Faculdade de Ciências Médicas da Paraíba transforma a rotina de alunos e professores com tecnologias TOTVS e figura entre as melhores instituições de medicina do País

A Faculdade de Ciências Médicas da Paraíba, fundada pelo Centro Nordestino de Ensino Superior, tem como missão formar os melhores profissionais da área da saúde e entendeu que simplificar processos burocráticos deixa a comunidade acadêmica focada apenas no que realmente interessa, a excelência do ensino. Para viabilizar esse novo momento, tanto na área acadêmica quanto administrativa, a instituição adotou, além das soluções especialistas do segmento educacional e o software de gestão, o Fluig, plataforma de transformação digital da fornecedora brasileira.

O conjunto de soluções integradas da TOTVS tem apoiado a faculdade em diferentes processos, como, por exemplo, na gestão de atividades de campo. Como parte da formação do curso de saúde, os universitários fazem aulas práticas em instituições da rede pública e em três centros próprios de prestação de serviços à população da grande João Pessoa – são mais de dois mil atendimentos por mês. Administrar manualmente essa dinâmica, de onde cada estudante e professor precisa estar era difícil. Com a virada tecnológica, logo no início do semestre, o discente já tem acesso ao seu cronograma de aulas externas e sabe quais são e onde serão as suas atividades. Tudo é disponibilizado através de uma plataforma mobile, o TOTVS Educa Mobile, e também no Portal do Aluno.

Para a faculdade, essa organização de agenda otimizou o gerenciamento acadêmico e administrativo. Se um professor ou estudante não comparecer ao atendimento, os superiores de campo registram, via Fluig, essa ausência. O docente também conta com o apoio da solução para esclarecer dúvidas e registar informações de aulas. Já os alunos podem visualizar o cronograma completo do semestre, onde será a atividade prática, quanto tempo durará e quais professores estarão sob a sua disposição

Os serviços da secretaria também foram digitalizados, com foco na melhoraria do atendimento e eliminação das filas de espera. Com isso, os alunos podem ir à faculdade apenas para estudar, sem perder tempo em solicitações de documentos. Como muitos moram fora da cidade, no caso das matrículas, era necessário interromper as férias e viajar até João Pessoa apenas para assinar a renovação. Agora, é possível fazer de casa. Outro exemplo dessa melhoria é que, antes, um atestado de matrícula demorava até 72 horas para ficar pronto e, atualmente, ele sai na hora – sendo que, em breve, poderá ser impresso de casa, com assinatura digital. Via Internet, também consegue-se imprimir boletos, solicitar documentos e acessar o contrato de serviços – recursos que trazem mais segurança e comodidade.

Foco na gestão

O projeto de tecnologia levou a faculdade a um novo cenário de gestão, de significativa redução de custos e racionalização de recursos. Foi instituída uma cultura de comunicação entre os mais de 500 colaboradores e professores, o que minimizou o tempo de execução dos processos, uma vez que os setores conseguem trocar informações a qualquer momento. Toda essa integração culmina em tomadas de decisões mais rápidas e eficazes, com segurança. Antes, havia diversos sistemas pulverizados, cada um de um fornecedor diferente e sem integração, ou seja, levantar dados financeiros e acadêmicos de um aluno consumia muito tempo e esforço das equipes internas, já que era necessário entrar em diferentes softwares.

“A faculdade é focada na qualidade do ensino e encontramos a parceira que nos ajuda a levar mais eficiência aos nossos alunos. Para os estudantes, é importante ter as informações acadêmicas de maneira rápida, para que foquem apenas na sua formação, sem preocupação com questões burocráticas. Do ponto de vista da empresa, ganhamos uma gestão mais segura sobre as informações e a institucionalização de uma cultura tecnológica interna”, diz Sérgio Ricardo, diretor Administrativo-Financeiro da Faculdade de Ciências Médicas da Paraíba.

“O sucesso desse projeto comprova que a tecnologia é uma aliada na melhoria da qualidade da educação e na simplificação da vida do aluno. Com todos os recursos que temos hoje, não faz mais sentido o estudante enfrentar uma fila para solicitar um documento, ele tem que ir para a faculdade apenas para estudar. Estamos felizes em apoiar a Faculdade de Ciências Médicas da Paraíba nessa nova fase, que está alinhada com a expectativa de um público jovem e conectado”, finaliza Marcelo Cosentino, vice-presidente de Professional Services da TOTVS.