Entenda os 5 maiores gastos com impressão (o 5º vai te surpreender)

*Artigo por Fábio Faustini
Os gastos com impressão e com a operação de uma impressora dentro da empresa demanda capital, tempo consumido em procedimentos específicos, pedidos de compras de suprimento e manutenção corretiva dos equipamentos.
Esses gastos, muitas vezes, trazem cenários difíceis de planejar, principalmente para quem não tem um maior controle das despesas com impressão.
Por isso mesmo, ao comprar impressoras, você deve fazer muito mais do que uma simples pesquisa de preços. O custo total de propriedade (TCO) deve pesar na decisão.
O segredo para vencer esse desafio é: investir no gerenciamento!
Investimento é um assunto delicado, nós sabemos!
Mas você já reparou que toda empresa que tem uma política inclinada ao investimento consegue inovar e conquistar mais clientes dentro do mercado?
Muitas corporações não dão muita atenção para a impressão, por isso, é comum muitos gestores não saberem o quanto pagam pelas impressões ou quanto gastam para manter as operações funcionando.
Olhar para os gastos com impressão é realmente relevante para o seu negócio, por este motivo, manter o controle das despesas com as impressoras mesmo sem entender o cenário completo pode ser perigoso, mas muito comum, por dois motivos:
1. Os gestores pensam que os gastos com página impressa, tinta e manutenção são irrelevantes para a empresa.
2. Os gestores acreditam que mensurar e organizar os gastos de impressão é uma tarefa simples e que são necessárias poucas horas de dedicação para isso.
Fique atento! O desperdício de dinheiro e tempo pode ser maior do que você imagina, principalmente em uma empresa que não combate o consumo de papel exagerado e não possui um gerenciamento de impressão controlado.
Confira os 5 maiores gastos com impressão e como combater o desperdício dentro da sua empresa, maximizando também a produtividade da sua equipe:
1- Papel
Quanto mais funcionários, maior será o gasto com papel.
Exatamente por isso, os gestores mais centrados se preocupam em divulgar campanhas de economia de papel nas empresas. Mas esta é só uma das ações possíveis para economizar papel.
Muitos softwares possibilitam definir cotas restritivas, políticas de impressão e até informar o impacto ambiental aos usuários.
2- Tinta ou toner
Existe sempre uma dúvida na hora de comprar os equipamentos. Cartucho de tinta ou toner? Qual é a melhor opção? Na verdade, existem prós e contras que devem ser levados em consideração.
O ideal, nesse caso, é consultar um especialista em impressão, analisar seu desafio, objetivos e propor uma solução que atenda sua necessidade e orçamento… não só empurrar uma máquina qualquer, como muitos fazem.
Além disso, conscientizar as equipes da importância de diminuir o consumo de tinta – imprimindo sempre em preto e branco, no modo econômico, ou até mesmo NÃO IMPRIMINDO quando não há necessidade – é interessante e ajuda na hora de economizar com impressão.
3- Manutenção
A manutenção dos equipamentos, apesar de ser um gasto difícil de prever, é totalmente necessário.
O tempo perdido com impressoras paradas por falta de manutenção preventiva, incapacidade técnica para corrigir e ausência de equipamento backup é uma pedra nos sapatos das equipes que necessitam imprimir constantemente e em grande escala.

4- Compra de novas impressoras
As impressoras têm prazo de validade, assim como qualquer aparelho eletrônico.
A compra de novos equipamentos é uma preocupação constante para os gestores, principalmente nos departamentos que imprimem em grande escala, pois nem sempre a manutenção ou a troca de peças é a solução ideal para manter a impressora funcionando.
O parque de impressão precisa sempre ser distribuído com equipamentos robustos e impressoras multifuncionais de qualidade, baseado na demanda aferida de cada departamento.
5 – Tempo gasto de colaboradores no processo
Sim, isso deve ser considerado na hora de calcular os gastos de impressão.
Pois, quando a impressão toma mais tempo de seus colaboradores do que realmente precisar tomar, isso se torna um problema!
O ideal é que suas equipes estejam sempre focadas no seu core business, principalmente para render mais e consequentemente, faturar mais.
Em entrevista para o site Exame, Richard Lesser, presidente da empresa de consultoria americana BCG comentou: “As empresas sempre precisaram gerar desempenho no curto prazo e continuam a se concentrar na excelência operacional e no que fazem, ao mesmo tempo que inovam e se adaptam a longo prazo. ”
Além disso, para ele, a tecnologia deve possibilitar enormes melhorias na produtividade das empresas.
*Fábio Fustini é CEO da Mil Cópias