Sped ECD: 6 passos para conseguir cumprir o prazo de entrega

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

O prazo de entrega do ECD 2017 está se aproximando. Para as situações normais a data é até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. A pergunta que surge é: Sua empresa está preparada para atender ao tempo estipulado pelo Governo?

É de suma importância que seu departamento contábil já esteja preparado para a entrega da obrigação, e, neste sentido, um sistema de gestão contábil é fundamental. Lembrando que o não cumprimento da entrega, atrasos e omissão de informações acarretam em multa e outras penalidades, conforme o art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001. Este é mais um motivo para se preocupar com o prazo.

Acompanhe algumas dicas que vão ajudar sua empresa a atender às regras da ECD:

1- Mantenha as informações atualizadas

O principal desafio para a entrega da ECD 2017 são as adequações dos processos da empresa. São elas que irão permitir a geração das informações contábeis com a qualidade exigida pela Receita Federal. É importante ter em mente que as adequações fazem parte de um processo contínuo, pois desde sua instituição, a ECD sofre várias alterações em seu Layout de entrega, exigindo assim que a empresa se mantenha sempre atualizada, prestando novas informações com uma qualidade cada vez melhor.

Na prática isso trouxe vários benefícios para os usuários das informações contábeis, pois a melhora da geração da informação possibilitou aos gestores maior confiança e maior proximidade dos dados gerados pela contabilidade, se tornando uma grande aliada para a tomadas de decisões mais assertivas e seguras.

2- Faça o mapeamento do Plano de Contas Referencial

Para a entrega da ECD, o mapeamento para os planos de contas referenciais é facultativo, porém, é essencial que ele ocorra, pois esse plano de contas é uma espécie de relacionamento entre o plano de contas societário utilizado pela empresa com o plano de contas contábil referencial da Receita Federal. Assim, é importante que essa espécie de “de-para” entre as contas contábeis analíticas seja realizado com bastante atenção e cuidado, pois essa é a essência para cruzamento e envio das informações contábeis. Assim, dedique tempo para esta atividade.

3 – Tenha autonomia e conhecimento dos dados

Visto que a ECD é a transmissão das informações contábeis já geradas, é essencial que os dados gerados pelo software contábil sejam corretos e uniformes, de modo que ter total autonomia e conhecimento dos dados é um diferencial. Analise como a informação é gerada, por exemplo, verifique se para o mesmo fato contábil, o software contábil está trabalhando com os mesmos dados, como conta contábil, histórico contábil, tipo de lançamento, entre outras informações. Assim é muito importante ter acesso ao mapeamento da origem da informação contábil e o controle dos lançamentos contábeis.

4- Faça o controle automático dos saldos da contas contábeis

Na ECD são transmitidos os valores dos saldos contábeis do ano em que a ECD está sendo gerada e os valores dos saldos do ano anterior. Devido ao volume e detalhamento dessa informação é de suma importância que o software contábil realize o controle automático dos saldos das contas contábeis e que contenha relatórios que demonstrem os valores dos saldos das contas contábeis.

5 – Fique atento às normas contábeis brasileiras

O programa que realiza a validação e a transmissão do arquivo da ECD, faz validações que foram determinadas pela norma brasileira de contabilidade CTG Nº 2001 (R3) de 18/08/2017, como por exemplo, os lançamentos de quarta fórmula podem ser utilizados desde que se refiram a um único fato contábil, que o plano de contas da empresa deve ter no mínimo 4 níveis, entre outras normas.

Assim é importante que os responsáveis da contabilidade estejam atualizados com as normas contábeis e que possuam um software contábil que os auxiliem na correta parametrização a fim de evitar erros na geração da informação contábil.

6 – Utilize um sistema de gestão contábil completo

É essencial que a tecnologia auxilie o contador na elaboração e geração da ECD 2017, por isso, é necessário que o sistema de gestão contábil utilizado seja integrado de forma automática com as operações realizadas na empresa. É muito importante também que ele possua uma estrutura que facilite todo o processo contábil e que contenha as melhoras ferramentas de uma forma prática e adequada com as normas contábeis, possibilitando a organização, controle e gerenciamento de toda a informação contábil, para que essa seja gerada de forma totalmente íntegra e com qualidade.

*Vitor Vidal é Analista Contábil na Sankhya Gestão de Negócios