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Ferramenta digital facilita coleta de dados e análise de evidências

O constante crescimento do número de demandas judiciais, prazos processuais exíguos e, principalmente, o volume de informações que compõem determinados tipos de processos dificultam tanto a identificação de provas quanto a formação de uma tese.

Equipes de escritórios de advocacia se veem constantemente envolvidas na análise de processos com mais de 100 mil documentos, situação que demanda a mobilização de grupos de mais de 20 advogados. Esse volume chega a ser ainda maior em casos de antitruste, corrupção ou disputas, o que dificulta – e pode impedir – a localização de informações importantes, além de comprometer o tempo que deveria ser dedicado à atividade intelectual. Outro ponto é que, quando não consegue cumprir o prazo para contestar ou recorrer a uma sentença, o advogado pode ser responsabilizado civilmente e até ser obrigado a arcar com uma indenização a seu cliente.

Para fazer frente ao problema, a Ventiv Solutions Internacional, empresa brasileira que atua há 15 anos no suporte aos processos de investigação e revisão de documentos, utiliza-se de ferramentas de e-Discovery que agilizam e facilitam sensivelmente todas as etapas de formação do processo, desde a localização e análise de informações e documentos específicos até a formatação para sua apresentação final. A solução interpreta dados digitais e fornece a advogados diversos filtros avançados de pesquisa.

Com capacidade para agrupar grandes volumes de informação, o e-Discovery VSI possui diversos recursos para localização de conteúdos e documentos semelhantes. Além de realizar deduplicação – processo em que se identifica duplicidade de dados para remoção, reduzindo o volume a ser revisado –, compara documentos e informa, de imediato, se possuem textos semelhantes e em quais trechos se parecem. Esses reconhecimentos independem do formato dos dados, já que a ferramenta interpreta também imagens e idiomas diferentes.

O e-Discovery também agrupa todas as conversas resultantes de um e-mail original, localizando todas as repostas e envios subsequentes. O mecanismo de análise usa uma combinação de cabeçalhos de e-mail e dos conteúdos neles inseridos para determinar se as mensagens pertencem a um mesmo segmento. Permite também categorizar materiais e agrupá-los conforme definições do cliente e produz relatórios de hits com listas de palavras-chave.

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